給与がなぜあなたが外注するべきである1つの機能であるか

「…ある会社で、1人の従業員がすべての給与計算処理機能を実行していました。会社は先を見越した結果として機能を今アウトソーシングしている。彼らは、給与計算が処理されないリスクを減らす機能、会社の成長と雇用の増加に伴って必要となる給与管理責任の増加を見越して成長を管理する機能、およびペイカードなどの技術に追いつくことを選択しました。そして直接入金。」

理想的には、アウトソーシングは3つの主な目標を達成します。

• コアビジネスに集中するための時間とリソースが解放されます。
• それはあなたに給与をうまく実行するためのより多くの技術と専門知識へのアクセスを与えます。
• コストとリスクを軽減します。

これらの各利点をより詳細に調べ、その意味を説明しましょう。

1.あなたのコアビジネスにもっと集中する

給与計算は、売上を直接増加させない可能性がある重要な機能の1つです。しかしうまく行かなかった、それはあなたのビジネスを傷ついた世界に置くことができます。

そして何よりも、それは内部の時間と注意を中核的な活動から遠ざけることができます。

企業は、連邦政府から州、地方自治体まで、従業員に関するさまざまな法律を遵守する必要があります。それらに対処するには細部までかなりの時間と注意が必要です。

税申告や送金など、明らかな法的要件があります。従業員の給与から源泉税を徴収すること、および雇用者の税額を計算することに関する要件があります。場合によっては、電子出願要件があります。あなたは、いつ提出するかについても知る必要があります - 連邦、州および地方レベルで。

税金は、しかし、ほんの始まりです。

雇用主として、あなたは賃金法と時間法を理解する必要もあります。たとえば、小企業の動向に関する最近のインタビューで、Paychexの副社長であるAndy Childsは述べました。 Paychexは国内最大規模の給与計算サービスの1つで、60万近くの中小企業にサービスを提供しています。チャイルズ氏によると、賃金と時間のルールは非常に専門的なものになる可能性があります。

その場合、新入社員の報告要件があり、失業補償や労働者補償保険についての州の要件があるかもしれません。

チャイルドは、さらに大きな問題は 意外 時間の義務

「毎週給与計算を実行するために一定の時間を取っておくことができます。それからあなたはIRSからの通知の形で予想外の驚きを得る。 IRSがあなたに罰金を負っていることを知らせているだけではありません。今、あなたはあなたの記録を調べ、あなたが実際に違反行為を犯したかどうかを決定するために調査しなければなりません。突然、あなたは紛争解決に関わっている」とチャイルズ氏。

そして、それは中小企業のオーナーにとって都合の良いときには決して起こらない、と彼は付け加えた。

2.専門知識と技術へのアクセス

アウトソーシングするもう一つの理由は、専門知識と技術へのアクセスを得ることです。

雇用主は、全米で約10,000の連邦、州および地方の課税管轄権を扱う必要があります。ほとんどの中小企業はこれらの法域のそれぞれに準拠する必要はありませんが、それでも法律の複雑さを示しています。そして毎年、何百もの新しい法律や規制が制定されています。

大規模側（50人以上のフルタイム従業員以上）の中小企業にとって、手ごろな価格の医療法だけで、かなりの報告とコンプライアンスの要件が課されています。例を挙げると、ChildsはIRSフォーム1094-Cと1095-Cを指摘しました。これらの書式は、最低限必要な補償を提供する保険に加入する機会をフルタイムの従業員に提供したかどうかを雇用主に証明することを要求します。

「これらは完成するのに単純な形ではないでしょう」とチャールズは付け加えました。 （Paychexは、法律が複雑であるため、ヘルスケア改革義務のためのオンラインリソースセンターを設立しました。）

専門知識と同じくらい重要なのは新技術です。今日の雇用者はより効率的に運営するために技術に頼っています。事業が成長するにつれて、雇用主はより多くの従業員記録を保持し、またより多くの報告を必要としています。技術の欠如はビジネスの成長のためのスケーリングに対する障害になります。

従業員も技術を期待しています。今日の従業員は、直接入金やオンラインでの給与情報へのセルフサービスアクセスなどのオプションを求めています。そのような選択肢を提供できない雇用主は、競争上不利になる可能性があります。

それに加えて、モバイルデバイスの使用が急増していることから、新たなレベルのテクノロジの期待が高まっています。給与計算に関しては、モバイルの利用はまだ始まったばかりですが、「Paychexでは急速に成長しています」とChilds氏は述べています。

雇用者はモバイル機器を使って特定のレポートを見たり、給与計算日に銀行でどれだけのお金を持っている必要があるかなどの情報を調べたりしている、と彼は述べた。従業員も自分の記録をチェックするためにモバイルアプリを使用し始めています。

チャイルドは、給与のモバイル利用が増え続けると予想しています。これは、事業主や管理者が会社を辞めるのを自由にできるからです。

「Paychexのモバイル給与計算アプリケーションを使用すると、ビーチからほとんど何でもすることができます。

3.コストとリスクを減らす

外部委託給与もコスト削減とリスクの制限に役立ちます。 Childs氏によると、従業員の勤務時間と正確な勤怠記録との間に差があるため、企業は従業員に対して平均で約4％の支払いを行っています。

「より正確な時間と出席記録管理ソリューションを持つだけで、経費を節約できます」と彼は付け加えました。 （Paychexにはここでコスト削減の計算機があります。）

そうすると、報告やその他の要件に違反した場合にペナルティが課される可能性があります。 IRSのデータによると、中小企業の40％が遅刻または不当な申告に対して年間845ドルの平均違約金を支払っている、とチャールズ氏は指摘した。

今日、1人の従業員ほどの規模の小さい企業向けのアウトソーシングソリューションがあります、とチャイルズ氏は指摘します。ソリューションは手頃な価格で、ニーズに応じて中小企業向けに月額50ドル未満で始められます。

優れた給与プロバイダは、自分でできることを超えた機能を提供します。以前にアウトソーシングされたソリューションを検討したことがない場合は、今年をあなたが切り替える年にしてください。それはあなたが所有者としてあなたに安心を与え、そしてあなたの会社で時間を自由に使えるようにします。

外注給与計算プロバイダを選択するためのヒント

アウトソーシングの給与計算を検討しているのであれば、 典型的な3点 どのような種類のプロバイダを選択するときにも注意が必要です。

• 価格
• サービス
• 評判

しかし、給与計算に関しては、考慮すべき点が他にもあります。

プロバイダのセキュリティと信頼性

給与計算プロバイダに、従業員の名前、住所、社会保障番号、銀行口座番号を知らせます。あなたはあなたに代わって提出するために委任状を与えています。

適切な管理が行われており、財務的に強いプロバイダーと連携してください。

そうでなければ、小規模な家族経営の給与支払いプロバイダーがクライアントから1,100万ドルを盗んだとして告発された後のサウスカロライナ州の企業のように、あなたの会社が窮地に立たされる可能性があります。

2014年、Employee Services Netの顧客は、給与計算プロバイダーが課税当局に送金するのではなく、贅沢な個人的なライフスタイルに資金を提供するために自分たちのお金を使ったことを知ってショックを受けました。これらのクライアント（すべての中小企業）は、IRSの行動に直面していました。どうして？最終的には雇用主は、給与計算プロバイダーが彼らから盗んだとしても責任を負うからです。 （IRSには、給与計算を外注する場合に会社を保護するためのヒントがあります。）

あなたのような実績のあるサービス提供企業

給与計算プロバイダーは、あなたの規模の企業にサービスを提供した実績がありますか。プロバイダはあなたの業界で経験がありますか？

補足サービス

福利厚生や人事サービスなど、ビジネスの成長に合わせて必要となる幅広いサービスを検討してください。給与計算会社はそれらを提供することができますか？

規制コンプライアンス機能

給与計算の提供者は、急増する法律、雇用、医療、税に関する法令についていくためのリソースを持っていますか。

技術

モバイル対応など、給与計算会社のテクノロジを評価します。給与計算会社は新技術に投資していますか？雇用者側と従業員側でのテクノロジの需要が高まるにつれて、テクノロジに遅れずについていくことができますか？

会計士インターフェース

あなたの会計士は、和解と納税申告のためにあなたの給与と関連記録に簡単にアクセスすることができますか？

Shutterstockによる給与計算イメージ