重大な職場の問題を文書化するには、人事部に苦情通知を送ることが重要なステップです。問題についてHRに警告することに加えて、あなたの手紙はあなたの苦情の記録を提供します。事実を簡単に述べ、事実、綴り、文法上の誤りについてあなたの手紙を注意深く校正すれば、あなたの苦情はそれに値する注目を集める可能性が高くなります。
問題を述べる
問題を簡潔に述べることによって手紙を始めなさい。たとえば、「私は経理部門の危険な状況に懸念を抱いています」。人事部のマニュアルに、従業員が苦情にどう取り組むべきかの詳細が記載されている場合は、この事実に言及する。 「人事方針の指示に従い、この問題について上司と何度か話し合いましたが、問題解決のための行動はとられていません」と書いているかもしれません。人事部に状況を調査してもらいたい。
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問題を詳しく説明してください。 HRゾーンのWebサイトでは、苦情をさまざまな側面をカバーする箇条書きに分割することを提案しています。箇条書きの1つでは、水が経理部に漏れ始めた日付と、漏れを報告するために講じた措置について言及しているかもしれません。別の従業員は、従業員が濡れた床に滑り込んだ日付をリストしているかもしれませんが、別の従業員は従業員の健康問題の原因であるカビ問題に言及しているかもしれません。状況を報告または改善するためにあなたが何をしたかを説明し、電子メールのコピー、通信、または他の補助資料を添付します。
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問題に対処するために会社に何をしてもらいたいかを説明してください。漏れやすい、かび臭いオフィスの場合は、屋根を固定してカビを取り除いた状態で部門を別の場所に移動するように依頼することができます。苦情に同僚との問題がある場合は、個別の責任または義務を明確に説明するために会議を依頼することがあります。会社はあなたのソリューションを実装する必要はありませんが、あなたが問題にかなりの考えを入れ、そして結果に投資されていることをHRに知らせることは重要です。
返信をリクエストする
書面であなたの手紙を受け取ったことをHRに確認するよう依頼することで手紙を終わらせる。書面による返信は、あなたの苦情が受信されたという証拠を提供します。必要に応じて、問題についてより詳細に話し合うために人事部と面会することができます。 30日以内、またはHRハンドブックに記載されている期限内に、問題を解決するためにHRが何をするかを説明する回答を受け取りたいと述べます。あなたはあなたの苦情が慎重かつ秘密に扱われることを期待していることに言及してください。問題の検討についてHRに感謝し、あなたの連絡先情報を提供してください。
