外交の仕事のEメールは率直で丁寧で、受取人が情報を誤解したり誤解したりしないように努めます。外交Eメールを書くときは、正式で正確な言葉を使い、感情的な言葉を避けてください。目標は、気持ちを悪くせずに、重要なメッセージを明確に伝える言葉である、巧妙な言葉を使うことです。
トーンを設定する
あなたのアイディア、メッセージ、または指示があなたの従業員にどのように役立つかに焦点を合わせることによって調子を設定します。技術的な問題や後退など、直面している仕事関連の闘争を認めて、要求ではなく - 欲しいものや必要なものがあるときに尋ねます。たとえば、既存のプロジェクトにスタッフを追加する場合は、次のように書きます。「このプロジェクトはチームにさらに重点を置いていることを知っているので、Jane Doeにコピー編集の支援を依頼しました。週末の前に大まかなドラフトは？」 外交言語は、受取人を安心させることを試みる丁寧な口調を持っています.
$config[code] not foundプロフェッショナルに
給与情報、人事上の問題、内部の対立など、個人的な、機密性の高い、または機密性の高い主題は、外交メールで避けてください。 公的事項についてのみ話し合う、Inc.誌を示唆しています。個人的または機密の問題には常に対面で、または対面会議が不可能な場合は電話で対処してください。いつEメールがオフィスを回られるのかわかりません。プロの挨拶文と終結文を使用して、受信者は通信が個人的な性質ではなく仕事に関連するものであることを知っています。たとえば、「こんにちは」、「よ」、「私ののぞき見」などではなく、「こんにちは」、「あいさつ」、または「おはよう」で電子メールを開始します。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたあなたの言葉を賢く選びなさい
特に電子メールの欠陥、間違い、または訂正に対処する場合は、「あなた」の文ではなく「I」の文に注目してください。。あなたの言葉を説明してください。そうすれば、受取人はあなたの目的や意図を明確に理解することができます。たとえば、期限を守ることの重要性について全社的な電子メールを送信する場合は、次のように書いてください。「強力なカスタマーサポートを維持するために、期限を守ることが常に私の目標でした。そのため、締め切りが遅くなる可能性がある状況が発生した場合は、ご連絡ください。」
直接的かつ具体的に
あなたの同僚が誠実で直接的であるようにしなさい、それであなたの同僚は線の間で読んだり、あなたが言おうとしていることを考え直す必要はありません。 外交的な言葉は巧妙で簡潔で要点まで。あなたの従業員を混乱させたり、あなたの電子メールを使い果たす可能性がある余分な言葉、考えやアイデアを削除します。たとえば、教師への電子メールで従業員の服装規定違反を解決したい場合は、「従業員ハンドブックの服装規定の要件を確認してください。学校時間中にショートパンツ、タンクトップ、ビーチサンダルは必要ありません」と書きます。電子メールを「全従業員」宛てに送信すると、だれも選出されません。
