従来の稼働日にはわずか8時間しかありません。そして、あなたのビジネスが可能な限り収益を上げるためには、それらの時間を最大限に活用する必要があります。生産性は通常、一定期間内にあなたとあなたの従業員がどれだけの仕事量、あるいは何タスクを実行できるかとして定義されます。
企業は、より優秀な労働者を雇用し、より良いツールや機器を購入し、そして社内プロセスを改善することによって、これを最適化しようとしています。しかし、1日のうち何時間浪費され、従業員がそれらを無駄にしているのでしょうか。
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組織や個人はさまざまですが、これらは注意する必要がある最も一般的な時間の浪費です。
1.メール
意味のある情報が含まれていないのに、何通の電子メールが何回もドローンされているようです。同僚全員のように、不要な情報を一日に数百分かけて流すのですが、それに加えて、元の送信者はそれらの電子メールを書くのにより多くの時間を費やしています。従業員の大多数は、電子メールの整理方法、作成方法、送信方法に不注意で、最終的には1日に何時間もの無駄な時間がかかります。
この問題を修正することはそれを理解することから始まります。 Gmail MetricsなどのEメール分析ツールを使用して、会社のEメール使用量を分析し、それを改善するためのアクションプランを考え出してください。
2.ソーシャルメディア
ニュースを読んだり、友人や家族にメッセージを送ったりしても、従業員が職場でソーシャルメディアを使用している可能性が高いのは当然のことです。最近の調査によると、アメリカの従業員の3分の2が仕事中に1日1回以上ソーシャルメディアにログインしており、調査回答者の20％が1日1時間以上ソーシャルメディアに費やしています。
自己申告の偏りがここではたらいているかもしれないことを考えると、数はこれよりさらにもっと大きいかもしれません。さらに悪いことに、これを防ぐ簡単な方法はありません。あなたはあなたの会社のインターネット上のソーシャルメディアウェブサイトをブロックするかもしれませんが、ソーシャルメディアにアクセスするために従業員が彼らの個人的な装置を使用することをブロックするのは難しいでしょう。
3.ミーティング
会議は、最初は時間の浪費のようには見えないかもしれません。それらは、ビジネスの成功に不可欠な要素のように思えるかもしれません。しかし、彼らは同時に複数の人を含み、一般的に会議の前に準備時間を必要とするという事実を含む多くの理由で危険です。実例として、ある大企業（名前なし）のBainによるケーススタディを考えてみましょう。週に1回の会議で、会社に毎年300,000工数の費用がかかりました。
会議のディスカッションを電子メールに置き換えることができる場合、または参加する必要がない人を含める場合は特に、この数はすぐに増えます。総人数と会議時間を減らすことで、会議を管理下に置くことで、この無駄を省くことができます。多くの組織にとって、会議は必要な悪事なので、会議を排除するのではなく、できるだけ生産的な会議にすることができます。すべての会議の前に、明確な議題があることを確認してください。
話すとテキストメッセージ
仕事に関係しないコミュニケーションも仕事に費やす時間の無駄のもう一つの大きな原因です。従業員は同僚とゴシップを取り、会話をし、そしておそらく友人や愛する人と、会話やテキストメッセージを自分の電話で過ごします。 Harrisの調査によると、電話での「会話とテキストメッセージ」が時間の浪費の主な自己申告の原因であり、回答者の50％がそれを時間の無駄の原因としています。 2番目に高い原因はおしゃべりであり、回答者の42％が定期的にそれを認めています。
繰り返しになりますが、ここで自己申告の偏りについて考えてみましょう。つまり、実数はさらに大きくなる可能性があります。これは時間の無駄のもう1つのモードであり、これを修正するのは困難です。従業員とのコミュニケーションを妨げたくない、またはチームワークのダイナミクスや組織の士気を傷つける可能性があります。従業員の電話が職場に出たときに簡単に没収することもできません。
時間を無駄にすることが必ずしも悪いことではない理由
この記事を読んだ後は、時間の浪費があなたのビジネスの最大の関心事の1つであると考えるかもしれません。あなたはあなたの従業員を取り締まり、ソーシャルメディアと個人的な装置の彼らの使用を監視し、そして彼らが可能な限り生産的であり続けることを確実にし始めたいと思うかもしれません。ただし、マイクロ管理には挑戦しないでください。調査によると、従業員のマイクロ管理は生産性に悪影響を及ぼすと同時に士気も低下します。
そのうえ、いくつかの時間の無駄は実際には長期的には生産的かもしれません。たとえば、ソーシャルメディアで5分間の休憩を取ることで、従業員がストレスを解消し、家族や友人に近づくことができます。したがって、適切なアプローチは、これらの潜在的な時間の浪費を認識し、それらから保護することです - しかし、それほど厳密ではありません。
生産性はわずかな数字のゲームになるかもしれませんが、従業員の有効性に関するすべてを数字に減らすことができるわけではありません。
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