多くの企業や学校では電子通信への依存度が高くなっていますが、出入りするすべての紙のメールを処理するメールルームを提供するものもあります。郵便室は、ビジネスや学校の個人用郵便局に似ています。郵便室で働く人々は郵便職員がするのと同じことの多くをします。
外部メール
メールルームの主な機能の1つは、会社または学校へのすべての外部メールを処理することです。郵便局は、その場所へのすべてのメールを郵便室に配達し、すべての送信メールを受け取ります。メールルームの従業員は、すべてのメールをソートして、目的の受信者に届けるようにします。ある場所では、メールルームの従業員が各部門に直接メールを配達し、他の場所ではその部門の誰かがメールを受け取るように要求します。
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通信と事務処理をやり取りするために、多くの企業は内部メールを使用しています。従業員は書類を特別な社内封筒に入れ、それらを特定の個人および部署に宛てます。郵便室の従業員は部署から局間メールを受け取るか、部署の従業員が配達のために局間メールを郵便室に持って行きます。一部の会社では、郵便室の従業員が配達を行いますが、他の部署は部署に郵便室で自分の局間メールをチェックするように要求します。
送料
特に大規模な学校や企業では、郵便室はすべての送信メールに適切な郵便料金があることを確認する責任があります。特に学校はしばしば非営利団体と見なされ、時には特別な郵便料金の対象となります。郵便室の従業員は、すべての送信メールをチェックし、その業務に関連した目的に基づいて適切な郵便料金を渡します。従業員は荷物の重さも測り、出荷の送料を決定します。場合によっては、会社が独自の郵便料金メーターを使用することもあります。これにより、会社は、手紙から大きな荷物まで、すべてに正確な郵便料金を支払うことでお金を節約できます。
その他の荷送人
郵便室は内部郵便と郵便局を通って出入りするすべてに対して責任がありますが、それはまた他の荷送人にも同様に対処します。ビジネスに送信されるものはすべて、最初にメールルームを通過することがよくあります。つまり、配達要員は、荷物が実際にどこに属しているのかを特定するのではなく、メールルームに荷物を預けることがよくあります。同様に、自分に属していないパッケージを誰かが受け取った場合、彼はそれをメールルームに持って行き、適切な宛先に届けることができます。
顧客サービス
郵便配達員および他の運送人員を扱うことに加えて、郵便室の従業員はしばしば学校または会社内の他の労働者、および学校にいる学生と対話する。メールルームが単にメールを個々のメールボックスに分類する場合、学生と従業員は自分のメールを受け取るようになります。到着していないものやメールへのアクセスに問題があるなどの問題がある場合、質問やトラブルシューティングを処理するのはメールルームの従業員の責任です。郵便室で働くことは皆を満足させ続けるために良いカスタマーサービス技術を必要とします。
