ファイリングシステムは、情報を見つけやすくするための一貫した規則に従って情報を整理するオフィス手続きを確立します。ファイリングシステムは、他の個人や組織が会社に送る文書、会社の内部活動の記録、そして会社が他の会社や個人に送る情報の記録を整理します。
受信トレイと送信トレイ
送信ボックスは、送信される前に送信文書を保持します。送信文書には、送信メール、ファックス、またはスキャンして組織外の組織にEメールで送信するための文書が含まれます。受信ボックスは、受信文書がファイル化されたり内部で配布されたりする前に保持します。これらの文書はメモを含みます。新しいプロジェクト、イニシアチブ、またはクライアントを詳述した文書そして郵便で来る文書。一部の受信トレイには2つのセクションがあります。 1つのセクションには既存のファイルがある文書が、もう1つのセクションには新しいファイルが必要な文書が入っています。
$config[code] not foundファイルとカテゴリ
ファイルとは、名前、日付、件名、場所、プロジェクト、またはその他のデータに基づいて互いに属する情報を保持するフォルダです。複数のファイルはカテゴリ別に分類されています。多くの場合、これらのカテゴリには色が割り当てられ、色分けされたフォルダまたはステッカーがこれらのカテゴリを簡単に参照するために使用されます。ファイリングシステムは、カテゴリ内の個々のファイルの論理的な配置を確立します。たとえば、診療所には患者の姓のアルファベットの各文字に対応する色分けされたカテゴリがあります。他のファイリングシステムは主題、数字、地理的および年代順のカテゴリーおよび位置によってファイルを整理します。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた対応
受信メールは、文書に関する情報に関連するファイルに格納されています。企業は、受信メールへの返信のコピーを元の受信文書と同じファイルに入れます。いくつかの会社は完成した回答のコピーをスタンプして、まだ配達されていない回答と区別します。同様に、出て行く文書のコピーは、その文書に関する情報に関連するファイルに格納され、会社がそれらの文書に対して受け取る応答と同じファイルに格納されます。
内部分布
受信トレイには、個々の従業員宛のメール、メモ、および個々の従業員が受け取るその他の物理的な文書など、組織内で配布される文書が保管されています。内部の受信トレイ文書は、その文書を従業員のドロップボックスに入れたり、場合によっては遠隔地の従業員にスキャンまたはファックス送信することによって従業員に配布されます。
ファイリングキー
新しい文書に論理的に対応する既存のファイルがない場合は、それを格納するための新しいファイルが作成されます。同様に、その文書に適合する既存のカテゴリーがない場合は、新しい文書に対して新しいカテゴリーが作成されます。ファイルキーはファイリングシステムのインデックスを提供します。ファイルキーは、ファイリングシステム内のすべてのカテゴリを一覧表示および体系化し、各カテゴリ内で情報がどのように編成されているかを示します。新しいカテゴリが作成されるたびに、ファイルキーは更新されて残りのスタッフに配布されるか、中央の参照ポイントに表示されます。
