マネージャやエグゼクティブは、営業会議の設定などの仕事を完了するときに支援を求めることができます。高レベルのエグゼクティブアシスタントはこれらの専門家に管理サポートを提供します。ディプロマガイドによると、この役職の教育要件には準学士号が含まれる場合があります。追加の要件には、研究能力、コンピュータソフトウェアのスキル、および対人関係のスキルが含まれます。
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小規模のオフィスで働くときは、高レベルのエグゼクティブアシスタントが日常的なオフィス業務を行います。これらは電話をかけること、贈り物のアイデアを調査することおよび配達パッケージを受け入れることを含む。より大きなオフィスでは、受付係のように、これらの職務を遂行する労働者を上級管理職補佐が監督することができます。
財務記録管理
財務記録管理には、経費勘定の更新、企業の与信勘定の確認、および支払請求の処理が含まれます。アシスタントはこれらの財務書類を安全な場所に保管する責任があります。この作業を行う際、エグゼクティブアシスタントは社会保障番号などの機密性の高い個人情報にアクセスでき、財務記録を扱うときに個人情報を参照します。裁量は必須です。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた会議での代表
マネージャ、ディレクタ、または部門の幹部が会議に参加できない場合は、上級幹部アシスタントが幹部を代表できます。これらの会議では、サプライヤ、ベンダ、またはその他の幹部との取引が行われることがあります。エグゼクティブアシスタントは会社をプロとして表現しなければなりません。問題がすぐに解決されない場合、一部のアシスタントは論争を解決してエグゼクティブに通知する必要があります。
旅行の手配
アシスタントは、管理職や役員のために旅行の手配をします。これには、ホテル予約デスクへの電話およびレンタカー予約の処理が含まれます。エグゼクティブの中には、食事の必要性など特別な要求があるものがあり、アシスタントはそれらを追跡しなければなりません。ハイレベルのエグゼクティブアシスタントは、出張スケジュールを確認し、エグゼクティブに知らせます。
文書管理
オフィスの事務処理には、見直し、更新、および提出が必要です。文書の作成には、メモ、定型書簡、および会社の請求書を含めることができます。これらの文書の中には、アシスタントが提出する前に管理者の署名が必要なものがあります。高レベルのエグゼクティブアシスタントは、さまざまなドキュメントの処理方法に関するトレーニングを受けます。文書はキャビネットに保管されるか、コンピューターに転送されます。
