現代の技術のおかげで、たくさんのオフィスがほぼ完全にペーパーレスになりました。重要な文書は、作成され、署名され、排他的にオンラインで送信され、すべての当事者が簡単にアクセスできるように保管されます。すべてのビジネス書類をデジタル形式にすると便利ですが、まだプリンタを使用したくない場合があります。我々は、Young Entrepreneur Councilの専門家パネルに以下のことを依頼しました。
$config[code] not found「多くのビジネスが現在オンラインで行われており、多くの文書がまったく印刷されることはありません。それでも、ハードコピーが必要な状況がいくつかあります。物理的なコピーを常に1つ保持しておくべきなので、その理由は何ですか。」
常に印刷する必要があるビジネス文書
これが、YECコミュニティのメンバーが言わなければならないことです。
あなたの会社の価値観
「紙に印刷されたアイテムを持つことは、常にそれらをもう少し現実的なものにします。触って感じたり、コメントしたり、捨てたりすることができるということは、それらすべてをより現実的なものにします。私は個人的には、会社の価値観を印刷して机の上に置いたり、壁に掛けたりして、自分が何であるか（そしてそうではないか）を常に思い出させるのが好きです。」〜Corey Eulas、Factorial Digital
契約
「あなたがいつもオンラインでプリントアウトして保管しておくべきだと私が思う書類の一種はどんな契約でもあります。これらは重要な交渉や法的文書であり、いつ戻ってそれを参照しなければならないのかわかりません。」〜Jacqueline Marrano、Marrano Solutions、LLC。
3.免許証、許可証および「上げられた印鑑」文書
「多くの場合、規制により要求されているため、ビジネスライセンスおよび許可の紙のコピーを保存する必要があります。また、オリジナルの署名や印が貼られているものはすべて物理的な書類を保管し、安全な場所に保管してください。アザラシのあるアイテムの複製はデジタル形式では正しく表示されず、多くのエンティティによるオリジナルのドキュメントとは見なされません。」〜Blair Thomas、eMerchantBroker
4.緊急計画
緊急時にコンピュータへのアクセスが不可能になった場合に必要となる情報や手順の物理的なコピーを保持することが重要です。これには、緊急連絡先情報、防火手順、事務所の避難手順、事業継続計画などが含まれます。〜Roger Lee、ヒューマンインタレスト
あなたの目標
「私はもうペンと紙を使わない。すべてが私のコンピュータか私のモバイル機器に保存されています。私はまた、環境に優しく、紙を減らすことを信じています。しかし、私が紙を印刷するのであれば、それが私の目標です。私は、四半期ごと、年ごと、3年ごと、10年ごとに目標を達成し、順調に推移していることを確認しています。」〜Ginball Digital MarketingのJean Ginzburg
あなたの履歴書
「あなたが常に物理的に持っているべき一つの文書はあなたの履歴書です。インタビューの参考としてあなたとあなたの履歴書を一緒に持っていることは常に良いことです。それはまた、あなたが準備ができていて、機会を真剣に受け止めていることも示しています。
7.パスワード
「あなたが一日を通して使用するすべての関連パスワードの物理的なコピーを保管してください。ハッキングや個人情報の盗難の可能性を防ぐために、その情報はおそらくオンラインのどこにも保存するべきではありません。」〜Andrew Schrage、Money Crashers Personal Finance
株式証明書
ビジネスパートナーや従業員に株式を発行するときは、ハードコピーが紛失した場合に備えて、デジタルコピーだけでなくハードコピーも保管することが重要です。通常、従業員は株式を購入するオプションを行使した後にハードコピーを入手します。」〜WedBeginnerのSyed Balkhi
9.運用に不可欠なファイル
「印刷に便利な書類にはいくつかの種類があります。これらには、署名された顧客契約、スタッフのHRファイルおよび半年ごとのレビュー、当社の企業方針ハンドブック（従業員1人に付き）、当社のコアバリュー（誇りをもって）保険および州からの指示を受けた人事管理の転記。」〜Interact MarketingのJoe Beccalori氏
10.支払い領収書
「デジタル領収書は優れていますが、税務上の理由やその他の書類のために必要に応じて領収書を印刷することができます。」〜Serenity Gibbons、NAACP
11.あなたの名刺
「私はいつも名刺を手元に置いています。外出中にいつどこで誰かと会うのか、後で誰と連絡を取り合うのかを知りません。バッグ、ジャケット、車、財布、パスポート所持者、机、家など、さまざまな場所に10個ほど保管しています。また、あなたのカードがあなたと同じくらい記憶に残ることを確認してください。それらを紛失するのは簡単なので、あなたのユニークさを反映した何かをデザインするためにあなたができることをしなさい。」〜Karlo Tanjuakio、GoLeanSixSigma.com
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