効果的な会議は企業に真の価値をもたらします。彼らはアイデアを生み出し、方向性を与え、絆を強め、そして活力を取り戻します。同時に、企業は無限のリソースに専念することはできません。重要なのは、不可欠な人々が適切な時間に適切な空間に招待されるようにすることです。共通の目的に向けて相互作用を指示し、明確な行動計画で終わります。
明確な目的
効果的な会議はすべて明確な目的を持っています。これは議題に変換されます。一度にたくさんのアイテムをカバーしようとすると、会議は行き過ぎています。トピックが少なすぎる場合は、Eメール、個人間のディスカッション、またはその他の形式のコミュニケーションがより実用的です。あなたの議題は適切な順序で議論されるべき特定の項目を概説するべきです。事前に書き留めておくことで、会議の焦点を明確にすることができます。それはまた、参加者が「バイイン」し、価値あるアイディアを持って到着し、議論が展開しても軌道に乗っていることを保証します。
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物流は効果的な会議に不可欠です。 1つの側面は、議論されるべきタスクを実行する、その仕事について決定を下す、さもなければ影響力を命令する正しい人々のグループを招くことです。すべての参加者にとって無料であるだけでなく、他の仕事の優先順位やエネルギーレベルと競合しない時間を選択してください。会議の長さも重要です。ほとんどの場合、2時間が健康的な最大値です。また、各議題項目の時間を見積もり、制限を尊重するのにも役立ちます。あなたの場所は、人々が快適に感じ、実用的になるようにするべきです。場合によっては、これは私的な場所、電話会議、またはオフサイトの会議などを意味します。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた動的交換
効果的な会議には効果的なコミュニケーションが必要です。次のような基本原則を確立するのに役立ちます。自分の部署の新しい経費区分を他の分野で削減することを提案している場合、または追加の経費がどのように収益を増加させるかについて適切な議論をすることができます。」相乗効果を生み出す方法には参加者が呼び出せる「問題調査」があります。関心のある分野、またはアイデアをまとめて生成するためのブレインストーミング。モデレータは、全体的な会議を順調に進めながら、グループ間の対話を促進し、各自の興味に基づいて構築するための秘密の武器です。
意味のある結果
あなたの会議の終わりまでには明確で実行可能な結果があるはずです。これを奨励する1つの方法は、議題の最後のトピックとして「次のステップ」を挙げることです。すべての緩い端を固定するために10から15分を割り当てます。参加者が解決した問題を要約してください。解決されなかったすべての項目を述べ、いつそれらの項目に対処する責任があるのかを指定します。オフラインではなく、公にすることで説明責任が強化されます。さらに、議事録または討議とその結果の概要を配布することを計画します。場合によっては、次の手順に別の会議のスケジュールが含まれます。次の会議が開催される前に、フォローアップ作業を担当している同僚にチェックインして、継続的な進歩を確実にします。
