ドキュメントマネージャの役割

ドキュメントマネージャはITスタッフの一員であり、その目標は社内のドキュメントのワークフロー全体を整理、更新、および改善することです。大手不動産会社、法律サービス、資金調達、ヘルスケア、保険などの特定の業界では、規模に関係なくドキュメントマネージャを手にする可能性がありますが、企業がドキュメントマネージャの最大の雇用主です。ほとんどのドキュメント管理職には、最低1〜3年の経験が必要です。ただし、専門の訓練を受けた最近の大学卒業生は、その地位に直接移動することができます。文書管理システムや顧客関係管理プログラムなどの特定のソフトウェアの習熟度は、職務に不可欠です。文書管理者には、アクセシビリティの向上、文書のアーカイブ化、情報の更新、トレーサビリティの記録、および文書の取得の5つの主な職務があります。

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アクセシビリティを向上させる

従業員は、仕事を完了するためにカバーレター、マーケティング資料、チュートリアル、およびクライアント情報などの文書にアクセスする必要があります。従来、従業員は将来のアクセスのためにこれらのファイルを直接ハードドライブに保存していましたが、ファイルが古くなるという固有のリスクがあります。さらに、従業員は自分がダウンロードしたことがない文書を探すためにハードドライブを探すのに貴重な時間を浪費する可能性があります。文書管理システムは、これらすべての問題を解決します。それはすべての文書が保存される焦点を作成します。さらに、それらの同じ文書をWebサイトを通じてスタッフやクライアントと共有することができます。ほとんどの文書管理システムは簡単にウェブサイトに出力することができます。利点は、インターネットに接続している人なら誰でもアクセスでき、表示するために追加のソフトウェアやインストールを必要としないことです（ユーザー名とパスワードが必要な場合もありますが、指定できます）。

文書のアーカイブ

IRSは、口座が閉鎖されてから5年間、金融機関に顧客に関連する文書を保管することを要求しています。法務省は、法律事務所にさらに長い時間枠を必要とします。これは、それらすべてのファイルがどこかに行く必要があることを意味します。ドキュメントマネージャは通常、ドキュメントを年代順にアーカイブしますが、保存する情報の量によってはアルファベット順を好む人もいます。ペーパーレスオフィスの場合は、文書を（2か所で）バックアップしてからサーバーから削除します。

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文書を更新する

組織の規模によっては、文章作成スキルがドキュメントマネージャの役割にとって重要な要素となる場合があります。カバーレター、テンプレート、およびチュートリアルでは、関連性を維持するために継続的な更新が必要です。さらに、プライバシーに関する声明、空白の契約書、および技術文書には、1年に1回程度の微調整が加えられています。ドキュメントマネージャが個人的にこれらの変更を行うかどうかにかかわらず、全員が最新のバージョンを使用していることを確認するのは彼の責任です。これを行う最も簡単な方法は、文書管理システムを使用することです。

トレーサビリティの記録

文書は変更されますが、誰が何を変更したのかを知ることは文書マネージャーの責任です。トレーサビリティは、ほとんどの文書管理ソフトウェアの標準機能です。ただし、ドキュメントマネージャは、すべてのドキュメントを読み取り専用にし、要求された変更が受信されたときにそれをログに記録することで、ソフトウェアなしでトレーサビリティを追跡できます。

文書を取得する

ドキュメントマネージャがすでにアーカイブされているアイテムを見つける必要がある場合があります。ほとんどの場合、これは監査、訴訟、および自然災害によるものです。これらはすべて過去の出来事の詳細な記録を必要とします。そのため、文書管理者はできる限り論理的かつ正確に資料をアーカイブする必要があります。このようにして、誰が最初にそれらを保管したかにかかわらず、どの文書マネージャーもそれらの必要なレコードにアクセスすることができます。自然災害への備えに関しては、オフィスサーバーのバックアップをオフィスの外のどこかに保存してください。可能であれば、サテライトオフィスなどの別の地域に保管してください。