記憶に残る出来事はただ起こりません。イベントを企画し開催するには計画が必要です。会議、セミナー、顧客評価日のいずれであろうと、計画するのに3週間か1年全体であろうと、あなたのイベントの成功は詳細にあります。毎年恒例の中小企業インフルエンサー賞の主催者の中には、中小企業のイベント企画のための42のヒントをエキスパートから集めました。
$config[code] not foundスモールビジネスイベントプランニング：最初にすべきこと
1.ターゲットオーディエンスを決定します。 あなたが他の何かをする前に - 最初のステップはあなたのターゲットオーディエンスが誰であるかを明確に定義することです。これより、フォーマット、コンテンツ、価格、場所などの点で他のすべての決定が適切に適用されます。この構造化されたアプローチは、特定の目標の達成に焦点を当て続けることに役立ちます。
2.詳細の一覧を作成します - 照明や公共交通機関を含むすべてのもの、内容および軽食まで。 あなたがイベントを開くことにしたとき、すべてが重要です。プログラムの内容や照明から交通機関や駐車場まで、すべてが重要です。そしてあなたの聴衆はあなたと…あなたのブランドにすべてを帰します。リストを作ることはあなたが物事を見落とさないことを確実にするでしょう。
3.イベントを開催するための明確な事業目的を持っています。 成功するイベントの計画を立てる前に、最初になぜそれをしているのかを明確にしてください。それ以降のすべての決定があなたの主な目標をサポートするはずです。リードジェネレーションですか？あなたの会社や特定の製品に対する意識を高めるためのものですか？顧客ロイヤルティを高めることですか？それとも単にお金を稼ぎたいのですか？また、チームが目的に気付いていることを確認してください。そうすれば、「スコープクリープ」を起こすことはありません。
4.スケジュールを立てるときは、他の業界イベントにも注意してください。 カレンダーを確認してください。イベントを祝日や人気のある休暇時間にスケジュールしないようにしてください。ターゲット参加者が予定している他のイベントをチェックすることも同様に重要です。
5.サイズ、場所、その他の細部の変更にも柔軟に対応します。 イベントの計画プロセスに入ると、イベントの規模、場所、および当初想定していた以外のさまざまな方法でイベントが変わることがあります。最初からすべての作業を行っている理由を見失わない限り、これは自然で完璧です。いくらかの柔軟性が必要です。
あなたの限界を知っています。 私たちは皆、目標が素晴らしいライブイベントを開催することであることを知っています。そのためには、現実的にできることとできないこと、つまり予算であろうと時間的にであろうと、を意識しなければなりません。 1週間のうちにライブイベントを開催する場合は、もっと親密な関係を築くことを計画してください。大規模なイベントの場合は、数か月前に準備してください。予算が小さい場合は、創造性と多くの日曜大工の仕事とを相殺する必要があります。
7.スマート目標を作成します。 常に戦略から始めましょう。他のビジネスを築くのと同じように、素晴らしいイベントは、強力で思慮深い測定可能な戦略から始まります。ライブイベントはあなたのブランドを共有し、あなたのターゲットマーケットとつながり、あなたの製品についてのフィードバックを得るための素晴らしい方法です（そしてもっと！）が、あなたが達成しようとしていることを知る必要があります。 SMARTの目標を守り、何を目指しているのかを概説してください。それからあなたがこれらの目標を達成することに沿って進むことを確認してください。
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予算：イベントの支払い方法
8.イベントのための「資金調達計画」を作成し、その数を見積もります。 あなたがそのイベントの支払い方法を知っていますか。ほとんどのイベントは、スポンサーシップ、チケット販売、社内のマーケティング予算、またはこれら3つの組み合わせによって賄われています。イベントの予算を立てるときは、各地域から実際にどれだけの資金を調達できるかを見積もる必要があります。会場を予約したり契約に署名したりする前に、まずスポンサーに署名するか、事前のチケットを販売して、自分のアイデアに十分な関心があることを確認してから資金を調達することをお勧めします。
9.経費予算を作成し、「現物」のスポンサー寄付を通じてお金を節約します。 イベントは、平均的な中小企業の経営者が考えるよりも多くの費用がかかる傾向があります - 主に会場と食べ物と飲み物に関して。あなたが同様に必要とするすべての許可とライセンスを値段で付けることを忘れないでください。すべての費用の包括的なリストを作成してから、スポンサーが何かを「現物で」提供する役割を果たすことができると考える分野を強調してください。あなたのイベントを主催するパートナー、より多くのあなたが節約することができます。
10.イベントのために資金を調達するための新しいオプションとしてクラウドファンディングを検討します。 初めてイベントを開催する場合は、クラウドファンディングプラットフォームを使用してリスクを軽減してください。これらのプラットフォームであなたのイベントを公開することによって、出席者はイベントが起こるためにチケットのために誓約する必要があるでしょう。必要な出席者の最小数が満たされていない場合、イベントは開催されません。
マーケティング：人々を参加させる
11.詳細なマーケティング計画が必要です。 イベントのマーケティング計画を立てる。あなたがより組織的になればなるほど、あなたのイベントはよりプロフェッショナルになります。
あなたの努力に疲れないようにしてください。そうしないとあなたのイベントは失敗するでしょう。 一人であなたのイベントに参加したくないのであれば…それから市場、市場、市場、市場…そしてそれ以上の市場で。
13.人々が現れる理由を明確にします。 参加者にとっての魅力は何ですか？ターゲットの参加者を迎えるイベントで何をしているのかを定義する必要があります。消費者製品の場合、それは娯楽および製品のデモと景品を扱う当事者かもしれません。ビジネスマンにとっては、教育的なコンテンツや、エキサイティングで有名なエキスパートスピーカーなどが考えられます。それが何であれ、なぜこの特定のオーディエンスに騒ぎ立てて欲しいのかという理由で関係を失うことはありません。
14.ターゲット市場に参加すべき理由を書面で説明します。メリットが明白であるとは思わないでください。 イベントを宣伝する際には、ターゲットマーケットに何を学ぶのか、誰に会うのか、そしてなぜそこにいるべきなのかを伝えてください。あなたの友達が自分の友達に話すとは思わないでください。あなたがスピーカーを使用している場合、彼らが彼らの聴衆にイベントを宣伝できるように彼らに宣伝コピーを渡します。
15.メディアと話す方法を学びます。 ジャーナリストは非常に忙しくて常に締め切りにしています…彼らは売り込みを聞く時間がありません。情報が存在すること、そして将来の話のためにあなたがその分野のエキスパートであることを彼らに知らせてください。あなたが手を差し伸べるときにその情報を含めてください。
Twitterのハッシュタグを使う。 Twitterは、イベントを宣伝したり、イベントを取り巻くオンラインコミュニティ感覚を醸成したりするのに素晴らしいものです。早めにユニークなハッシュタグを設定してください。まずTwitterを検索して、まだ使用されていないことを確認します。ハッシュタグをイベントのWebサイトに貼り付け、そのサイトでツイートボタンを使用して共有している場合は、ハッシュタグをあらかじめ作成された言語に変換します。人々がツイートすると、Twitterでそのイベントが自動的に宣伝されます。
$config[code] not found17.メインのイベントを宣伝するためにオンラインのソーシャルプレイベントを利用する。イベントへの関心を高めるために、メインイベントの数週間前にGoogleハングアウトまたはTwitterチャットを開催してみてください。あなたのスピーカーを数人招待して、オンラインのソーシャルイベントに参加しましょう。スピーカーが何をカバーするかについてのディスカッションを行うか、または活動をハイライトすることによって、メインイベントで何が来るべきかのプレビューをしてください。それは予想を生み出します。
18.ソーシャルメディアネットワークで広告を購入する。 ソーシャルネットワークで広告を購入することは、小さな出来事によって見落とされがちです。ソーシャル広告プラットフォーム（特にFacebook、LinkedIn、Twitter）は、地理的な場所にいるターゲットユーザーにリーチするのに非常に役立つ可能性のある詳細なターゲット設定オプションを提供します。良いニュースは、大きな予算が必要とされず、チケットの売り上げを簡単に測定できることです。
19. YouTubeを使ってあなたのイベントを宣伝しましょう。 YouTubeは、Googleに次ぐ世界で2番目の検索エンジンです。以前のイベントからのビデオをアップロードしたり、スピーカーや出演者へのインタビューを行ったりすることは、参加予定者に購入をクリックするように説得するのに最適な方法です。ビデオは重要な視覚的手がかりを提供するため、意思決定プロセスに大きな影響を与えます。イベントでは、何が起こるのかわからないというリスクを常に感じます。ビデオはその緊張を緩和します。
20.素晴らしい低予算のプロモーションビデオを作成する。ポスターボード、ロイヤリティフリーのミュージッククリップ、そして優れたスマートフォンのビデオカメラを使ったちょっとしたクリエイティビティが、これから起こることを宣伝するのに役立つ楽しいビデオを作り出します。これは、中小企業のイベントを宣伝するための、予算の限られた予算でこれを実現した優れたビデオの例です。
21.地元のブロガーに参加してもらう。 ブロガーと賢くなりましょう。地元のブロガーがイベントに参加するように参加させることは、通常、イベントの前、最中、後に観客を増やすための素晴らしい戦略です。ブロガーは通常広い範囲を頼りにし、通常は伝統的なメディアのルールには従いません。
22. Meetupのようなイベント登録プラットフォームを活用しましょう。 既存のプラットフォームを使用してください。これが初めてのイベント開催で、それを宣伝するスキルがない場合は、Meetup.comをご覧ください。オンラインでイベントを管理するためのスイートを提供する以外に、Meetupはお住まいの地域の関連する聴衆のための素晴らしい紹介者です。それはまたあなたが不慣れであるなら特に便利である登録とRSVP管理能力を特徴とします。
23.オンライン登録を利用する。 人々を怖がらせるためのより簡単な方法は、アナログ登録をすることです（ファックス、銀行為替手形またはドアのみ）。できるだけ早く多くの出席者を確保するためにオンライン登録を提供してください。これはすぐに人数を予測し予算を解放するのに役立ちます。
あなたのグループに対応しているサイトに掲載される。 誰が参加したいのかを知ったら、次のステップは自分の前に自分を置くことです。イベントを全国的にリストアップすることを専門とするWebサイト（例：Meetup、Lanyrd）があるので、そこから始めて、リストに載せるのに最も適した研究を行ってください。
25.あなたを促進するために地元のパートナーにインセンティブを与える。 関連メディアに送られたプレスリリースはニュースの話題を生み出す手助けとなるでしょう。あなたはメディアとして（オンラインとオフラインの）パートナーとして参加するのを見ることができます。彼らはそれを公表することと引き換えにあなたのイベントで露出を得ます。そのレベルで参加したくない場合は、読者がチケットを獲得するためのコンテストを開催するというアイデアを持って彼らにアプローチしてください。
あなたのスピーカーで彼らのフォロワーに宣伝することを簡単にしなさい。 専門家や講演者が参加している場合は、参加をソーシャルメディアのフォロワーや電子メールの購読者に宣伝するように促します。
早い鳥の刺激を与えなさい。 安い料金で早めのチケットを購入するのを待つのを忘れずに今すぐ行動するインセンティブを与えることで早めの申し込みをするのに最適な方法です。
チーム：誰が助けに行きますか？
責任を委任する。 事業の規模に関係なく、常に責任を委任するようにしてください。 1人の担当者がすべての詳細を担当しているだけではうまくいきません。可能なときはいつでも、人々が彼らが最も楽しむ分野の支配権を握るようにしなさい。例えば、あなたの会社の食堂がケータリングの詳細を処理するようにしましょう。誰かが自分の責任をより楽しんでいるほど、彼らは成功してそれらを実行する可能性が高くなります。
29.フォローアップ - そしてもう一度フォローアップ。 早く、頻繁にチェックインしてください。誰もマイクロ管理されることを望んでいませんが、従業員とベンダーが彼らのイベントの義務を順調に進んでいることを確認してください。あなたが時々更新を期待していることを他の人が知っている限り、電話をかけたりメールを送ったりしたときに欲求不満になる可能性は低くなります。
30.スポンサーはロイヤリティです - 彼らがそれのように感じていることを確認してください。 スポンサーがいる場合 - 彼らを王のように扱いなさい。彼らはあなたのイベントに資金を提供し、あなたがそれを実行できるようにします（それがあなたのビジネスモデルであるならば）。イベントの前に、彼らがスポンサーとして何を得るのかをはっきりさせてください。
31.スポンサーにとっては、投票率を常に過小評価する。 100人の参加者が集まると思われる場合は、スポンサーシップのピッチを低い見積もりに基づいて決定してください。 - これがあなたの最初の出来事であるなら特にそうです。がっかりするよりもスポンサーに心からの驚きを与える方が良いです。
32.彼らがどう思うかを人々に尋ね、そして良いか悪いかについてのフィードバックの準備をしなさい。 批評を求めなさい。あなたが半分まともな仕事をしたならば、あなたはたくさんの称賛を得るでしょう。感謝しますが、それからCRITIQUEを要求し、それの準備ができています。
33.熟練したソーシャルメディアチームにあなたのイベントを紹介してもらう。ソーシャルメディアチームを忘れないでください。すべてのイベントや業界にとって必須というわけではありませんが、ますます多くのイベントが、視聴者のバイラルパワーを活用することに焦点を当てています。あなたのオーディエンスがツイート、Facebook、Instagramで写真を撮っている場合 - あなたは同じことをするべきであり、あなたは実行するために訓練されたチームが必要になるでしょう。
34.あなたのニッチに奉仕し、参加しても構わないと思っているベンダーを探しましょう。。あなたが働くことができる最も良いベンダーは、中小企業文化に精通している人々です。中小企業で頻繁に仕事をしているベンダー、または自分の役割よりも大きなレベルで関わってくるベンダーを探してください。
イベントデー：それをやってのける
35.期待値を慎重に設定してから、配信します。 観客が素晴らしい（良くない）経験を持っていることを確認してください。そしてあなたは彼らが彼らが出席することから期待したことを彼らに与えること。
36.態度は伝染性です。 大部分のあなたのゲストはイベントの間あなたの態度と力学を演じるでしょう。例によって導き、楽しい時間を過ごしてください。
37.群衆反応をバロメーターにしましょう。イベント中に観客を読みます。人々に自分たちのしていることを尋ねる。物事がうまくいっているのであれば、そうでなければ、わかります。
常に自分自身に尋ねる：これは参加者にとってどのような意味がありますか？ 80％を超える視聴者に関連するコンテンツを提供していることを確認してください。観客は、ビジネスとキャリアを向上させるために、具体的な戦術を駆け抜けなければなりません…そして話者のエネルギーを感じなければなりません。あなたのビジネスについて、そしてあなたが何をしているのか - 彼らが必要としているものを観客に提供せずに - 話すことは、すべての人にとって時間とお金の浪費です。
39.儀式のマスターまたは演説者として - 練習。 あなたはあなたのビジネスを知っていますが、あなたがプレゼンテーションをする方法を知っていると仮定しないでください。プレゼンテーションを行い、質問に答え、聴衆の困難で対決的なメンバーを扱う練習をします。準備ができれば良いほど良いのです。
$config[code] not found40.ベストを尽くします。その部分を見てください…快適ではあるがファッションを先に進めてください。あなたが会計士または弁護士であっても、あなたの最も特徴的なスーツまたはネクタイを選んでください。人々はあなたが自分自身の肌にどれほど快適であるかを覚えています。
コンティンジェンシー計画：問題が発生した場合の対処方法
41.イベントを想像しながら、一歩一歩、2列のリストを作りましょう。1列で何がうまくいかなかったのか、そして2列目であなたの緊急時対応計画。 予想外の事態に備えてください。おそらくサウンドシステムは失敗します。多分あなたの基調講演発表者が保釈する。対処して先へ進むことができますか？
42.ギャップを埋めるために手を貸す準備をする。前もって計画を立てることは成功のための素晴らしい方法ですが、それだけでは不十分です。予想外のことが常に起こります。したがって、それは状況を緩和するために少し余分な肘のグリースを入れることを支払う。これは、ケータリングの手配、印刷要件、宿泊施設、天気予報、娯楽などに適用されます。
上記のスモールビジネスイベントプランニングのヒントに貢献しているエキスパートの多大なる感謝：
- Matt Telfer、Heart InternetのマーケティングマネージャでMarketing Nerdのブロガー ヒント1、24、25、26、27
- Doubet Consultingのマネージングディレクター、Beth Silver ヒント2、11、14、15、38、39、40
- Laura Leites、イベントプランナー兼オーナー、L2イベントプロダクション ヒント3、4、5、8、13、31
- Joy Go、インターネットマーケティングおよびアフィリエイトプログラムマネージャ、Day 2 Day Printing ヒント6、28、29、36、42
- Liz King、最高イベントスペシャリスト、CEO、Liz Kingイベント ヒント7、9、33、34
- Julius Solaris、イベント業界の講演者、およびEvent Manager Blogの編集者 ヒント10、18、19、21、22、23
- Ramon Ray、スモールビズテクノロジーのテクノロジーエバンジェリストおよび編集者 ヒント12、30、32、35、37、41
- 中小企業動向の創設者兼CEO、アニタ・キャンベル氏 ヒント16、17、20
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