2018年は生産性にとって良い年になるための準備を整えています。これまで以上に速く、クラウドベースのアプリケーションとソフトウェアによって、業界を越えたビジネスプロセスが簡素化されています。この新しいテクノロジは手頃な価格で、簡単にアクセスでき、使いやすさを念頭に置いて設計されています。
あらゆる規模の企業が、ほぼすべての業界でこのテクノロジの恩恵を享受しています。適切なツールを自由に使用しなければ、クラウドベースのアプリケーションによって合理化されたタスクに多大な時間と費用がかかります。そうでなければ、電子メール、電話、事務処理、およびボトルネックのあるコミュニケーションなどの厄介な作業は、適切なテクノロジを使用すると簡単です。
$config[code] not foundここでは、企業が見過ごすことのできない6つの重要なツールについて説明します。それぞれが特定のタスクに合わせて調整されているため、組み合わせると日々の操作がより速く、より簡単になります。そして、それらはあなたにいくらかのお金を節約するかもしれません。
1.クラウドベースの電話システム
私たちは、ビジネスで「普通の日」のようなことがないことを知っています。短いものもあれば、長いものもありますが、1つの定数があります。電話です。それは常にそこにあるでしょう、そして間違った電話システムシステムを使うことはあなたの時間とお金を浪費するでしょう。
クラウドベースの電話システムに入ります。手頃な価格で、契約不要で、ビジネスの電話通信を最適化するのに最適な機能が満載です。 VoIP技術を使用して、クラウド電話システムはインターネット接続があるところならどこでもあなたの会社の電話をかけます。しかし、それだけではありません。
- あなたの都合の良いときに、あるいは留守番電話さえ、あなたのデバイスのどれにでも電話をルーティングすることができます。
- ボイスメールにアクセスし、自分の電子メールから録音を録音し、そこで簡単にダウンロードして共有できます。メッセージやクライアント情報を追跡するために不可欠です。
- 各ユーザに内線番号を割り当てると、発信者は必要な人にすばやくアクセスできます。
- 数分でシステムをセットアップします。ハードウェアは必要ありません。つまり、費用のかかるメンテナンスは不要です。つまり、電話料金の最終的な金額が少なくて済みます。
クラウド電話システム（Tresta！のような）は、市内番号とフリーダイヤル番号を備えているため、ビジネスの外観を調整して、幅広い範囲の見込み顧客にアピールすることができます。忘れないでください。75％の人が、電話をかけるのが最も効果的な方法であると考えています。
専用の留守番サービス
問題の事実はこれです：単にすべての電話に答える時間がないということです。ただし、試してみるのが最もよい方法です。ビジネスに電話をかけた相手の80％がボイスメールを残し、最初の電話に出られなかった場合は折り返し電話をかけないでください。
これは潜在的なクライアントとの電話タグのための少しの時間を残します。あなたが彼らの電話に出ないのであれば、他の誰かが答えるでしょう。 24時間365日の留守番電話サービスが、忙しいときにたるみを取り戻すためにあるのはまさにそのためです。留守番電話サービスでは、あなたが答える時間がない電話は、ほんのわずかの費用で社内受付係の経験を届けるように訓練された熟練したエージェントによって受け取られます。
エージェントはカスタマイズされたスクリプトに従って、よくある質問に答えたり、メッセージを送ったり、連絡先情報を入手したりできます。各通話は記録され、その後に詳細なレポートが送信されるので、忙しい時間に関係なく、情報を見逃すことはありません。
すべての留守番電話サービスが特定の種類のビジネスと連携するように設計されているわけではないことに注意することが重要です。オプションを比較検討するときは、次の点を確認してください。
- - あなたのようなビジネスのために電話をかけている前の経験
- 空室状況
- - バイリンガルサービス
- - 予定のスケジューリング、注文処理、またはCRMのためのツールなど、既存のソフトウェアと統合する機能
Pro-tip：Trestaのようなクラウドベースの電話システムとペアになっている場合は、日中は携帯電話に、次に夜間、週末、または昼休みにも応答サービスにスケジュールすることができます。
3.みんなのお気に入り - ライブチャット機能
人々は、企業のWebサイトからリアルタイムでチャットするという選択肢を気に入っています。 それは訪問者の会社に対する認識を向上させ、全体的により満足のいく顧客につながることが証明されています。 実際、eMarketerの調査によると、回答者の63％がLiveChatのようなチャット機能を使用していたサイトに戻る可能性が高いと回答しています。その理由はかなり明白です。それは便利です。それは潜在的なクライアントがマルチタスクすることを可能にします。おそらく最も重要なのは、これです： 電話をかけるよりもはるかに簡単です。
オプションを調べて検討している間、あなたのウェブサイトへの訪問者はあなたのサービスについて質問をするかもしれませんが彼らは尋ねるために電話を拾う価値があるとは思わないでしょう。その時点では、2つの選択肢があります。サイトを閲覧し続け、質問に答えられないままにするか、Webサイトのチャットボックスを開いてチームのメンバーと話すかです。彼らの質問はすぐに答えられるので、あなたはすぐにあなたの専門知識を伝え、潜在的な顧客に目立つようにすることができます。
直感的なCRM
これは非常に簡単です。 Salesforce、HubSpot、またはZohoが提供するもののような適切な管理ソフトウェアは、すべての新しいクライアントに関連する時間のかかる管理タスクをすべて合理化し、時間を節約して整理します。
トップのCRMプロバイダーは、クライアントとの関係に関してより明確な洞察を得ることができるだけのことができます。主要な見込み顧客があなたのサイトを閲覧したり、あなたのEメールを開いたりすると、彼らはあなたに通知します。彼らはあなたの市場を分析し、あなたの顧客を分割し、担当者を割り当て、そしてあなたの領域を最大限に活用するのを助けます。分析ツールを使用すると、現在および将来の現実的かつ実用的な計画のために、売上予測を視覚化して計画することができます。しかしこれはほとんど氷山の一角ではありません。 CRMがあなたのビジネスに役立たないと思って過去にCRMを避けたことがあるのであれば、今度はもう一度考える時間です。
プロヒント：
忘れないでください。一部の（すべてではありませんが）応答サービスは、選択したCRMソフトウェアと統合できるため、あなたがどこにいても記録は最新の状態に保たれます。
5.コンテンツ管理とファイル共有
古典的なほこりの多い黄色のファイリングキャビネットを想像してみてください。
それほど印象的ではありませんか。
今、それがあなたのコンピュータの中にあり、あなたが簡単に整理し、見つけ、ダウンロードし、そして誰とでも共有することができる無限の量のファイルを安全に保存することができると想像してください。
それがいいです。
適切なタイトルのBoxなどのクラウドベースのファイルストレージアプリケーションを使用すると、わずか数クリックで、すべてのドキュメントを整理してアクセスできます。このようなストレージアプリは非常に使いやすく、最先端のセキュリティ対策に支えられているので、機密情報に関しては考慮すべきプライバシーの問題はありません。
6.簡易内部コミュニケーション
内部コミュニケーションのための適切なツールは内部電子メールの必要性を排除することはおそらくないでしょうが、それは確かに午前中にあなたの受信トレイを開くことに続く恐怖感を避けます。
Slackのようなアプリは、より大きなチームや、異なる場所から作業するメンバーを含むチームに最適です。部署、特定のプロジェクト、またはコミュニケーションのために指定されたスペースが必要なその他のものに基づいて、チームをチャンネルに編成します。コンピュータまたは携帯電話からインスタントメッセージ、写真、文書などを送信します。
電子メールを送信するよりも速くて便利であり、他の人が行っていることに関係なく、全員の電子メールの受信トレイにもう少しのスペースを残すだけです。
要約しましょう。
そこにあります。あなたがそれについて聞いたことがないかもしれない6つのツールは手頃な価格で、使いやすく、そしてあなたの練習を組織化し生産的に保つために一緒に働きます。それぞれが単独で強力ですが、組み合わせると、時間を節約し、重要なことに集中できるように設計されたシームレスなユニットを形成します。
- Tresta - クラウドベースの電話システムを使用して、通話を好きな場所にルーティングできます。
- PATLive - あなたが忙しいときに、熟練した訓練を受けたエージェントに電話をさせることで時間を節約しましょう
- LiveChat - あなたのウェブサイトからリアルタイムで質問に答えて潜在的な顧客に感銘を与える
- CRM - すべてのクライアント、ファイル、および連絡先を整理したままにしておくか、または留守番電話サービスで処理します。
- Box - すべてのドキュメントとファイルをクラウドで安全に整理して事務処理の頭痛を解消
- Slack - 社内のコミュニケーションを単純化し、どこからでもメッセージやファイルをチームと即座に共有することで受信トレイのスペースを確保します。
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PATLiveは、フロリダ州タラハシーを拠点とするライブ応答サービスです。 1990年以来、私たちはあらゆる形や規模の法律事務所のために1日24時間、週7日、電話に答えてきました。私たちはあなたの電話が重要であり、正しいイメージを提示することがすべてであることを知っています - それは私たちが電話に答えるために応募者の上位2％を雇って、彼らが私たちの応答センターであなたのために働く前に最低80時間訓練する理由です。
私たちのカスタマイズされた通話スクリプトを使用して、私たちのエージェントはあなたが彼らに言いたいことは何でも言い、あなたの会社のメンバーのように正確に聞こえます。彼らは、メッセージを受け取り、予定をスケジュールし、そしてClioやLexicataのようなあなたの管理ソフトウェアと協力してケースを正確かつ安全に最新の状態に保ちます。
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