ブリーフィングメモの書き方

さまざまなレベルの政府で働くスタッフの責任の1つは、政策立案者のためのブリーフィングメモを書くことです。彼らは問題について自分自身を教育し、議定書、手続きおよび法律を形成する際にそれらを導くために使います。ブリーフィングメモは、読者に行動の呼びかけを提示する問題または事件の簡潔な要約です。メモが成功すると、読者は理解しやすく評価しやすい具体的な証拠を提示して行動するよう説得されます。

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「To：」と「From：」を書いてメモを始めます。コロンの後に送信者と受信者の名前を挿入します。次の行に、メモを書いた日付を書きます。 "Subject："の後にメモが参照するトピックを書くことによってこのセクションを終えてください。

メモの最初の文または段落で、読者に実行させたいアクションを指定します。

長さ5文以内の簡潔で簡潔な段落を使用して、読者の注意を引いてください。行動を起こす理由を述べるときは、それぞれの理由を別の段落にリストしてください。

実証済みの行動方針の必要性について読者を説得するために経験的証拠を使用する。たとえば、特定のゾーニングポリシーの変更を求める際に、低所得者向け住宅の統計を挙げます。事実では支持できない一般化を避ける。

それぞれの長所と短所を説明しながら、代替の一連の行動または方針を概説します。

あなたが事実や数字を引用しているときには、例えば「私たちの議論の通りに」といった専門的な専門用語など、不必要に言葉の多い表現や形式的な表現は避けてください。読者なら誰でも理解できる単純で直接的な言葉を使用してください。

行動を促すために、メモを通して受動的ではなく能動的な声を使う。メモの受取人をよく知っている場合は、「私」や「私たち」などの一人称代名詞を使用します。「私」のような縮約を使用して、そのような個人的なつながりをさらに強調します。

メモの最後に行動の必要性を繰り返してください。満たすべき行動の期限があるかどうかを必ず示してください。