オフィスを円滑に運営するためには、組織化された状態を維持することが不可欠です。エグゼクティブアシスタントとして、あなたはしばしばオフィスを効率的に保つことを求められます、そしてあなたが準備ができていなければ、物事は多忙になることがあります。あなたは、毎日、毎週、そして毎月、タスクを実行するよう求められています。組織がなければ、混乱して重要な期限を忘れるのは簡単です。
やることエリア
付箋紙や紙をいたるところに置かずに、机の一部を「やること」エリアとして指定します。机の上の箱やフォルダにアイテムを置き、一日を通して定期的にチェックします。タスクが完了したら、机から「完了フォルダ」またはファイリングボックスにアイテムを取り出します。毎日の始めに、その日のタスクの完全なリストを作り、それを「to-do」フォルダーに入れてください。完了したらタスクをスクラッチオフにします。タスクがあなたにやってくるときに追加し、一日の終わりにすべてが完了していることを確認してください。
$config[code] not found日数を設定
毎週のタスクの日数を指定します。 OfficePRO MagazineのVictoria Moran氏は、次のように述べています。たとえば、水曜日をシュレッドの日として選択し、シュレッディングが必要な書類はそれができるまで箱に入れます。または、金曜日に小額の現金を集計します。これは日常の活動にも役立ちます。 Moranは、1日の特定の時間に音声と電子メールを返すことを提案しています。 （REF1）そうすれば、日中頻繁にしていることをやめる必要はありません。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたカラーコーディング
色分けを使用すると、何をいつ実行する必要があるかを整理するのに役立ちます。 Admin SecretsのJudith Allenは、次のように述べています。 （REF2）毎週タスクを赤のような1色に割り当てます。毎日のタスクを青、毎月のタスクを黄色などにします。タスクをコードフォルダに配置してからカレンダーを作成し、背後にある色付きの四角形で実行する必要があることをマークします。電子カレンダーでは、枠を作成できない場合は仕事の色で単語を入力します。
責任を共有する
責任を共有することは、組織を維持する上で不可欠な部分です。あなたはほとんどのタスクが委任されている人物なので難しいように思えるかもしれませんが、それは可能です。時々、あなたの仕事の適時性はあなたの上司と同僚の行動に左右される。バランス帳を担当している場合は、同僚にスタブを提出する期限を与えます。また、彼らが本から取る各小切手をサインアウトしてもらう。上司が旅行をしている場合は、彼に書き留めてもらうか、何をする必要があるかのチェックリストを渡してもらいます。次に、リストのコピーを渡して、両方が同じページにあることを確認します。また、同僚に特別なフォルダを指定して、すべての小額の現金領収書を1つのフォルダにまとめます。そのようにすれば、引き出しを調整する時が来たときに誰かを探し回る必要がなくなります。
