5月18日、米国労働省（DOL）は、公正労働基準法の「ホワイトカラー」残業免除の最終更新を発表しました。
新しい「残業規則」（「最終規則」と呼ばれる）は、残業免除の資格を得るために必要な給与限度額を週455ドル（年間23,660ドル）から週913ドル（年間47,476ドル）に引き上げ、420万人の労働者に影響を与えます。
また、高報酬従業員（HCE）の免除を満たすために必要な年間総報酬要件は、年間100,000ドルから134,004ドルに増加します。
$config[code] not found新しい基準を下回る給与を持つ労働者を雇用する企業は、自分たちの最善の行動方針を検討するか、またはより高い賃金で何千もの給料を支払うことに直面する必要があります。彼らはまた、規則を遵守しなかったことに対する従業員訴訟の対象となる可能性があります。規模に関係なく、事業は免除されません。
給与限度額の変更に加えて、新しい残業規則は以下のようになります。
- 経時的な賃金上昇に基づいて、3年ごとに給与限度額を自動的に更新し、予測可能性を高めます。
- すでに残業を認められている給与労働者のための残業保護を強化する。
- 新基準の給与水準の最大10％を満たすために、雇用主が非任意の賞与および奨励金（手数料を含む）を使用できるように、給与基準検定を修正する。
- 労働者と雇用主に対してより明確にする。
最終規則は2016年12月1日に施行されます。
変更については、Small Business Trendsとの電話交換で、人事技術サービスプロバイダーであるPaychexのコンプライアンスディレクター、Mike Traboldは次のように述べています。
「歴史的に、特定の職種（役員、管理職、職業を含む）の個人の場合、年間23,660ドルという長年の給与限度額がありました。そのようなカテゴリーの1つに従業員がいて、その基準を超えている場合、その従業員が免除されている従業員であれば、その個人の残業代を支払う必要はありませんでした。
「長年に渡って起こったことは、23,660ドルが少なすぎるという多くの従業員擁護団体への懸念の高まりでした。そして、その実質的な影響は、年間25,000ドルを稼ぐレストランのマネージャーだったかもしれないということでした。しかし、彼らは免除対象として指定されているため、残業の対象にはなりませんでした。それで、我々は週に50-60-70時間働いていて残業の資格がない人々を持っていました。」
擁護団体の懸念に対処するために、オバマ政権は、給与限度額を現行の限度額の2倍以上とする年間47,476ドルまで引き上げた、とTraboldは述べた。
新しい残業規則の変更後の従業員の支払いオプション
Trabold氏によると、雇用主は、新しい残業規定に基づいて従業員に給料を支払う際に決定を下す必要があります。
「多くの雇用主が現在行っている演習は、彼らが現在の状況と今後の状況との間の境界に人々を抱えることです」と彼は述べました。 「彼らは、47,476ドルの上限を超えてそれらの個人の給料を増やすかどうかを決定しなければならないでしょう。そうすれば彼らは時間外労働の資格を得られないでしょう。あるいは彼らは時間労働者として彼らを指定しなければなりません。彼らが週40時間以上働いているならば、彼らは残業のために」
Trabold氏によると、従業員を週40時間以下に制限するのは困難で、生産性が低下する可能性があるという。
「現在実用的な観点から免除されている多くの人々が週40時間以上働いているので、それは潜在的に雇用者に影響を与えます」と彼は言いました。 「新しい規則が施行されたら、どのように対処するかを考え出す必要があるとしている作業が、現在行われている可能性があります。」
雇用主が最終規則に備えることができる9つの方法
Traboldは、新しい残業規定が2016年12月1日に施行される前に雇用主が準備するのを助けるために以下のチェックリストを提供しました。
1.最終的なルールがビジネスに与える影響を判断する
雇用主は、自分の時間外勤務状況を判断するための規則の変更に慣れる必要があります。
Trabold氏によると、Paychexが最近行った調査では、5人に1人の雇用主が最終規則に気付いておらず、55％がそれに当てはまるとは考えていませんでした。
監査を実施する
影響を受ける可能性が高い従業員の監査を実施します。 Traboldは、現在のスタッフの基本的な見直し、免除の地位、および報酬レベルから始めることを勧めた。
公正労働基準法の時間外労働の保護から免除されるように現在分類されている従業員は、彼らの免除と給与のしきい値についての職務検定を満たす必要があります。
「あなたの経理部と人事部と協力して、あなたの給与を見直し、現在の給与が新たに提案された基準を下回るか、それに非常に近い、免除された従業員を特定します」
3.免除された従業員の時間を追跡する
雇用主は、免除されている従業員の時間数 - 47,476ドルを下回った従業員の追跡 - を開始する必要があります。雇用主が正確な毎時データを持ち、従業員がいくつかの理由で働いたときの明確な監査証跡を持つことが重要です。
「この経費を管理するために、現在免除されている人々を1時間ごとに移動させることになる雇用主はたくさんいるでしょう」とTrabold氏は述べた。 「経済を管理するという点では多くの意味がありますが、明らかに、1時間ごとの従業員になっているので、正確に給料が支払われるように時間と勤務時間を正確に追跡することが重要になります。 」
Trabold氏はまた、雇用主は従業員が勤務時間外に自宅で仕事をするのに費やした時間を追跡する必要があると述べています。
4.どの従業員が非免除ステータスに移行するかを決定する
雇用主が規則の影響を受ける免除従業員を特定したら、免除ステータスを維持するために給与レベルを引き上げるか、または従業員を非免除ステータスに移行させるかを決定する必要があります。
「従業員を非課税の地位に移行させることを選択した雇用主は、給与の基礎（時間給または給与）を決定し、従業員が働くことが期待される時間数の最低賃金要件を確実に満たす必要があります。」 「彼らはまた、残業が必要で許可されるかどうかを検討するべきです。差別訴訟への暴露を軽減するためには、一貫性が不可欠です。」
5.計画を立てる
「過去の残業代金を調べて、勤務時間が原因で費用が増加する可能性があるかどうかを判断します」とTrabold氏は言います。 「あなたのアドバイザーといくつかのシナリオプランニングを行い、次の質問をしてください。あなたは重要なスタッフのためのあなたの予算を増やすべきですか？より多くのスタッフを雇用するか、特定の従業員の報酬モデルを見直すことを検討する必要がありますか？」
同氏によると、新しい規則が事業の財務状況に与える影響を検討することで、雇用主は最も適切な行動をとるためのよりよい立場に置かれるでしょう。
6.タイムキーピングポリシーを更新する
Trabold氏によると、記録管理の要件と手順を更新することは、完全なコンプライアンスを確保するために非常に重要です。
「あなたのタイムトラッキング方法を見直し、さらなる自動化の必要性があるかどうかを評価してください」と彼は言いました。 「新しい規則が勤務時間を追跡する必要がある従業員の数に大きな影響を与える場合は、勤怠管理ソフトウェアなどの代替追跡方法がニーズに適している可能性があります。」
Trabold氏は、勤務時間と時間外労働を記録するための明確で文書化された従業員方針を確立することも重要であると述べました。
7.トレーニング手順を開発する
記録保持と残業の方針を更新した後、雇用主は会社の計時と残業の承認手順についてスタッフを教育する必要があります。
8.コミュニケーション計画を立てる
残業手当に関する新しい規則は、今年かなりの数の事業に影響を与えると予想される。発生した質問や懸念に対抗するために、Traboldは、社内で変更を発表するためのコミュニケーション計画を作成することを推奨しました。
「企業は、方針や手順の変更を従業員に明確に伝え、変更に関する透明性が十分にあること、および従業員に対する新しい期待があることを確認する必要があります」と彼は述べました。
今すぐ準備を始める
影響を受ける可能性のある従業員を抱える雇用者は、今すぐ主導権を握って会社の地位を評価し、さまざまなシナリオがどのように収益に影響を与えるかを検討し、前進する方法を決定します。
「雇用主は、実施日がそれほど遠くないので、規則が定める意味を理解するために今すぐ計画を立てる必要があります」とTraboldは述べました。
彼は、雇用主は、規則の変更とその選択肢の将来の影響の可能性をよりよく理解するために、専門的な人事コンサルタントまたは報酬のパートナーと働くことを検討するよう勧めました。
最も重要な考慮事項を頭に入れておくために、この新しい時間外勤務規則チェックリストを印刷してください。
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追加のリソース
最終規則の詳細については、これらのリソースを確認してください。
- DOL最終規則ファクトシート
- 最終ルールに関するよくある質問
- 最終規則の概要とまとめ（PDF）
- スモールエンティティコンプライアンスガイド：「ホワイトカラー」の免除（PDF）
画像：アメリカ労働省
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