多くの組織では、従業員が職場の問題に関する懸念を表明するための正式なプロセスを持っています。しかし、あなたがあなたが不満を抱いている問題を文書化するための特定のステップを持っていない小さなオフィスまたは会社で働いているならば、人事部に対処するための手紙をドラフトします。あなたがあなたが実際にどのように感じるかをあなたの雇用主に伝えるために、伝令を発射し始める前にあなたの従業員ハンドブックをチェックしてください。ポリシーやプロセスを遵守することで、あなたの苦情がそれに値する注目を集めることを確実にするかもしれません。
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どのようにあなたがあなたの手紙を書いたり提出したりするのか、そしてあなたがあなたの手紙を誰に宛てたのかはあなたの苦情の原因に部分的に左右されます。たとえば、作業プロセスについての不満や、作業ミスを防ぐための作業プロセスの改善提案がある場合は、直属の上司に相談してください。この場合、書面による連絡があなたの懸念を伝えるための最善の方法であるような大規模な組織で働いていない限り、正式な手紙は必要ないかもしれません。
対人関係の課題
上司または上司について苦情がある場合は、おそらくその苦情は人事部または会社の幹部に対処する必要があります。しかし、同僚、同僚、同僚との関係に不満を抱いていて、彼女と1対1のやり取りで問題を解決できない場合は、それについて上司に苦情の手紙を書くことを検討してください。あなたがそうするならば、しかし、あなたが毎日働いていなければならない人についての苦情の手紙を書くことの影響を考えてください。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたレターの内容
あなたの手紙には、事実に関する情報と具体的な例が含まれているはずです。あなたがあなたの苦情の提出を促進した出来事の年表を持っているならば、それも含めてください。さらに、苦情に職場でのポリシー違反が含まれる場合は、違反したと主張している特定のポリシーを引用することができます。従業員ハンドブックなど、職場の方針に関する最新の情報があることを確認してください。苦情が雇用規制と関係がある場合は、苦情を書面で提出する前に、規則を正確に解釈するようにしてください。
トーン
あなたが自分の懸念をどのように表現するかは、あなたがあなたのクレームレターで言うことよりはるかに重要かもしれません。焼夷言語の使用や非難の声明を出さないでください。あなたがあなたの雇用主に提供できる情報が多いほど、会社はあなたの問題を解決することができるようになり、むしろあなたの手紙の調子が実際の苦情を覆い隠すことを可能にします。あなたが求めていることや過度に楽しいことである必要はありません。仕事中の状況に気が動いているとしたら、それはとにかく難しいでしょう。しかし、あなたの感情を和らげることはあなたの懸念を表明し、それらを効果的に解決させるための最善の方法です。
ファローアップ
あなたがあなたの苦情通知書を提出するとき - それがあなたの直属の上司または人事課にあるかどうか - あなたのフォローアップを慎重に計時してください。あなたの苦情を読み、それを消化するのに十分な時間を読者に与えなさい。あなたがあなたの手紙を提出し、そして応答を要求した後に朝電話しないでください。あなたが手紙を提出するとき、あなたが返事を期待することができる時に尋ねて、その日にフォローアップしてください。フォローアップ日に適切な回答が得られない場合は、苦情を次のレベルに進める前に、1〜2営業日後に回答してください。
