退屈な仕事の集まりほど悪いことは何もありません。毎日、米国だけで約2500万の会議があります。これらの会議を円滑に進めるために、中間管理職はオフィスでの滞在時間の約35％をあきらめる傾向がありますが、上級管理職の誰かが会議で1日の半分近くを失う可能性があります。
これらの会議のすべてが素晴らしいアイデアを生み出しているならば、これらの非常に時間のかかる約束は完全に価値があるでしょうが、会議の推定67パーセントは一般的に償却として分類されます - 失われた生産性で年間370億ドル以上を浪費します。
$config[code] not foundそれを念頭に置いて、それは無意味な会議を試して削減することが理にかなっています。会社の運営方法を改善するための新年の決議がない中小企業の所有者であれば、仕事の週から退屈な会議を削除することが士気を高め、一気に2017年から始めるのに最適な方法かもしれません。
会議に費やす時間を減らす方法
あなたが始めるのを手助けするために、ここにあなたの2017年の会議の全てを排除または促進する15の方法があります：
議題を持ち込む
どの会議でも最大の時間の浪費の1つは、目的の欠如です。物事を適切なペースで進めていくためには、会議をできるだけ早く人に案内する詳細な議題があることを確認してください。
外に持っていく
小規模なチームでチェックインする場合は、人格を引き付けて人々と話をさせるための最善の方法の1つは、会議を外で開催することです。ほんの少し新鮮な空気と日差しが同僚を目覚めさせ、血を流させるだけでなく、創造的思考を刺激するでしょう。環境の変化は、ほとんどの場合、労働者の考え方や共同作業の仕方に変化をもたらします。
起きて動く
会議の時間を短縮する1つの方法は、みんなの足を伸ばして移動することです。会議から椅子を削除することで、労働者は一般的に重要なことを何でも話すようになり、時間の浪費的なトピックを別の時間に提出する傾向があります。あなたが本当に切迫感を植え付けたいと思っていて、あなたがそのスペースを手に入れたのなら、その動きについて話すようスタッフに説得してください。
おやつを持参
昼食会は退屈で一日中の仕事であることで悪い評判を得ます。しかし、テーブルの周りにスタッフを配置することは、実際に彼らがお互いに公然と話すことを奨励するための最良の方法の1つです。食べ物は人々を集める傾向があり、常に人々の話を聞きます - したがって、会議がぎこちない沈黙でいっぱいになる傾向がある場合は、少しピザ（または少し健康的なもの）で労働者を魅了してみてください。
時間を守る
クイックチェックインを恐ろしい2時間の会議に変えるには、通常、1人の長い中間マネージャと3人のばかな質問だけが必要です。会議中にチームメンバーや役員を任命する最善の方法の1つは、ストップウォッチをつかみ、15分に設定して、時間切れになったら会議が終了したことを全員に知らせることです。物事をより簡潔に説明することを学ぶのを助けるだけでなく、労働者はいつ彼らがそれに戻ることができるかを知ることができるのを認めるでしょう。
それを分解する
あなたが本当に4時間の会議から逃れることができないならば、あなたがそれを別々の章に分割することができればそれは人生をずっと容易にし、もっと楽しいものにするでしょう。会議の開始時に、一口サイズのかたまりで会議に取り組むことを同僚に知らせます。各チャンクを使用して1つのグループの問題に対処し、各問題に対処した後に中断して他のチームとチェックインし、新鮮な空気を取り戻して再グループ化します。
PowerPointの使用を中止
2017年になっても、PowerPointはまだビジネスと同義語です。経費報告書や売り上げ高からマーケティングの最新情報まで、私たちはPowerPointを使用しています。それは信じられないほど便利かもしれませんが、少し疲れていることを否定することはできません。会議室にシャッフルしてラインマネージャが30スライドのプレゼンテーションをロードするのを見ることよりも悪いことは何もありません。したがって、同僚を目覚めさせたい場合は、ライトを点灯したまま口頭で話します。それは誰もが目を覚まし、アイデアを流し続けます。
先を計画する
会議で最も時間を浪費する人の1つは、人々が提案や提案する問題を提示するのを待っていることです。厄介な沈黙をなくして全員をより早く部屋から退出させるには、会議が始まる前に、少なくとも1つのアイディアまたは会話ポイントですべての出席者がテーブルに来るように勧めます。
記録を押す
すばやく会議を通過しようとしている場合は、いくつかのアクションポイントが紛れ込んでしまうのは簡単です。あなたが誰もが部屋から出ようとしているとき、それはしばしばフォローアップの質問の負荷につながります、そして、時間の上の大きな浪費になることができます。質問を無視したい場合は、会議を電話に録音してから、退席後にすべての出席者に音声ファイルを送信することをお勧めします。このようにして、誰もが自分のしなければならないことと必要なときを知っています。
ポップコーン文
みんなが貢献していることを確認したいですか？それを小学校に持ち帰って、あなたのチームにポップコーンのことを少し考えさせる。文章を始め、それを輪にして持ち出し、各スタッフに自分の考えを知らせるために文章を完成させます。それは人々を関与させ続けるだけでなく、貢献するために労働者に箱の外で考えることを強いるでしょう。
証人台に立ちます
あなたのチームが一見単純なグループの意思決定をするのに何時間も浪費しているのをよく見かけたら、決断を下すために彼らの足を離れて文字通りスタンスを取ることを試みなさい。部屋の真ん中に線を引き、各作業者に自分の意見と一致する側に立つように依頼します。それから、それを急速な出発点として使用して、全員に彼らの選択を合理化し、前進させることを強制します。
みんなに仕事を
各会議ですばやく作業が行われるようにするもう1つの方法は、各会議出席者にその会議で実行する仕事を与えることです。たとえば、一人にメモを取ってもらい、一人には時間を取って、もう一人にはおやつを持っていってください。一人一人に自分の実行義務を与えることで、会議はより円滑に行われ、個人はより集中的になります。
仮想化
あなたはチームと会うためにオフィスと場所の間を移動する時間をかけていますか？場所から場所への実行をやめて、Skype、Googleハングアウト、FaceTimeなどのツールの使用を開始します。このようにして、従業員は自分のワークステーションを離れることなく、自分が何をしているのか、何をしなければならないのかという要点を知ることができます。
話すのをやめる
あまりにも多くの会議が無駄な独白であることが判明したと感じる場合は、おそらく会議が無用な独白であることが原因です。あなたが言う必要があることを言い、それから自分自身を切りそして他の人に彼らがどう思うか尋ねなさい。これにより、会議に費やす時間を減らすことができるだけでなく、他の人が自分の考えを表明して新しいアイデアを提案する機会も得られます。
試行錯誤
結局のところ、2つの会社は似ていません。自分の会議に適したものは他の会社には効果がない可能性があるため、自分とチームにとって最適な会議の種類を見つけるには、少し試行錯誤する必要があります。ただ、辛抱強く、会議をより早く、痛みを少なくするための完璧な方法を見つけることに集中することを忘れないでください。
Shutterstockによる会議写真
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