ハイテク産業のオタクから直接時間管理のヒント

私は1-2-3の方法を使います。私は1つの本当に重要なことを計画しています。2つの他の大きなタスクと3つか4つの小さなタスクです。最も重要なタスクは2つの40分スロットを取得し、2つの大きいタスクはそれぞれ40分を取得し、3つまたは4つの小さいタスクは2つの40分スロットを共有します。重要なのは、40分のタイムスロットごとに1時間を計画することです。残りの20分は、タスクの切り替え、優先度の低いアクティビティ、リラックスのために使用してください。」

Kallasは、シングルタスクの価値も高く評価しています。近年、マルチタスク処理が一般的になっていますが、生産性に多大なコストがかかるわけではありません。マルチタスク担当者は、生産性が40％低下し、タスクを完了するのに50％時間がかかり、エラーが最大50％増加すると推定されています。

daPulseのマーケティング担当者であるDaria Shualyは、仕事ではなく、時間を管理することの重要性を強調しています。

• 「最初に期限を決めてから、その期限に合うタスクをリストしてください。他の方法ではなく、すべてのタスクのリストを作成してから、どれくらいの時間がかかるかを評価します。考えてみてください。空き時間が2時間しかない場合は、その時間枠に収まるものを簡単に評価できます。
• 小さいタスクではなく、小さい時間単位に分解してください。例を挙げましょう。期限を2ヶ月に設定し、それを数週間に分割して、各週に何が収まるかを判断します。これはどうやって大きな違いを生みますか？特定の作業に一定の時間がかかるよりも、1週間で何ができるかを評価する方が実際には簡単です。
• 期限を守るかどうかを確認するために、意味のある検査ポイントを設定してください。毎週そのようなポイントです。 1週間の計画を完了しないのであれば、それはあなたが長期の期限を守らないことを明確に示しているからです。
• 締め切りを絶対に押さないでください。しないでください。それはあなたを管理するのではなく、あなたが時間を管理する方法です。以下を参照してください。
• 集中し、強く押し、締め切りに間に合うように優先順位を付けます。締め切りを守る唯一の方法は、締め切りを絶対に避けないことです。集中し続け、期限に間に合わないようなことはすべてやめてください。」

これらの専門家から際立っている4つのことがあります：

• それぞれが優先順位を設定します。彼らは自分たちがしなければならないことを見て、プロジェクトの最も重要な部分が何であるかを決定します。あまりにも多くの場合、私たちは自分のタスクを適切に優先順位付けすることに失敗します。単に飛び込んで、最初に起こることに取り組もうとするだけです。次回は、すぐにプロジェクトに取り組むのではなく、座って、タスクを最もよく完成させてそれを計画するための最も効率的な方法について考えます。
• KallasとShualyの両方が所定の日に彼らの優先順位を決定すると、彼らは期限を設定すること、そして彼ら自身がそのタスクを達成するための有限の時間を許すことにおいて容赦がない。 Shualyは、何かが彼女に期限を延期させることを許さないようにすることさえしています。それは重大な決意です。

• Shualyは、より大きな時間の塊をより小さな部分に分割し、それをポイントとして使用して、進捗状況を確認し、調整が必要かどうかを確認する必要があることを強調しています。これは私達が時々ボートを逃すもう一つの区域である。当面のタスクに夢中になることがあり、後退してどれだけの進歩を遂げているのか、そして調整が必要かどうかを評価することができません。
• Kallasは、タスク切り替え、優先順位の低いタスク、リラックスのための時間を自分のスケジュールに含めています。私たちがどれほど組織化されていても効率的であっても、私たちの心はあるタスクから別のタスクに切り替えるのに時間が必要です。特にストレスの大きい仕事をしているときは、リラックスして息をのむような時間も必要です。それを行うために数分を取っておくことは、生産性の期間に散らばっているので、これから先の作業に精神的にシャープになることに大きな違いをもたらす可能性があります。

私たち一人一人が私たちの処分で週112時間しかないかもしれません。しかし、それを効果的に使用する人にとって、それらの112時間は、果てしない配当を支払うことになるでしょう。

Shutterstockで忙しい運転手の写真