過去10年間で中小企業がどのように変化したかを説明する単語が1つあったとしたら、その単語はおそらく「テクノロジ」です。
比較的短期間で、テクノロジーによって中小企業は以下のことが可能になりました。
- 主に地元企業から、グローバル市場への参入を目指します。
- 離れた場所にいる、分散した作業者と一緒に操作して、オフィスのオーバーヘッドを削減します。
- 自動化により、より多くのスループットを達成します。
- 技術を通じて顧客により良いサービスを提供します。
- それがより大きな実体と競争することになると競技場を平らにしなさい。
- 所有者とスタッフが私たちのデスクから出て、仕事と生活をよりよく統合します。
あなたのビジネスは、今日の21世紀の中小企業に対してどのように重なっていますか。今日のスモールビジネスとそのベストプラクティスをよく見て、比較してみましょう。今日の中小企業は、次の5つのベストプラクティスに従っています。
ベストプラクティス1：クラウドでファイルを共有する
写真やビデオを問わず、最も重要なファイルをハードドライブやサイト上のサーバーに保存する必要はもうありません。または（恐怖）紙のファイリングキャビネットに。
シナリオを1つだけ取りましょう。顧客プレゼンテーションをすることを想像してみてください。以前は、プレゼンテーションをダウンロードして持ち運ぶ必要がありました。忘れてしまった場合、または直前の変更が必要な場合は、アシスタントがそのファイルを移動中にあなたに電子メールで送信する必要がありました。以前は、旅行中にプレゼンテーションを調整しようとするだけで、覚えておくよりも多くの時間を無駄にしていました。
今日はとても簡単です。会議に参加しているか、遠く離れた都市にあるクライアントの本部にいるかにかかわらず、クラウドからファイルを取得するだけで済みます。
クラウドでファイルを共有することは、旅行中の便利さだけではありません。今日の中小企業はクラウドツールを使用して仮想オフィスを運営し、国内および世界中のパートナーや従業員とのコラボレーションを可能にしています。
すべてのファイルとデータをクラウドに保存しておけば、ハードウェア障害が原因で災害が発生する心配もありません。そこに行ったこと、やったこと - そして失われたファイルを回復しようとするのに費やす時間は決してきれいではありません。
今日役立つツールはたくさんあります。たとえば、Microsoft OneDriveではファイルを同期して保存することができるため、どのブラウザやモバイルデバイスからでもファイルにアクセスできます。さらに良いことに、デフォルトですべてをOneDriveに保存するようにコンピュータを設定できるので、あなたとあなたのスタッフは手動で何もクラウドに転送する必要がありません。
つまり、どこからでも共有したり共同作業をすることができます。 Office 365では、WebバージョンのOutlook、Word、Excel、およびPowerPointを通じてファイルを共有できる最大300人のユーザーの仮想ネットワークを構築できます。
ビジネスを急成長させる必要がある場合は、Microsoft Azure上のSharePointを介して安価に拡張できます。
ベストプラクティス2：コラボレーションによるチームワークの力の強化
技術はまた労働者がどこからでも協力することを可能にした。真に仮想的なオフィスが生まれ、従業員はもはや同じ都市にいなくても、同じ大陸にいなくてもかまいません。
たとえば、あなた、あなたのパートナー、そして従業員がWord、PowerPoint、OneNoteで共著することを可能にする多くの技術的なツールがあります。
Skype for Businessを使用すると、インスタントメッセージング、スクリーン共有、トークまたはビデオチャットを介して入力を取得したり会議を開催したりできます。ここSmall Business Trendsでは、チーム全体がSkypeを使用して共同作業を行っています。たとえば、共有クラウドドキュメントの会議レポートを表示しながら、Skype経由でエグゼクティブチーム会議を開催します。さらに、Skypeはフリーランサーやパートナーと連絡を取り合うためにも使用しています。これは、私たちが遭遇するほとんどすべての人がSkype IDを持っているからです。
共有する必要がある情報と共有したくない情報がある文書がありますか。 Microsoft GigJamは適切な情報を適切な人々とリアルタイムで共有するための画期的な方法を提供します。
ベストプラクティス3：セキュリティを運用の中心にする
インターネットの時代では、データセキュリティはオフィスの物理的セキュリティと同じくらい重要です。
マルウェア、フィッシング、ホストファイルのリダイレクトスキームなどの世界でビジネスデータを安全に保つためのさまざまなツールがあります。現代の中小企業が行う最も重要なことは、セキュリティを日常業務に非常に深く統合することです。そのため、あなたとあなたの労働者はそれを特別なイベントとして扱わないでください。セキュリティのコンピューティングは、常にあらゆるレベルで常に存在します。
データ保護機能は、エンタープライズデータ保護とOffice 365モバイルデバイス管理にすべてのデバイスに対して組み込まれています。
企業ネットワークから離れている場合でも、多要素認証を使用してどこからでも安全にコンテンツにアクセスできます。 Office 365のセキュリティ更新プログラムは毎月提供され、データを安全に保つことができます。
Windows 10に統合されている無料のWindows Defenderウイルス対策保護、および各従業員向けのWindows Helloフェイススキャンログイン保護を忘れないでください。
ベストプラクティス4：AIの力を活用する
テクノロジーはツール以上のものとしてビジネスの世界に加わりました。今日の人工知能の形での技術は、ほぼ人間の労働者のように動作します。
仮想アシスタントは、デスクトップまたはモバイルデバイスからアクティブにして、自分で調査を実行したり、スタッフに割り当てたりするのにかかるわずかな時間で、重要な情報を提供できます。
例えば、Cortanaはあなたのカレンダーを管理し、あなたに約束のリマインダー、トラックパッケージ、チーム、興味、そしてフライトを与えることができます。 Cortanaは、Eメールやテキストの送信、リストの作成と管理、そしてシステム内のあらゆるアプリケーションのオープンを可能にします。
このスマートテクノロジのもう1つの繰り返し（ボット）は、顧客の単純な質問に答え、より良い顧客サービスを提供するために不可欠な情報を提供することができます。
Microsoft Bot Frameworkを使用すると、テキストメッセージ、Skype、Webサイト、またはOffice 365メールを通じてシステムユーザーや顧客と対話するための独自のボットを構築できます。
ベストプラクティス5：外出先またはリモートで作業する
リモートで作業することには多くの利点があります。
通勤に費やす時間が少なくなり、ストレスが少なくなります。さらに、在宅勤務の従業員は多くの場合、より幸せで、仕事とのつながりがよく、選択されたときの生産性が高くなります。
テクノロジーによって、つながりを維持するのが簡単になります。
例えば、私の会社全体は事実上働いています。 Small Business Trendsの全員が、自分のホームオフィスから働いています。共有ファイル、コラボレーションツール、およびさまざまなモバイルデバイスがなければ、私たちは操作できません。
難しいビジネス上の利点もあります。技術を活用して実質的に私の会社を運営することで、オーバーヘッドが少ないので、収益性を最大化し、私たちの成長に自己資金を供給することができました。
さらに、私たちの労働者は仕事を私たちの生活に合うようにします - 他の方法ではありません。私たちは机に縛られていません。ファイルへのアクセスが必要な場合は、どこにいても、モバイルデバイスでそのファイルを呼び出すことができます。私たちは自由に旅行したり、単に体と魂を一緒に保つための用事を実行したりします。
5つのベストプラクティスを含め、現代の中小企業の味をお伝えしていただきたいと思います。認識することが重要であるということは、マイクロソフトがあなたのビジネスを現代の中小企業に変えそしてこれらのベストプラクティスを完全に採用するためのあなたのパートナーになることができるということです。それが、私がMicrosoft Small Business Ambassadorになることを嬉しく思う理由です。なぜなら、今日の世界でテクノロジーの力を使用して、費用対効果が高く効率的な方法で事業を運営してきたからです。そして、マイクロソフトはそれを可能にするためのコアです。
これを書いている時点で、Anita CampbellはMicrosoft Small Business Ambassadorプログラムに参加しています。
Shutterstockによる現代のビジネス人写真
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