役員会の秘書になるには、役職に選出されるか、役員会または組織の一般会員のいずれかによって任命される必要があります。幹事は、会議中および理事会決定の実施中に、組織のすべての規則および細則が理事会によって遵守されることを保証する立場です。秘書はまた、組織のすべての記録と文書化を担当しています。
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理事会幹事の立場の最も重要な側面の1つは、各理事会会議の議事録を記録することです。秘書は、議論されたこと、投票された行動、結果としてどのような行動がとられたかなど、会議中に発生したすべてのことを記録します。理事会幹事はまた、会社または非営利団体のすべての取引関係の完全で詳細な記録を保管しています。一年を通して、幹事は理事会およびメンバーに文書を配布し、組織に代わって期限内に法的書類を提出することを義務付けられています。秘書はまた、すべての記録が適切かつ安全に保管されていることを確認します。
管理タスク
理事会幹事は、理事会の会議への参加および記録に加えて、管理業務を担うことがよくあります。この場合、秘書は理事会および組織を代表して連絡を取り、電話に出たり返事をしたり、必要に応じて理事会メンバーに個人的な管理サポートを提供します。幹事は、組織を代表して法的通知を受けることを承認されることもあります。非営利団体の秘書は、寄付者のための慈善寄付と減税書の草案を受け取ることが期待されるかもしれません。
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取締役会における秘書の役割は投票ポジションです。幹事は、会議の調整と記録の保存を担当していますが、他の理事会メンバーと同じ投票能力を持っています。理事長または理事長がどちらも理事会に出席できない場合、幹事は一時的に彼の立場に入ることができます。これが起こると、秘書は別の理事会メンバーが一時的にその地位に任命されるまで、会議を招集してその機能を指揮し、議長を務めることができます。
説明責任
秘書の役割のもう一つの部分は、説明責任を維持することです。幹事は、理事会の行動が法的要件および組織の細則に沿っていることを確認します。秘書はまた、自分の立場のすべての職務についても責任を負わなければなりません。彼女は、彼女自身を任命した理事会またはメンバーへの説明責任に関する進捗状況について報告するよう要求されるかもしれません。秘書の任務の一部が他の理事に引き継がれた場合でも、秘書はその任務の完了に対して依然として責任を負います。
