秘書機能には、電話に答える、タイピングする、ファイリングする、メールを開く、コーヒーを飲むなど、さまざまな事務職務が含まれます。マネージャのアシスタントを務める秘書も同様の機能を持っています。ただし、この種の秘書は（社内の他のすべての人とは対照的に）直接マネージャに報告し、さまざまな方法でマネージャを支援して、自分の仕事を容易にするとともに、オフィスを整理します。
$config[code] not found通信機能
上司の秘書として、あなたは会社の内外であなたの上司に連絡を取ろうとしている人たちの最初の連絡先になることがよくあります。スタッフ全員のために電話に答える受付係または書記長とは異なり、あなたはあなたの上司のためだけにかかってきた電話に答える責任があるかもしれません。あなたはあなたが呼び出し側を助けることができるかどうか、またはあなたの上司が呼び出しを受けることができるかどうかを決定するために呼び出しをスクリーニングしなければならないでしょう。マネージャーを支援することは、あなたのマネージャーのオフィスに入ってくる訪問者に挨拶し、あなたのマネージャーの指示に従って彼らを指示することを含みます。あなたの上司の秘書機能には、書面による連絡を介して彼女に代わって他の専門家と連絡を取ること、電話をかけること、電子メールを送信することも含まれます。
組織の機能
マネージャーは、秘書が組織されることを期待しています。あなたは、オフィスのファイルが秩序正しく保管され、機密文書が安全な場所に置かれていることを確認する責任があります。あなたはあなたの上司に与えられたもの、提出されたもの、破棄されたものを決定するために受信メールをソートしなければならないかもしれません。マネージャーを支援することは、しばしば彼または彼女のスケジュールを守ることを含みます。彼はあなたが彼の予定を追跡し、会議を予定し、そして必要に応じて旅行の手配をすることを期待するでしょう。追加機能には、電話会議の設定、会議への参加、議題の提供、議事録の作成などがあります。
今日のビデオ
苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた管理機能
あなたがマネージャの秘書であるとしても、あなたの責任のいくつかは管理を含むかもしれません。管理者を支援することは、時には自分で管理者として行動することを意味します。あなたの上司はあなたにデータベースの管理やレポートの作成と更新のような特定のプロジェクトを監督するタスクを与えるかもしれません。オフィスに他の事務職員がいる場合、あなたはそれらを管理し、日常業務を割り当てる責任があります。彼らはあなたの上司ではなく直接あなたに報告するかもしれません、そしてあなたは彼らの直属の上司として働くかもしれません。また、他の従業員を訓練したり、上司に事務機の操作方法やソフトウェアパッケージの使用方法を教えるなどの問題について指導するように指示されることもあります。
