あなたがオフィスの仕事を探しているなら、あなたは彼らが一般的なオフィスのスキルを求めるときに雇用主が何を意味するのか不確実かもしれません。各職場はそれぞれ異なりますが、一般的なオフィスヘルプが実行することが期待される共通の義務があります。あなたが将来の雇用主を提供することができるより多くのスキル、あなたが望む仕事を得るためのより良いあなたのチャンス。役職がゼネラルオフィスアシスタント、ゼネラルオフィスの事務員、ゼネラルオフィスワーカーのいずれであるかにかかわらず、ここで雇用主がゼネラルオフィスの職務の遂行において最もよく探しているスキルの一部です。
$config[code] not foundタイピング
雇用主は通常、少なくとも毎分60語（wpm）を入力することを期待しています。親指とスマートフォンを使って友達にメッセージを送るのに慣れているなら、10本の指とフルサイズのキーボードをすべて使うという考えは気が遠くなるかもしれません。あなたが学校でタイプすることを学んだなら、あなたはいくつかの練習であなたのスピードを向上させることができます。雑誌の記事や本を開き、読んだものをコピーします。完全な文章をタイプしてあなたの仕事を校正することを練習するために家族や友人に電子メールを送ってください。友達と気軽にコミュニケーションをとるときに使用するショートカットや略語は、ビジネス上の通信には使用できません。
あなたがタイプすることを学んだことがなくても、あなたはオンラインで利用可能な無料のチュートリアルの一つを通して自分自身を教えることができます。指をどこに置くかを学んだ後は、スピードと正確さを向上させるためにできる限り多くの練習をすることです。
データ入力
データ入力は数字キーパッドでの入力と考えてください。テンキー、テンキーまたはテンキーとも呼ばれるキーパッドは、標準的なコンピューターのキーボードの一部です。通常は英数字キーの右側に配置され、電卓のように見えます。テンキーに慣れていると、アルファベットの上に並んでいるキーよりも、数字を入力する方がはるかに速く効率的です。
まず始めに、無料のチュートリアルをオンラインでチェックしてください。数と数値の順序は一意であるため、精度は非常に重要です。スペルチェックや自動修正はありませんので、毎回必ず情報を正しく入力するようにしてください。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたファイリング
ファイリングはあなたのABCを知ること以上のものです。ほとんどの人はファイル名の最初の文字を簡単に認識でき、「馬」が「igloo」の前にあることがわかります。最初の文字が同じであるときに2番目または3番目の文字を見なければならない場合、それは少し面倒になることがあります。たとえば、 "o"は "a"の後に来るので、 "horse"は "handy"の後に来ます。 「馬」と「家」の両方が同じ最初と2番目の文字を持っているので、あなたは3番目の文字を見なければなりません。 "r"が "u"の前にくるので、 "馬"は "家"の前にくる。
テクノロジーがオフィス環境で一般的になる前は、ファイリングは紙文書の管理を意味していました。現在のファイリングには、デジタル文書の保管と検索も含まれています。
電話
あなたは電話でクライアントと話すためにあなたの顔を笑顔にする必要がありますか？あなたが話すときあなたの笑顔があなたの声を通して来るので、答えはイエスです。通話の転送方法と通話の保留方法を知っておくことは重要ですが、電話スキルの最も重要な要素は、発信者がいらだち、焦り、または失礼なときでも快適で落ち着いた状態を維持できることです。電話に出る人として、あなたは顧客と会社との最初の接触者かもしれません。あなたが最初に印象に入れたのは、顧客が戻ってきているということです。
マイクロソフトオフィス
Microsoft Officeは、さまざまな種類のデータ管理用に設計された一連のソフトウェアプログラムです。最も一般的に使用されている3つは、Word、Excel、およびOutlookです。 Wordは、手紙、チラシ、パンフレット、メモ、その他の書面の資料などの文書を作成するために使用されるワープロプログラムです。 Excelは、在庫管理、従業員勤務スケジュールの作成、経費の追跡など、さまざまなアプリケーション用のスプレッドシートプログラムです。 Outlookは、電子メール、個人およびグループのカレンダーの管理、仕事の管理、その他いくつかの組織機能に使用されます。タイピングやデータ入力と同様に、ソフトウェアを学ぶのを助けるためにオンラインで利用可能な多くのチュートリアルがあります。さらに深く掘り下げる必要がある場合は、多くのコミュニティカレッジやエクステンションプログラムで、Microsoft Office用の非クレジットコースを提供しています。
事務機
事務機器には、コンピューター、コピー機、マルチライン電話、ファックス、シュレッダー、および郵便料金メーターが含まれます。各タイプの機械の基本操作は、ブランドおよび機械のモデルによって異なります。あなたは大規模な修理をすることは期待されていませんが、一般のオフィスワーカーはそれらを使用する機械の中の紙とインクを交換するなどの日常的なメンテナンスに責任があります。
ソフトスキル
ソフトスキルは定量化するのが難しい場合がありますが、ビジネスの世界では不可欠です。以下のスキルと、それらがどのように雇用主にとっての資産となり得るかを考えてください。
- 適応性
- コラボレーション
- リーダーシップ
- 管理
- マルチタスク
- 優先順位付け
- 問題解決
- チームワーク
- 時間管理
国際的な人事会社のRobert Halfによると、あなたのスキルと経験が他の候補者のスキルや経験に匹敵する場合、ソフトスキルの証拠はあなたの有利にバランスを崩すことができます。一部の採用管理者は、ソフトスキルがさらに重要であると述べています。技術的なスキルは簡単に教えられます。対人関係と意思決定のスキルを教えることははるかに困難です。あなたの履歴書を書いたり、就職の面接であなた自身について話しているときは、次のようなフレーズを使ってあなたのソフトスキルを強調してください。
- 「複数のプロジェクトと期限をうまく調整した」
- 「申請プロセスとそれに付随する事務処理の管理を合理化した3人のチームを導きました」
- 「テンポの速い環境で複数のプロジェクトを静かに優先順位付け」
- 「常に期限内または期限内にプロジェクトを完成させる」
- 「仕事の約束を一貫して順守し、昇進と責任の拡大につながりました」
- 「出願時間を20パーセント短縮するための新しいシステムを導入しました」
教育要件
一般的な役職についての正式な教育要件はありません。多くの人が高校の卒業証書を持ってこの分野に入学します。雇用主に応じて、いくつかの大学、さらには学位が必要になる場合があります。雇用主はあなたが仕事をできることを知りたいのです。ほとんどの場合、あなたの管理スキルと資格は特定の学位よりも重要です。どの組織にも独自の目的と手順があります。基本的なスキルを超えて、仕事中に知っておくべきことを学びます。
作業環境
一般的なオフィスワーカーは、中小企業から大企業まで、さまざまな場面で見られます。学術機関、医療施設、政府機関、営利会社、非営利団体など、考えられるほとんどすべての業界で一般的なオフィスの支援が必要です。一般事務員の大多数は女性です。アルバイトは4人に1人程度。
給与と仕事の見通し
一般的なオフィスワーカーのための支払額の中央値は、1時間あたり15.14ドルまたは年間31,500ドルです。平均給与は、職業の半分がより多く稼ぎ、半分がより少なく稼ぐという数字です。給与は、雇用主、地理的な場所、長年の経験と教育、そしてスキルによって大きく異なります。米国労働統計局は、2026年までの一般的なオフィスワーカーの雇用増加はほとんどまたはまったくないと予測しています。つまり、仕事が見つからないという意味ではありません。それはただ多くの新しい仕事が創られないことを意味します。テクノロジーはオフィスワーカーの効率を向上させているので、過去の世代ほど多くの人が必要とされているわけではありません。それでも、他の理由で退職または退職する人には、新しい一般事務員が必要です。
実務経験がほとんどない、またはまったくないオフィスでの就職
一般事務員は、多くの場合初級レベルのポジションです。はじめて労働力に入る場合、または長期欠勤の後に始める場合は、ここから始めるのが良いでしょう。フィールドを変えていて、他の仕事に直接当てはまるような経験を持っていないのであれば、始めるのもよいでしょう。経験がほとんどない、あるいはまったくない場合でも、将来の雇用主は、あなたが仕事に必要な事務員の職務と責任を処理できることを知りたいと考えています。
あなたが持っているスキルをハイライトする履歴書で将来の雇用主の注意を引きます。オンラインでたくさんの良い例があります。最近の大学院生なら、高校の成績を含めてください。あなたがインターンシップに参加したか、または何らかの有意義なボランティア活動をしたならば、それを含めてください。あなたが申請している仕事に直接関連するならば、完了したコースと証明書をリストしなさい。そうでなければ、ページを埋めることを試みるために不必要な情報であなたの履歴書を詰め込まないでください。 「コンピュータの紹介」のクラスは、ほとんどすべての一般的な職務に関連しています。 「基本的な犬の服従」のクラスは、あなたが獣医師院または動物管理施設で仕事に応募しない限り、あなたの履歴書を向上させることはありません。ただし、応急処置または心肺蘇生法（CPR）で認定されている場合は、それらをリストすることができます。これらのスキルは、ビジネスや業界を問わず、雇用主にとっての資産です。
雇用主の仕事リストを注意深く見て、あなたの知識や技能の実演とそれぞれの要件を一致させるようにしてください。 「60 wpmの速度で正確に入力する」や「ABC Community CollegeからMicrosoft Wordで取得した証明書」などのフレーズを使用してください。
就職の面接を釘付け
履歴書の目的はあなたに仕事をさせることではありません。就職の面接を受けることです。履歴書は潜在的な雇用主の注意を引きます。あなたがその人と直接顔を合わせて話すとき、あなたはあなたの資格を強調する機会があります。ポジションや会社について質問する機会もあります。雇用主があなたがその仕事にふさわしいかどうかを判断したら、その仕事があなたにふさわしいかどうかを判断する必要があります。
面接のためにきちんと保守的に服を着る。あなたは将来の雇用主があなたのスキルと資格に集中することを望みます。あなたの大好きなクラブでのデートナイトやイブニングにもっと適した外観ではありません。面接で認められる服装は、地理的な場所と雇用主によって異なります。あなたが雇用機関やキャリアアドバイザーと仕事をしているのなら、何が適切かを彼らと一緒に確認してください。一般的に、ネイビーやグレーなどの中間色のシンプルで控えめなスタイルが最適です。
あなたのインタビューの前夜、あなたの服が清潔で押されていること、そして欠けているボタンや割れ目がないことを確認してください。あなたの靴もチェックして、靴が清潔でビジネスに適していることを確認してください。インタビューの日、あなたの髪はきれいになり、あなたの顔から離れたところでスタイリングされるべきです。ジュエリーを最小限に抑えます。あなたが仕事に就いたら、あなたはおそらくあなたのスタイルを示すために会社の服装コードの中にいくらかの柔軟性を持つでしょう。就職の面接では、しかし、あなたはあなたの服ではなく、あなたの能力に焦点を当てることを望みます
未来を見据えて
一般事務員としての仕事は、他の役職やより高い給料につながる可能性があります。経験を積むと、あなたは会社内で昇進するかもしれません。あなたはあなたが一人以上の一般的なオフィスワーカーの監督責任を持つマネージャーになる資格があるかもしれません。テクノロジーが事務作業の性質を変えましたが、多くの組織は依然として業務を円滑に進めるために有資格の一般事務員に頼っています。一般事務員は、他の労働者が仕事をできるようにするために不可欠な支援要員です。
