ほとんどの専門家は、キャリアのどこかで正式なビジネスレターを作成する必要があります。あなたが仕事を探しているか、仕事を辞めるか、クライアントと連絡を取るかにかかわらず、ビジネスレターを適切にフォーマットして書くことはあなたのプロ意識のレベルを示します。そのような手紙を書くために、必要な要件のすべてに対処しながら、正しいフォーマットに従って、プロの言語を使用してください。
ブロックフォーマット
正式なビジネスレターの最も一般的な形式はブロック形式です。このフォーマットでは、すべてのテキストが左端いっぱいになり、ページ全体の余白は1インチになります。このフォーマットであなたの手紙を書くには：
$config[code] not found- レターヘッドに印刷されていない限り、住所を入力します。その場合は、日付から始めます。
- 行をスキップしてから日付を追加します。
- 別の行をスキップして、手紙の受取人の名前と住所を追加します。
- 別の行をスキップして、あいさつ文を挿入し、その後にコロンを続けます。
- 別の行をスキップして、あなたの手紙を始めてください。
- 文字の本文の後に、終わりを入力します。
- 3行スキップして、名前とタイトルを入力します。
インデントフォーマット
インデントフォーマットは、セクション間のスペースに関してブロックフォーマットと似たパターンに従います。ただし、セクションの配置にはいくつかの違いがあります。
- 行の左端をページの中央に揃えて、住所と日付を入力します。あなたが印刷されたレターヘッドを使っているならば、あなたのアドレスを再入力しないでください。
- 行をスキップして、受信者の名前と住所を入力します。ブロックスタイルの場合と同様に、それらは左にフラッシュする必要があります。
- 段落の間に1つのスペースを入れて、文字の本文の各段落を半インチずつインデントします。
- ページの上部に住所と日付が表示され、ページの中央に左端が揃うように、終了行と署名行を入力します。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたレターの内容
通常、正式なビジネスレターは5つの異なる部分に分けられます。
- 受取人に手紙の内容を知らせる紹介。
- 書く理由
- エンクロージャーに関する情報。
- 追加の発言または声明。
- 今後の連絡先を参照する締め切り。
例えば、あなたが情報面接のフォローアップを書いているなら、あなたは会議を参照することから始め、あなたがフォローアップを書いていると言うでしょう。履歴書のコピーや見本のサンプルなどの書類を送付する場合は、手紙の中に注意してください。例えば、「私たちが議論したように、私は私が書いた記事のコピーを同封しました。 XYZジャーナル あなたが会議に感謝し、あなたがあなたの就職活動を通して連絡を取り合うことを繰り返していることを繰り返して終了します。手紙の中に略語や俗語を使用することは避け、送信する前に慎重に校正してください。
特別な考慮事項
他の誰かがあなたのためにその文字をタイプしているなら、署名行の下の行にそれを示してください。行をスキップして、頭文字を大文字で入力し、その後にスラッシュとタイピストの頭文字を小文字で入力します。
手紙に同封物を含める場合は、手紙の下にメモを追加して受信者に知らせます。署名行から2行をスキップするか、またはタイピスト行から1行をスキップします。 「Enclosures」と入力し、続けて括弧内のエンクロージャ数、またはコロンと、別々の番号が付いた行に記載されている特定のエンクロージャのいずれかを指定します（例：Enclosures：1. Resume 2. Writing Sample）。
あなたが他の人に手紙のコピーを送るのであれば、同様にCC行を含めてください。エンクロージャ行の後で、行をスキップします。 CCと入力し、続けてコロンと追加の受信者の名前を入力します。複数の人がいる場合は、それぞれの名前を別々の行に入れてください。
最後に、保守的で読みやすいフォントを選択してください。 Times New RomanまたはArialの10または12ポイントが、ビジネスレターの最も一般的な選択肢です。
