1917年に戻って、最初のBankersBox®は、オフィスの記録管理を頭に入れました。名前が示すように、銀行家が銀行の記録を管理するために設計されました。しかしすぐに、レコードの整理とアーカイブのためにあらゆる種類の企業で採用されました。
$config[code] not found95年早送りします。世界は変わりましたが、いくつかのことは変わっていません。変わっていないことの1つは、ビジネスで文書と記録を管理する必要性です。
実際、レコード管理は現代の世界ではさらに大きな関心事となっています。例えば、訴訟は今日のビジネスにおける現実の事実です。記録の保存に関しては訴訟の懸念が高まっています。記録を保存および破棄するための堅実なポリシーを持ち、必要に応じてそれらを正確に回収できることが重要です。それはほんの一例です。
しかし、あまりにも多くの企業が、優れた文書管理ソリューションを持っておらず、結果として整理された記録のために不確実性を経験するか、あるいは誤った認識のためにアウトソーシングしています。
そしてそれは残念です。どうして？社内ソリューションでレコードを管理することは実行可能であり、利点があります。難しいことではありませんが、お金を節約でき、便利で、安全性が高く、整理が容易になります。
社内でレコードを管理することは、中小企業の能力の範囲内です。
職場でのイノベーションへの取り組みが認められているFellowesは、従業員1〜1,000人の中小企業の意思決定者を最近調査しました。この調査は、以下のように社内でレコードを管理することの利点を示しています。
1) お金を節約 - 社内文書管理システムを使用している人の52％が、経費を節約したと答えています。それだけでなく、16％の人が、社内の文書管理システムが運用コストに「強いプラスの影響」を及ぼしていると言っています。
実際、コストは社内ソリューションに切り替えるための重要な要因です。社内の文書管理ソリューションに切り替えた人の約65％が、オフサイトの文書保管、シュレッディング、製本、ラミネートのコストが彼らの決定の要因であると言っています。
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2) 予想外の隠れたコストはもうありません - オフサイトのドキュメントの保存と取得を使用する企業が直面する問題の1つは、オフサイトのレコード管理の全体的なコストを押し上げることができるよりも予想外の料金です。基本的な保管料および回収料に加えて、燃料追加料金、奇数サイズの箱、再箱詰め、急ぎの回収、急ぎの配達、第三者による配達、保管の最低額、手数料、プログラム料金、アーカイブの破壊/シュレッディングに対して追加料金がかかります。詳細な請求、およびコピー料金。社内ソリューションは、これらすべてのコストを最小化または排除することができます。このグラフは、非常に多くの料金が悪影響を及ぼしていることを示しています。
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3) 検索時間が早くなります - 時は金なりです。 ほんの14％しか彼らのオフサイト文書管理ベンダーが要求されたのと同じ日に文書を検索したと言っていませんでした。ほぼ3分の1は、レコードを取得するのに3日以上かかる - 時には1週間以上かかると言っています。社内ソリューションでは、スピードはあなたのコントロールの範囲内です。
4) 効率と利便性が向上します - 調査によると、74％が、オフサイトの文書管理に行っても効率に影響がなかった、または悪影響があったと答えています。
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