仮想電話サービスはあなたのビジネスを助けることができる16の方法

目次:

仮想電話サービスとは何ですか？
仮想電話サービスはあなたのビジネスを助けることができる16の方法
仮想電話サービスの共通機能
仮想電話サービスの珍しい機能
ボイスオーバーIP（VOIP）の決定
仮想電話サービス一覧
結論

あなたが中小企業を立ち上げるとき、あなたが電話システムを設定しようと全然考えなかったとしても、それを考えたことはまずありません。

この記事では、オンライン上で調べた25を超えるスタートアップチェックリストのうち、リストに載っている電話システムは1つだけで、優先度に関してはかなり下がっていました。

これはそれほど驚くべきことではありません。 2013年に始まった中小企業の4分の3以上が4人以下の人でした。このような小さなチームでは、個々の携帯電話を使用するのが理にかなっています。

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しかし、従業員と顧客の両方の観点からこれらのビジネスが成長するにつれて、より洗練された、しかも手頃な価格の電話システムの必要性が明らかになりました。結局のところ、あなたは1つの電話でさえ逃すのを嫌うでしょうね？

それが仮想電話システムの登場です。

仮想電話サービスとは何ですか？

何十年もの間、会社の電話システムはすべての机に1台以上の電話を提供してきました。ボイスメールからコールルーティング、コール転送、電話会議まで、現代の電話システムは、企業が顧客、パートナー、そして自分の壁の中でやり取りする方法を変革しました。

しかし多くの中小企業にとって、社内電話システムの価格は法外なものでした。機器自体（電話を含む）を除いて、システムの管理、トラブルシューティング、および保守のコストは高かった。

しかし、1990年代後半には、新しい解決策が登場しました。それは、仮想電話サービスです。クラウドで使用するオンラインアプリケーションと同じように、これらのサービスはすべてのハードウェア、管理、およびメンテナンスのコストを負担し、それらを多数のビジネスに分散させることによって、より少ない費用でより多くの機能を得ることを可能にしました。さらに、仮想電話サービスを使用する企業は、壁に接続されているかモバイルに接続されているかにかかわらず、既存の電話デバイスを使用できます。

結果？スモールビジネスは、今でははるかに低い価格で堅牢なビジネス電話サービスにアクセスすることができました。

仮想電話サービスはあなたのビジネスを助けることができる16の方法

それらが導入されて以来、仮想電話サービスは継続的にサービス提供を拡大してきました。あなたが利用可能なものの幅を把握するのを助けるために、下記の最も一般的な、そしていくつかの珍しい機能をチェックしてください。

仮想電話サービスの共通機能

仮想電話サービスが提供する最も一般的な機能の例を次に示します。

電話番号 - 1つのメイン番号をアドバタイズするか、必要なだけローカルの直通電話番号と虚栄心番号800を作成します（警告：番号が多いほどコストが高くなる可能性があります）。通常、使用する発信者IDを設定して、電話をかけている人に会社の名前が表示されるようにすることができます。
バーチャル受付およびセルフサービスメニュー - プロのあいさつで発信者に挨拶してから、途中でそれらを送信したり、内線や住所、営業時間などのオプションを含むメニューを提供します。
保留音楽 - あなたもあなた自身を選ぶことができます！
通話ルーティング - あなたがその場で変更することができる自動化ルールであなたの発信者が適切な人に連絡するのを助けます。グループキューや同時呼び出しなどの機能を使用して誰が通話を受けるかを決定し、すべての通話をモバイルデバイスに転送する「フォローミー」機能を使用して通話を転送します。重要度の低い電話はボイスメールに送信されますが、重要度の高い電話はユーザーに送信されるようにスクリーニングルールを設定することもできます。
その他の電話機能 - ほとんどの仮想電話サービスでは、通話転送、コールパーキング、発信者番号通知、キャッチホンが提供されています。発信者にアナウンスする人もいて（つまり、発信者に名前を言ってそれを録音してから、通話を受け入れる前に再生してもらうように要求する）、通話をブロックすることさえあります。
電話するにはクリック - あなたの顧客がウェブサイトのボタンをクリックしてあなたに電話をかけてみましょう。
電話会議 - それはあなたが仕事をやり遂げるオンラインパーティーのようなものです。
ファックス - ファックスを受信し、それらをEメールで配信します。
ボイスメール - ボイスメールを受信する単純な機能よりも大きいと思います。多くのバーチャル電話サービスはあなたのボイスメールの記録をあなたがすぐにそれらを再生できるあなたのEメールアドレスに転送するでしょう。
アカウント管理 - 使いやすいオンラインダッシュボードで電話システムを変更、管理、監視します。管理する複雑なシステムや対処するハードウェアがありません。

仮想電話サービスの珍しい機能

ライブアテンダント - 生きている人にあなたの会社の電話に応答させる以外に何も良いことはありません。仮想電話サービスの中には、受付係を雇うことなくその経験を提供できるものもあります。
ボイスメールの書き起こし - 各ボイスメールの録音を電子メールで配信してもらうのは良いことですが、会議中にボイスメールを聞くことはできません。テキストでのあなたのメッセージである、転写されたボイスメールが本当に役に立ちます。
フリップを呼び出す - 通話中にオフィスを離れる必要がありますか。あなたが外出先で話し続けることができるようにコールフリップはあなたがあなたのモバイルデバイスに電話を転送することを可能にします。
Webおよびビデオ会議 - 仮想電話サービスの中には、必要に応じてWeb会議やビデオ会議を開催する機能を提供するものがあります。
統合 - よく使うアプリケーションと仮想電話サービスを統合することで、効率的なプロセスを設定できます。たとえば、RingCentralを使用すると、着信Faxを特定のBoxフォルダに送信し、Zendeskカスタマーサービスソリューション内から「クリック通話」を有効にできます。
通話録音 - 合法的または訓練的な目的で通話を録音する必要がある場合は、一部の仮想電話サービスでその機能が提供されています。

ボイスオーバーIP（VOIP）の決定

仮想電話サービスは、次の2つの方法のいずれかで提供できます。

自宅や携帯電話と同じ回線を使用するPBX（構内交換機）を利用した従来の電話サービス。または
VoIP、インターネット経由で通話を転送する方法。

VoIPは多くの場合より安価ですが、そのアプローチを利用する仮想電話サービスを選択する前に考慮すべき2つの重要な事実があります。

信頼性 - VoIPは、安定した強力なインターネット接続を必要とします。それが利用できない場合、あなたは文字化けして落ちた電話を見ているでしょう。
緊急サービス - 緊急サービスは、PBXを利用する従来の電話サービスと完全に統合されていますが、VoIPサービスとは統合されていません。つまり、911のようなサービスではVoIP通話を追跡できません。これは、困ったことがある場合には厳しい制限です。この問題は解決されていますが、それでもまだ深刻な問題です。

仮想電話サービス一覧

お客様の要件と予算に合った仮想電話サービスを見つけやすくするために、下記のリストをまとめてご利用ください。

注：機能や価格はサービスによって大きく異なりますので、必ず調査してください。

結論

いくつかの点で、多くの中小企業の所有者は彼ら自身が仮想電話サービスを考えているのを見つけるでしょう。

ソリューションの検索を推進するのは、常にビジネスの規模ではありませんが、これらのソリューションが提供する便利さと「ビジネスのように見える」機能です。

見始める前に、上記の機能をよく理解してから、仮想電話サービスのリストを使って検索を開始してください。

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