中小企業の経営者にとって、ソーシャルメディアポリシーを作成することは、従業員が顧客とやり取りし、マーケティングメッセージを明確にし、オンラインでの信頼性を保護するのに役立つ効果的な方法です。ソーシャルメディアポリシーを作成する方法を見てみましょう。
ソーシャルメディアポリシーとは
これが1つの定義です。
「ソーシャルメディアポリシーは、従業員がオンラインで顧客と対話する方法を説明した一連のガイドラインです。」
一般に、ほとんどのポリシーでは以下のガイドラインが提供されています。
- 企業ブログ
- フェイスブック
ソーシャルメディアサイトごとに個別のポリシーを作成する必要はありません。代わりに、マスターポリシー文書を作成して、特定のサイトごとに短い章を作成することができます。これにより、ドキュメントの管理と変更の管理が簡単になります。
ハンドブックとソーシャルメディアポリシー
ある意味では、ソーシャルメディアポリシーを従業員ハンドブックのサブセットとして作成することができます。これは、誰かが会社に加わったときに、オンラインで対話するためのガイドラインがハンドブックのその章の下でカバーされることを意味します。
あるいは、スタンドアロンの文書を作成し、必要に応じて従業員ハンドブックを参照することもできます。たとえば、この文書で法的情報と人事方針を参照できるため、これにより語数が減ります。
入門
多くのことと同様に、最初の一歩を踏み出すことは、ソーシャルメディアポリシーを策定する上で最も難しい部分です。それで、どこから始めますか？ 1つのアプローチはあなたの部門の会社を調べ、彼らの方針を調べ（多くは公にされています）、そしてあなたの文書のビルディングブロックとしてこれらを使うことです。
ポリシーを検討する際は、次の点を考慮してください。
- トーン - 政策は正式なものか、それとももっとリラックスした会話形式を使用しているか。あなたはどちらが一番うまくいくと思いますか？一部の文書では、「ユーザーがしなければならない…」などのフレーズを使用していますが、これは少し辛いように聞こえます。プロフェッショナルで親切で敬意を表するトーンを採用するようにしてください。
- 長さ - いくつかのポリシーは非常に短いですが、他のものは密で、法的文書のように読まれます。繰り返しになりますが、どちらがあなたにとって最適であるかを見てください。正しいことも悪いこともありません。
- 情報レベル - いくつかのポリシーは一般的なガイドラインを提供しますが、他のものはより詳細な情報を提供します、例えば、会社のブログの否定的なコメントにどう対応するかを詳述します。
- 範囲 - ポリシーはソーシャルメディアネットワークを個別に網羅していますか、それともより広いアプローチを取っていますか？どのアプローチがあなたの会社に最も効果的でしょうか？どちらが管理しやすいでしょうか。
- 使用法 - あなたはあなたのスタッフがこれらの文書を使っているのを見ることができますか？そうでない場合、なぜですか？あなたが読書を楽しんでいて、あなたがあなたのチームにとってうまくいくだろうと感じる例を探してください。
ドラフト文書の作成
ソーシャルメディアポリシーを作成するという考えがあなたを恐怖でいっぱいにしているのなら、それを心にかけてください。それほど難しいことではないので、その理由を説明します。ローマが一日で建てられなかったのと同じように、あなたの方針文書を作成するのはしばらくかかります…しかし、あなたはそこに着くでしょう。その秘訣は、それを管理しやすいタスクに分割することです。たとえば、週に1ポリシー。
たとえば、Facebookページのポリシーから始めましょう。
- 目的 - この方針の目的を一文で説明する。集中し続け、あいまいさを取り除きます。肯定的な口調で書いてください。
- 目的 - この方針が読者（つまりあなたの従業員やFacebookのファン）がどのように対話するのに役立つかを概説します。
- 方針 - これらのガイドラインに違反した場合のあなたの期待、立場、そして取るべき行動を概説する短い方針を書きなさい。
- 連絡先 - 読者が明確にする必要がある場合は連絡先情報を含めてください。
助けますか、または妨げますか？
ソーシャルメディアポリシーは悪いことだと多くの人が感じるのはなぜでしょうか。ポリシーが機能しない（または評判が悪い）主な理由は、従業員が自分の作業を行うことをより困難にするためです。たぶんそれは完全に本当ではない、しかし多くの従業員にとって、これらの方針 感じる 侵入と従うべきもう1つの規則のように。どうすればこれを回避できますか。
それは言葉だと思う 方針 それは人々を混乱させる。このような場合は、ドキュメントのトーンをシフトして、ガイドライン、指示、例としてそれらを参照して、オンラインで対話するときの従業員の自信を高めます。次に、ポリシーを作成したら、非公式のワークショップを開催して文書を紹介します。覚えておいて、ほとんどの従業員は自分の仕事をうまくやりたいと思っています。しかし、日常業務のやり方を変えなければならないとき、彼らは時々不満を感じます。ワークショップは彼らの不安を減らし、彼らに彼らが必要とする方向性を与えるべきです。
セッションを開始したら、以下の項目を処理します。
- 仮定 - 彼らが方針に関して持っているかもしれないどんな仮定や誤解も取り除きます。
- 例 - サンプルポリシーを順を追って説明し、ポリシーがその役割にどのように適用されるかを理解します。
- シナリオ - 方針が彼らを助けるであろうシナリオを議論することによって、セッションを実用的にしてください。
ワークショップのシナリオ部分は非常に重要です。次のように、ソーシャルメディアが問題を引き起こす可能性がある場所の実際の例を示します。
- 誤って機密情報を共有するスタッフ
- 否定的なコメントへの対応と炎上戦争への参加
- 競合他社のWebサイトにコメントを残す
次に、これらの問題をより効果的に管理する方法を示します。あなたの従業員は文書の価値を見て、それらを使う傾向が強くなります。
公開する
ポリシー文書を完成させたら、全従業員にPDFを送信します。慎重に読んでもらうように依頼し、ギャップ、エラー、またはタイプミスに気づいた場合は返信してください。その後、あなたのウェブサイト、ブログ、その他のソーシャルメディアチャンネルにポリシーを投稿してください。文書の変更を追跡できるように、日付、バージョン番号、および文書の所有者を忘れずに追加してください。
モニター
ポリシーを開発することは洗練のプロセスです。半年ごとに、文書を確認し、必要に応じて更新します。たとえば、モバイルサイトを立ち上げた場合は、そのためのポリシーをドキュメントに含めることができます。さらに重要なのは、チームから得たフィードバックを見て、これをテキストの洗練に使用する方法を見てください。
結論
あなたの最初のソーシャルメディアポリシーを書くことはあなたが思うより簡単です。今後4週間で取り組む予定の小さなプロジェクトと見なしてください。優れたライティングスキルとソーシャルメディアに関する知識を持つチームを作成してから、締め切りに向かって作業します。
ソーシャルメディアポリシーをすでに作成している場合、プロセスにとって最も難しい部分は何ですか？ポリシーを作成したら、それらをどのように実装しますか。
Dirk Ercken / Shutterstockからの画像
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