これがおなじみのようですか。大規模な会議に出席する、または電話会議に参加するには、全員が必要です。つまり、全員が数時間かけて自分のデスクから離れることになります。会議は重要ですが、会議が中断する作業も重要です。
仕事で両方のニーズに対処できる方法があります。効率の向上、自動化、そしてテクノロジーの活用により、生産を順調に維持しながら会議を開催する方法のヒントを以下に示します。
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- 内部プロセスを見直してください。 あなたはあなたがせずに行うことができますあなたの毎日のルーチンの一部であるいくつかのタスクがあるかもしれません。それらが何であるかがわかったら、重要ではないタスクから重要なタスクを切り離すことができます。
- 委任 プロジェクトを合理化するために何ができるかについて、必ずチームと連絡を取ってください。自分ができること、そして何が強化を必要とするのかを知ってください。
- 休憩を取る。 これは矛盾するように思えるかもしれません、しかし時々あなたは働き続けるために仕事をやめる必要があります。 Forbes氏は、次のように述べています。「座りがちなときは、血流中の脂肪を分解してエネルギーに変換する酵素リポタンパク質リパーゼ（LPL）が大幅に低下し、脂肪細胞が形成されます。要するに、運動の欠如はエネルギーの減少に等しい。」
- 昼食の周りに一日を計画しましょう。 私たちの多くは午前中はより鋭いので、深い分析と思考を必要とする仕事のためにその時間を使ってください。あなたが座るとすぐにレポートとクランチ番号を書きなさい。昼食後、給油したときは、会議や電話会議など、対話をしたりアイデアを共有したりする必要があることに集中します。
- リストを作る。 あなたがする必要があるすべてを優先順位とそれがかかる時間の順に並べてください。各タスクを確認しながら、どの時間帯が最も生産的であるかを知ることができます。
オートメーション
- ソーシャルメディアタスクを自動化します。 Hootsuiteはおそらく最も有名ですが、他にも多くのソーシャルメディアアプリやツールがあります。たとえば、Bufferを使用すると、特定のパターンに従って投稿をスケジュールできます。したがって、平日の午前10時にポストしたい場合は、Bufferを使用すると効果的です。別のプラットフォームDlvr.itを使用すると、自分のサイトをFacebook、Twitter、およびLinkedInと同期させることができます。
- 一般的に使用される文書用のテンプレートを作成します。 毎週同じ種類の請求書または手紙を送ります。あなたはこれのためのテンプレートを作成することによって時間を節約することができますそしてそれからちょうど適切な名前、日付と数を記入する必要があります。
- クラウドでオンラインカレンダーを使用してそれらを共有します。 会議に座っていると時間がかかることがありますが、会議をスケジュールすることもできます。同僚やクライアントに、自分が何をしているのか、いつ実行したらよいのかを知らせることで、やり取りややり取りの手間を省くことができます。
- 顧客のフォローアップと同様の作業を自動化します。 内部プロセスを確認したところ、30分以内に自動化できる時間の浪費的なタスクが繰り返し発生することがあります。
- 同じ応答時間を繰り返し要求するEメールに対して、「定型」Eメール応答を作成します。 こうすれば、返信するたびに同じメールアドレスを入力する必要がなくなります。あるいは、同じ質問を何度も聞かれる場合は、よくある質問のページまたは文書を作成してオンラインで公開するか、同僚に提供してください。そうすれば、答えがすぐに手に入り、コミュニケーション要件が減ります。
技術
- チェックリストをクラウドに配置して、持ち運びして共有できるようにする。 Forgettでは、それらを共有したり、非公開にしたりすることができます。さらに、アニメーションGIFを追加することもできます。また、Checkliには同じ機能がたくさんあり、リストのPDF版を作成することができます。
- マクロ（別名ショートカット）に慣れてください。 Microsoft Wordなどのプログラムには、ユーザーが日常的な作業を自動的に実行できるようにする組み込み機能としてのマクロがあります。作成やカスタマイズは簡単です。いくつかは十分に簡単です。 イタリック体 ）あなたがそれらのハンドルを手に入れたら、あなたが書いている時間を節約するでしょう。 Microsoft Word用のマクロ作成の詳細については、Microsoft Officeのサポートページを参照してください。この記事の趣旨で、この情報を文書として保存し、同僚やスタッフと共有して、彼らがニーズを効率化できるようにします。
- Word、Excel、またはPowerPointでテンプレートを作成する方法を学びたい場合は、Officeが何を言っているのかを確認することが最善の策です。. また、この記事はチームのコラボレーションに焦点を当てているので便利です。
- 会計ソフトウェアを使用して、請求書発行および請求処理の作業を合理化します。 同じサービスに対して毎月同じ金額が請求されるクライアントに対して請求書を手動で生成する必要はありません。
- メールの受信トレイにあるラベル、フォルダ、タグを利用してください。 これはアイテムのソートと整理に役立ちます。さらに重要なことには、メッセージの迅速な取得に役立ちます。
会議では重要なことが起こります。会議に参加するのは、行方不明になることを心配するのはお勧めできません。会議の開催方法に関するこれらのヒントのいくつかをたどることで、役員会議室でより大きな仕事に集中するために、オフィスの周りのいくつかの小さな仕事を減らすことができます。
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