広報担当官は、政府機関、地方自治体部門、および病院や大学などの大規模公共機関のメッセンジャーです。 PIOは、危機的状況や大きなニュースイベントの際に最もよく見られますが、舞台裏で継続的に機能しているため、すぐに行動を起こす準備ができています。彼らはしばしば忙しいニュースの間に週末や夕方を含めて長時間働いています。
情報を届ける
役職が示唆するように、広報担当官は組織の公の顔です。彼女は主要なニュースを発表したり、危機的状況で重要な情報を提供するために記者会見を計画し、開催しています。また、どのくらいの量の情報を公開するかを決定し、可能な場合はその場での質問に答え、開発の変化に合わせて最新情報を提供します。場合によっては、PIOが事前の通知なしに危機またはイベントのサイトに移動する必要があります。彼女はそこにいるスタッフや上司と詳細を調整し、その情報を一般の人々やニュースメディアにはっきりと静かに提示しなければなりません。
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プレスリリース、スピーチ、パンフレット、ブリーフ、ファクトシート、その他の文学は、多くの場合PIOによって書かれています。後者の場合、PIOはメッセージが一貫し、情報が正確であり、ポリシーがすべての部分を通して遵守されていることを確認するために作業をレビューおよび編集します。必要に応じてタイムリーに配布できるように、データと資料は常に最新の状態に保たなければなりません。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた手順を開発する
PIOは、情報を広めるためのガイドラインを作成し、危機の際に従うべき手順を概説する責任があります。これらのガイドラインを定期的に見直して、相談を受けなければならない新しい部署の人員や危機に使用できるより高度な機器など、情報の公開に影響を与える可能性のある組織の変更を含める必要があります。最新情報には、急速に変化するテクノロジを反映するための情報チャネルへの変更も含める必要があります。たとえば、PIOは、ニュースを素早く受け取るための方法として、より多くの人々が使用している新しいソーシャルメディアを常に把握する必要があります。
関係を維持する
PIOの継続的な仕事の1つは、メディアや一般の人々との良好な協力関係を確立し、要求に応じてインタビューや講演者を配置し、コミュニティイベントでの馴染みのあるプレゼンスであることによってそれらの関係を維持することです。たとえば、病院のPIOは無料の公衆衛生フェアを開催するかもしれませんが、警察署のPIOは学校の集会で子供たちと話すことによってのれんをつくるかもしれません。賢明なPIOも社内で良好な関係を確立しているので、他の部署は一般の人々に話しかける必要性を理解し、求められたときに手助けをする用意があります。
スキルと要件
ほとんどのPIOは、少なくともビジネス、コミュニケーション、マーケティング、または関連分野の学士号を取得しており、さらに5年以上の関連経験があります。 PIOは、広報タイプの職務では経験が少ないが、業界や組織では経験が豊富な場合があります。たとえば、長年警察署で働いていた人は、その業務と用語を理解しており、PIOの立場に移ることができるかもしれません。理想的な候補者は優秀な口頭および文書によるコミュニケータであり、ストレスを受けても落ち着いてプロの状態を保つことができます。彼らはまた、新しい状況にすばやく適応し、同じことをするために他の人を動員できる優れたチームプレーヤーであるべきです。
