あなたが顧客の問い合わせを解決するために必要な文書の重要な部分で古いフォルダーを探してファイリングキャビネットを通ってライフルすることを強いられることを想像してみてください。
さて、提出された紙の文書内に保持されているそのような情報を見つけることは課税、イライラ、そして間違いなくあなたを遅くすることができます。ただし、古いドキュメントをスキャンして電子データベースに保存すると、ドキュメント管理がはるかに簡単になり、ビジネスにとってより効率的になります。
$config[code] not found文書スキャンとは
文書走査は、文書画像処理としても知られており、単に紙文書（またはマイクロフィルム）のデジタル画像を取り込むプロセスとして定義されています。
英国の文書管理およびスキャンサービスを提供するドキュメントイメージングのスペシャリスト、KefronのNeil McKeever氏は、電子メールでの回答で、「紙の文書がどのように電子検索可能な画像に変換されるかを示しています。
物理文書をデジタル形式に変換するプロセス全体には、光学式文字認識（OCR）ソフトウェアを使用してイメージをスキャンして取り込むことも含まれます。 OCRはデジタル写真をインテリジェントに認識し、それらをテキスト文書に変換して文書内のキーワード検索を可能にします。
「正しく行われれば、文書スキャンはビジネスの運営方法をより良く変えることができ、時間と費用の両方を節約できます」とMcKeeverは付け加えました。
文書をスキャンすることのビジネス上の利点
McKeever氏によると、中小企業の顧客が最も効果的かつタイムリーな方法で情報管理システムを実装および維持するのを支援することを目的としていると、ドキュメントスキャン（またはイメージング）がビジネスにとって価値がある理由はいくつかあります。
彼は、企業向けの文書スキャンの6つの重要な利点を説明します。
1.文書スキャンは時間とお金を節約します
ボタンをクリックするだけですべてのファイルやドキュメントに簡単にアクセスできるので、あなたやあなたのスタッフは必要なドキュメントを探すためにボックスやファイルを探すのに時間を無駄にする必要はありません。あなたはそれがほんの数秒で完了するはずであるときに時間がかかることがあるタスクのためにスタッフに支払っていることはありません。
2.文書スキャンはあなたのカスタマーサービスを改善します
ドキュメントイメージングを使用すると、ファイルのあらゆる部分をデジタル化して、さまざまなメタデータでインデックスを付けることができます。つまり、請求書番号などの特定の情報が必要な場合は、すぐに見つけることができます。これは、顧客のニーズにできるだけ早く応えたい場合に特に役立ちます。
3.文書スキャンは記憶スペースを減らします
すべての物理的な文書をデジタルファイルに変換することで、それらを手元に近い場所に保存する必要がなくなります。それらは箱詰めにして安全な専用サイトに発送し、より重要なことのためにオフィスのスペースを解放し、紙のファイル保管に関連するコストを削減することができます。
4.文書スキャンはセキュリティを向上させる
紙のファイルを現場で必要としないため、優れたセキュリティプロトコルを備えた専用の保管施設に保管することができます。デジタルファイルとバックアップはすべて安全性の高いサーバーにリモートで保存できるため、オフィスのセキュリティについても心配する必要はありません。
5.文書スキャンにより、共有と共同作業が可能
紙のものよりもデジタルファイルのもう一つの大きな利点は、ドキュメントの共有です。必要に応じて複数の同僚が同じ文書にアクセスできるので、紙ファイルをある部門から別の部門に渡す必要がある場合の無駄な時間をもう一度減らすことができます。
6.文書スキャンはコンプライアンス規制を満たすのに役立ちます
最後に、業界のコンプライアンス手順では、一部の文書をデジタル的にも物理的にも保管する必要があることがわかります。安全で効率的なドキュメントイメージングソリューションを導入することで、時間と手間を省くことができます。
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