長年にわたり、Excelスプレッドシートは、データを整理、計算、および表示するための、専門家と個人の両方の分野で定番となってきました。
これらは、会社の財務情報を把握したり、在庫を管理したりするなど、さまざまなアプリケーションに広く使用されているツールです。
Microsoft OfficeやGoogle Docsのような競合他社からの継続的な更新を除く、オフィスの基本としてスプレッドシートを置き換えることができた単一の技術開発はなかったので、スプレッドシートは活発に流通しています。
$config[code] not found多くの用途にとって、スプレッドシートはまだ価値がありますが、それらがかつての強豪であることを妨げる多くの非効率性があります。
スプレッドシートの使用をやめるべき理由
あなたがダイハードスプレッドシートファンであるならば、あなたはそれらを放棄するという概念であなたの頭を振っているでしょう。ただし、スプレッドシート全体への依存度を減らす必要がある主な理由がいくつかあります。
1.スプレッドシートはエラーに対して脆弱です。 システムIDによると、すべてのスプレッドシートの90％近くにエラーがあります。これは不適切な式、誤った数の報告、または誤った解釈を招くような非効率的なフォーマットである可能性があります。もちろん、これはスプレッドシートの本質的なせいではありません - それを管理する人間のせいです。しかし、その単純さ、順応性、小切手や残高の不足、コミュニケーションの欠如など、スプレッドシートの機能の数が多いため、人々はこれらのエラーを起こしやすくなっています。スプレッドシートは貴重な情報や機密情報に使用されることが多いため、1つの間違いでも費用がかかる可能性があるため、リスクに見合う価値はありません。
2.明確なフォーマット規則はありません。 Excelでは、セル、行、列の書式設定方法や、シート内の数値やデータの表示方法についても、さまざまな選択肢があります。表面的には、これは素晴らしい機能のように思えます - しかし、膨大な数のオプションは、特定のアプリケーションにとって何が「正しい」か「間違っている」かについて明確な規則がないことを意味します。 Excelにはいくつかのテンプレートが用意されていますが、すべての従業員、パートナー、およびクライアントが従うことができる標準的なフォーマットはありません。あなたにとって理にかなっているフォーマットは他人にとって意味がないかもしれません、あなたがデータを他のパーティーに伝えようとするとき混乱と互換性の問題に通じる。
3.ほとんどのタスクに関連するには一般的すぎます。 スプレッドシートの力はそれらの多様性です - しかしそれは弱さにもなり得ます。スプレッドシートは一種の「すべての取引のジャック、なしのマスター」です。これらはさまざまなアプリケーションでの実行には適していませんが、特定の機能にとって理想的なソリューションではありません。個々の機能のために特別に設計された技術的ツールの多様性のために、スプレッドシートはあなたが考えることができる事実上すべてのアプリケーションでクラスを超えています。ちょっとした料理を提供するのではなく、専門のレストランに行くのが好きです - その専門は完成品を優れたものにします。
4.スプレッドシートを一度に使用できるのは1人だけです。 これは微妙だがスプレッドシートの強い弱点です。スプレッドシートで同時に作業できるのは1人だけです。クラウドベースのスプレッドシートオプションであっても、一般的に、アクティブ編集を行えるのは1人だけですが、他の人は表示専用コピーを使用します。これにより、チームが積極的に継続的なコミュニケーションを維持したり、単一の完成品で共同作業を行うことが非常に困難になります。現代の世界では、リモートワーカーとより高度なテクノロジを使用して、簡単な共同管理のためのより多くのソリューションが必要です。
5.リアルタイムの更新は不可能です。 Forrester Researchによると、リアルタイムのデータストリーミングと更新は、小売業（およびその他の多くの業界）で最も重要な最新技術の一部です。利用可能な情報量とユーザーの需要の高まりを背景に、在庫追跡や顧客データなどが、より迅速で正確な情報提供のためのリアルタイムストリーミングに向けられつつあります。スプレッドシートはリアルタイムの更新には役立ちません。自動更新のために他のシステムに統合することはできません。また、既に説明したように、一度に1人のユーザーしか変更を加えることができません。リアルタイムの更新ははるかに価値があります。
代わりに使用するもの
そのため、スプレッドシートの使用をやめるには多くの理由がありますが、それだけではニーズが消えません。あなたはまだ在庫を追跡する必要があります。あなたはまだ財務を報告する必要があり、あなたはあなたの古い資料を新しいシステムに移行する簡単な方法が必要であるという可能性があります。スプレッドシートの代わりになるものは何ですか？
簡単な答えは特殊なソフトウェアです。何千種類もの追跡および管理ソフトウェアがあり、そのうちのいくつかは一般的に多くのニーズをカバーし（チームコラボレーションソフトウェアのように）、そしていくつかは集中ニッチに絞り込む（会計ソフトウェアのように）。最善の策は、自社の特定のニーズに最も適した一連のソフトウェアサービス、アラカルトを選択することです。万能型の解決策はありません（スプレッドシートが時代遅れになっているのはこのためです）ので、買い物をして慎重に選択肢を検討してください。
Shutterstockによるスプレッドシート写真
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