職業訓練マニュアルは、新入社員や社内の転職をする人にとって有用な資料です。効果的なマニュアルは彼らに彼らが彼らの仕事をするのに必要なスキルを教えることができて、彼らが走り始めるのをより簡単にします。マニュアルは、スタンドアロンのトレーニングとして、またはより幅広い導入プログラムの一部として使用できます。どちらの場合も、得られる結果は、マニュアル自体の内容および提示方法と同程度にしかなりません。
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仕事のしくみを理解するまでは、効果的な職業訓練マニュアルを書くことはできません。仕事をしている、または仕事をした従業員に、日々のプロセスを通してあなたに話をするように依頼してください。監督者や管理職に相談して、仕事の主要な任務や目的を理解してもらう。仕事の誰かが他の人や部署とやり取りする方法を調べます。この情報はマニュアルに文脈を構築するのを助け、新入社員が彼らの仕事が会社のプロセスと手順にどのように適合するかを理解することを可能にします。
コンテンツの分析と計画
情報を論理的な順序に編成する計画を立てる。仕事を仕事に分割し、それぞれの仕事を別々に扱うのに役立つかもしれません。理想的には、より複雑なものに移る前に簡単な情報から始めて、「最初から最後まで」のアプローチを目指すべきです。たとえば、研修生がソフトウェアシステムを使用する方法を説明している場合は、ログインの詳細や基本的なシステムナビゲーションなどの紹介情報から始めます。その後、システムを使用してより高度なタスクを実行する方法を説明できます。社内の全員がすでに知っているからといって、基本情報を省略しないでください。彼らが言われるまで新入社員はそれを知らないかもしれません。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたデザイン機能を選択
研修生は、余白ごとにテキストがいっぱい詰まっているマニュアルを読むのに苦労するかもしれません。ページ上に十分な余白を残すと読みやすくなります。また、一貫したデザインは、読み手がマニュアルをより効率的にナビゲートするのを助け、またマニュアルをよりプロフェッショナルに見せるので、全体を通して同じフォント、色、および見出しサイズを使用します。リストやビジュアライゼーションツールなどのプレゼンテーションメソッドを混在させることは問題ありませんが、各メソッドには必ず同じスタイルを使用してください。マニュアルが非常に短い場合を除き、ナビゲーション補助として目次を挿入することを検討してください。
マニュアルを書く
大きなテキストブロックは読みにくくなる可能性があるので、文章を小さな段落に分割するようにしてください。文章の長さや構造、受動的な声ではなく能動的な声を使用すると、テキストを読みやすくすることができます。要点を要約したり強調したりする必要がある場合は、箇条書きまたはテキストボックスを使用してください。あなたの口調は会話的であるべきだがプロでなければならず、あなたの書き方は明確で単純である必要がある。物事を複雑にしすぎたり、専門用語を多用しすぎたりすると、研修生はあなたが指摘したことを理解できない可能性があります。
視覚化ツールとリストを使用する
あなたがあなたの職業訓練マニュアルを書いているとき、ビジュアルまたはリストは役に立つツールです。たとえば、ソフトウェアシステムの使用方法を説明している場合は、テキストの濃い段落から指示を抽出するよりも、受講者が段階的な番号付きリストをたどる方が簡単です。画像、ダイアグラム、チャートは、ワークフロー、タイムライン、階層などのプロセスを視覚化して理解しやすくします。
マニュアルを評価する
あなたがそれを公表する前に、人々にマニュアルを通読させてください。マニュアルが焦点を当てている仕事をする誰かにそれを見せて、彼女にそれを見直してもらいます。これはあなたが重要な誤りや脱落を見つけるのを助けることができます。また、職務に直接の経験がない人にマニュアルを見直すように依頼してください。彼女がトレーニングを理解して従うことができれば、あなたは正しい軌道に乗っていることがわかります。
