受付係はあらゆる企業や会社の重要な部分です。受付係は、用事を実行し、会社全体の他の役職に勤務している人たちを支援することに加えて、さまざまな事務職務を持っています。受付係は、多くの人と交流しながら、仕事の割り当てに優先順位を付け、さまざまな作業に携わることができなければなりません。
クライアントと訪問者の挨拶
受付係は、訪問者、応募者、およびベンダーに挨拶する方法で、会社の第一印象を与えます。彼女はきちんとした職業的な外観を持ち、アイコンタクトを取り、到着時に各人に挨拶をしなければなりません。多くの大企業では、最初に受付係を介さずに上級管理職やCEOと会ったり話したりする人はいません。これはゲートキーパーであると呼ばれます。ゲートキーパーとして、受付係は彼らの忙しいスケジュールがスムーズにそして最小の中断で流れるのを保つのにおいて彼女の上の人々を手助けします。
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コミュニケーションは重要であり、受付の日の大部分を占めます。受付係は電話に応答しますが、これには複数回線の電話システムを使用することが多く、また管理職や他のオフィスのスタッフに折り返し電話をかけることもあります。書面と電子メールによる連絡も彼女の仕事の一部です。受付係は、会社の顧客または従業員のためにビジネスレターの書き方と専門的な電子メールの作成方法を知っている必要があります。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた記録の保存
記録管理は受付係の仕事のもう一つの部分です。これには、販売記録と購買記録の維持、会議議事録の作成、会社からの連絡の提出、スタッフの要求とクライアント情報の記録が含まれます。受付係は、ワープロプログラム、データベース、表計算ソフトを使用しなければなりません。機密性の高い記録は、情報を機密にする方法で受付係が取り扱わなければなりません。
