どのオフィスでも、ビジネスを前進させ続けるために完了する必要があるタスクがあります。事務作業の傘下に入るこれらの作業は、一般的にかなり簡単で習得が容易で、通常は初級レベルの作業員に割り当てられます。タイピングやファイリングなどの事務的な作業は比較的基本的であるという事実にもかかわらず、時間がかかります - そして多くの場合、幹部や中堅社員は他の優先事項に焦点を合わせており、やるべきことすべてについていくことができません。そのため、多くの企業では、これらのタスクの処理を特に担当している事務サポート要員を雇っています。
$config[code] not found一般的な事務活動
事務支援ワーカーの称号は、同僚を幅広い業務で支援または支援する個人を指します。このカテゴリに分類される最も一般的な仕事には、文書の入力、ファイリング、電話への応答、メーリングの管理、データ入力、コピー、ファックス、および受信メールの分類と配信が含まれます。事務サポートの専門家は、物資の維持と注文、および会議のための食べ物の注文など、割り当てられたその他のタスクの処理にも責任を負う場合があります。これらの責任を引き受け、他の人のプレートからそれらを取り除くことによって、彼らはオフィスの円滑な運営を維持し、すべてが組織化されたままであることを保証します。
一般的な事務サポートはこれらの一般的なタスクに焦点を当てていますが、事務や部門によっては事務サポートは特定の活動に焦点を合わせているか、またはより専門的な知識を必要とする場合があります。たとえば、財務部門の事務活動には、簿記業務、買掛金および売掛金の管理、給与計算の補助、あるいは経費報告書のソートおよび確認などがあります。あなたが官公庁で働いているならば、あなたは許可を提出するか、メーラを管理することに対して責任があるかもしれません。ただし、設定に関係なく、ほとんどの事務サポートでは、反復的な定義済みのタスクが行われ、戦略的または運用的な作業は行われません。
スキルと教育
ほとんどの事務サポートの役割は初級レベルであり、したがって通常は高校の卒業証書またはそれと同等のものが必要です。成人教育やコミュニティカレッジプログラムを通じてオフィス管理の追加トレーニングを修了する人もいれば、より責任感が高く高給の職に就くための手段として学士号を取得してこれらの役割に取り組む人もいます。
基本的な事務作業に精通していることが、事務サポートの役割にとって最も重要な資格です。企業は特定のプロセスや手順に関する実地訓練を提供しますが、彼らは一般的なスキルを身に付けて事務職員が就職することを期待しています。これらのスキルには、基本的な事務機器（ファックス、コピー機など）の使用方法に関する知識が含まれます。基本的なワープロや表計算ソフトウェアの他に、1分あたり60語以上の速さでタイプする能力を含む一般的なコンピュータスキル。ファイリング能力データ入力スキルそして電話を使用して会社の電話システムを学ぶ能力。
事務サポートの仕事はまた多くのソフトスキルを必要とします。専門的な態度は必須の、そして並外れた組織力です。カスタマーサービスのスキルは、特に一般の人々と交流する場合には重要です。詳細を重視することが不可欠です。医療や金融などの一部の業界では、事務サポート担当者も情報セキュリティと個人データに関する業界の規制に精通し、それに応じて業務を遂行することが求められています。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた事務サポート給与
事務サポートは初級レベルのポジションと考えられているので、給与は比較的低いです。 PayScale.comによると、事務サポート職の平均時給は12.87ドルで、年間給与は約30,000ドルです。給料は一般的に経験に見合ったものですが、最も経験豊富なサポート専門家でさえ年間40,000ドル以上を稼ぐことはめったにありません。ただし、この分野には成長の余地があります。それは、多くの人がより高額な管理職または役員補佐の役割を担うようになったり、組織内のさまざまな職種に移ったりするためです。 PayScale.comによると、医療分野の事務サポートプロバイダーが、医療助手、看護師、または看護師になることも非常に一般的です。
事務サポートのための最も高給の産業は政府と専門的、科学的および技術的なサービスです。しかし、ヘルスケアも高収入の分野であり、今後数年間に少なくともある程度の成長が見込まれる業界です。
事務サポート業界の動向
多くの業界と同様に、テクノロジによって事務サポートや業務の処理方法が変化しています。以前は手動で行われていた多くのタスクをコンピューターを介して実行できるようになり、時間を節約し、追加のトレーニングの必要性が高まりました。この領域の中で、事務サポートの面を変えている2つの主要な傾向が形を成しています。
第1に、ペーパーレスオフィスへの移行は事務サポートの面を変えており、場合によっては事務サポートの必要性を排除しています。持続可能性の向上、組織の改善、コストの削減など、さまざまな理由から、企業はペーパーレス化、または少なくとも紙の使用量の削減を進めています。事実、Gartnerによる2014年の調査によると、紙の文書の保管と検索に関連する米国企業のコストは、年間250億ドルから350億ドルの範囲内にあることがわかりました。デジタルサービスを使用して文書を作成、保存、整理することで、企業は潜在的に経費を節約し、より効率的になることができます。
事務サポートの面では、これはまた、誰かが文書を物理的に提出する必要性、つまり文字の入力と印刷、文書の追跡などの必要性を減らすことを意味します。一部の企業は事務職を廃止していますが（大部分は技術のために、2026年までにこの分野ではほとんど成長しないと予測しています）、他の企業はそのような職務の資格を変更しています。ドキュメント
事務サポート分野に影響を与える別の傾向は仮想アシスタントの台頭です。 VAとも呼ばれる仮想アシスタントは、リモートで作業し、オフィスのアシスタントと同じサービスの多くを提供するアシスタントまたはサポート担当者です。多くのVAは、サポートを必要とする起業家や中小企業のオーナーのために働いていますが、オフィスでフルタイムで働くために誰かを雇うためのスペースや設備を持っていないか、あるいは持っていません。繰り返しますが、仮想アシスタントは、電子メール、文書の共有、その他のテクノロジを使用してインターネットを介して仕事をしているため、この業界ではテクノロジが重要です。一部のVAはスペシャリストであり、ソーシャルメディアやWebサイトの管理などのタスクを処理しますが、起業家の中には単に電子メールを管理したり顧客からの問い合わせに対応するために誰かを必要とする人もいます。
バーチャルアシスタントは通常自営業者であるかフリーランスで働くため、オフィスで働くアシスタントよりも高い賃金を命じることができます。いくつかのVAは同時に複数のクライアントのために働き、彼らの収益の可能性を高めます。平均して、VAは1時間あたり10ドルから25ドルの間で稼いでいます。
事務サポートの仕事に着地する
事務サポートの仕事はかつてほど豊富ではないかもしれませんが、それらはまだ利用可能です。ほとんどの開口部は他の機会のために離れる転職そして助手によって作成されます。
事務サポートのためのよい履歴書はあなたの管理上および技術的なスキルを強調します。あなたが組織化され、詳細志向で、優れた問題解決者であり、優れたコミュニケーションスキルを持っていることを雇用主に証明します。定量化可能な方法であなたの技術的なスキルを強調するようにしてください。 1分あたりの単語数を入力する速度を指定し、使用方法がわかっているソフトウェアを指定します。あなたがあなたの経験を詳述するとき、あなたの事務スキル、特に他の候補者からあなたを引き離すことができるそれらを明らかにするタスクと達成を強調しなさい。何よりも、あなたの文法とつづりに細心の注意を払ってください。他の履歴書と同様に、タイプミスや貧弱な文法はあなたのスキルにあまり反映していませんが、事務的サポートのような詳細としての分野では、あなたは完璧である必要があります。自分の履歴書を正しく取得できないタイピストを雇う人は誰もいません。
事務職は通常、求人掲示板または会社のWebサイトに掲載されています。臨時代理店もこの種の仕事を見つけるのに適した場所です。臨時雇用者として働くことはあなたに様々な会社であなたのスキルを磨く機会を与えてくれます。いくつかの代理店は長期配置をするでしょう、またはあなたは臨時雇用者として働いた後フルタイムで雇われるかもしれません。インターンシップはあなたのオフィスサポートスキルを高めるもう一つの方法です。正式なインターンシッププログラムを持っている多くの会社は、インターンが特定のプロジェクトに取り組むことを許可していますが、インターンはまた、事務的な仕事を引き受けることによって、「彼らの会費を払う」ことも期待されます。任意のインターンシップに時間をかけてファイリング、データ入力、郵便の管理、電話への応答を行うことを期待しています - しかし後で検討することはスキルを磨く機会となるでしょう。
自分を不可欠にする
事務的な仕事が通常エントリーレベルであるという理由だけで、それはあなたがチームの重要な部分になることができないという意味ではありません。実際、上司や同僚に不可欠なものにすることで、昇進し、最終的には独自の事務サポートチームを持つ可能性が高まります。初心者のために、あなたの仕事を真剣に受け止め、あらゆる仕事に最善を尽くす - それがどんなに面倒で退屈であっても関係ありません。どんな仕事でもそうですが、あなたの仕事には好きな部分と嫌いな部分がありますが、両方を重要なものとして扱い、うまくやる必要があります。
次に、優先順位を付けることを学びます。たぶん、あなたはいつでもあなたのプレート上に複数のプロジェクトやタスクを持つことになるでしょう、あなたがチーム全体またはオフィスにサポートを提供しているときは特に。何を最優先事項とし、何を待つことができるかを判断し、必要なときに必要なものをすべての人が確実に入手できるようにシステムを開発します。マルチタスクおよび時間管理は、事務サポート担当者にとって不可欠なスキルです。会社およびチームメンバーの目標と優先順位を知ることで、最高レベルのサポートを提供できます。
第三に、さらに一歩前進しても構わないと思っています。あなたの仕事はサポートを提供することです、そしてそれはあちこちでいくつかの追加タスクを引き受けることを意味するかもしれません。不可欠なアシスタントは、常に学びたいと思っており、仕事を成し遂げるだけでなく、問題を解決し、危機の発生を防ぐために必要なことを行います。たとえば、大きなエラーが含まれているメモを同僚が送信したことがわかった場合は、その文書を印刷して配布しないでください。情報が正しいことを同僚に確認し、必要に応じて変更を加えます。
最後に、常にプロフェッショナルで丁寧になりましょう。組織内の他の人があなたを荒々しく扱う、またはあなたにふさわしい敬意を払うのではなく、それでも自分のプロ意識を維持することがあるかもしれません。親切さと敬意を持ってすべての人を扱うことは、特にあなたが裁量の評判と手助けをする意欲を養う場合、会社のあなたの在庫を増やすでしょう。あなたの事務サポートの立場では、あなたは大量の情報へのアクセスを持っている可能性が高いですが、あなたが知っていることをゴシップにしたり共有したりする誘惑に抵抗します。上司や同僚の信頼を得ることはあなたのキャリアを向上させるのに役立ちます。一方、オフィスのゴシップとしての役割はあなたの評判を傷つけ、潜在的にあなたを前進させないようにします。
