メモの書き方で予算の削減を発表する

予算削減についての悪い知らせを含むメモは、それを受け取る従業員にとってそれを書く必要がある人にとっては同じくらいストレスが多いです。しかし、この不幸な仕事のために正しい種類のメモを作成することを処理する方法があります、そしてそれはトーン、直接性および共感のような資質を心に留めることを含みます。メモの中で悪い知らせに真っ向から立ち向かい、次に何が起こるのかを説明しなさい。そうすれば、あなたはこの否定的な状況を合理的に受け入れられるようになるに大いに役立つだろう。

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説明書

メモでできる限り早く起こっていることを説明しなさい。あなたが配信しようとしているニュースは歓迎されていないという認識から始めます。それから予算削減の理由をレイアウトし、そして落ち着いて合理的な方法でそれを行います。

予算削減が従業員の仕事にどのような意味を持つのか説明してください。それがあなたが抱える最大の問題であり、早いうちにそれに取り組む必要があります。あなたの会社のどの部署が削減の影響を受けるか、そして何人の雇用が予定されているかを述べなさい。

メモのどこにでも、怒っている、見苦しい、または嘲笑する言葉を使わないでください。真実を語り、思いやりのある方法であなたの従業員を尊重します。しかし、あなたがどれほど気分を害しているかについて謝罪したり、過度に書いたりしないでください。あなたの従業員はそのようなコメントを不誠実だと思う可能性があります。

フィードバックに関心を表明する。予算削減についての質問で、従業員にどのように連絡を取ることができるかを従業員に知らせます。彼らが尋ねる種類の質問を予想し、信頼できる、簡潔な答えを与える準備をしてみてください。

メモを読むためだけでなく、勤勉さと仕事へのコミットメントのために彼らの時間を従業員に感謝します。偽の同情を避けてください。代わりに、共感と懸念を示してください。あなたのメモにカウンセリングや他の利用可能な従業員支援についての情報を含めることによって彼らに支援を与えなさい。

予算削減の詳細については、従業員に人事を指示してください。その部門は、退職金、保険、就職などの手配について従業員に知らせるべきですが、懸念志向の質問に答えるために従業員を派遣することは避けてください。従業員をもっと安心させるのはあなたの責任です。そして、彼らはあなたにこれらの質問をするべきです。

予算削減に関してあなたが持っているかもしれないどんな添付ファイルも含めてください。質問の際の空室状況を誓約してメモを承認した後、チャートや予算を削減する決定を裏付けるその他の統計情報を読者に伝えるポストスクリプトを追加することもできます。これは従業員が移動の理由をよりよく理解するのを助けるかもしれません。