ビジネスの世界は会議の軸を中心に回転しているように見えますが、すべての会議が生産的なわけではありません。会議で仕事を確実に終わらせるために、生産的なセッションを計画するのに時間をかけてください。何を成し遂げる必要があるのか、誰が参加すべきなのかを慎重に考えてください。
目的と対象者を決定する
会議の目的を設定し、それを簡潔かつ明確に述べる。たとえば、特定の目標を説明する箇条書きの短いリストを作成します。会議の目的は、重要な情報の伝達、決定、問題の解決、または行動の割り当てを行うことです。簡潔で的を絞った目的は、会議の開催者が誰が会議に参加すべきかを判断するのに役立ちます。各目標を、実際にその目標を達成することを可能にするチームメンバーと位置合わせすることによって、招待者のリストを作成します。
$config[code] not found議題を設定する
目的の各目標に基づいて会議の議題を設定します。プロジェクトの開始を伝えることが目的である場合は、その情報を表示する人と、PowerPointプレゼンテーションなどによる情報の共有方法を識別する議題項目を設定します。アクションを割り当てることが目的である場合は、割り当て方法を説明する議題項目を設定します。すべての目標には、1つ以上のアジェンダ項目をそれと直接一致させる必要があります。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた日付と時刻を選択してください
会議のリーダーと最も重要な招待者の空室状況に基づいて会議の日時を選択します。参加者のリストが大きいほど、誰もが利用できる日時を見つけるのが難しくなります。できるだけ多くのスケジュールに合う時間を受け入れてください。時間を設定する前に、タイムゾーンについて考えてください。一部の招待者が電話またはインターネットで参加する予定の場合は、自分の労働時間だけでなく労働時間も考慮してください。午後1時東部標準時での会議は、中部標準時での昼休みの会議です。同じ会議は東京の午前2時です。
場所を選択してください
すべての議題項目を達成することを可能にする会議室を見つけてください。参加予定の人数に合わせて、広いまたは狭い部屋を選択してください。 40席の部屋は、10人との会議には適していません。同様に、あなたは群衆があまりにも強く絞るのを望まないでください、それは余分な椅子を持ってくることが必要です。
材料および付随物の手配
プレゼンテーションが予定されている場合は、部屋にプロジェクタが装備されていることを確認してください。そうでない場合は、プロジェクタを持ち運ぶように手配してください - また、スクリーンや白い壁のように、投射するものがあることも確認してください。ドライイレースマーカー付きホワイトボード、フリップチャート、およびオフサイト参加者用のスピーカーフォンなど、他の付随物の有無を忘れないでください。複数時間の会議では、参加者が自分の胃ではなくトピックに集中し続けるように、食べ物や飲み物を用意します。
招待者に通知する
適切に準備できるように、会議の目的、日付、時刻、および場所について十分に事前に招待者に通知します。ほとんどの場合、少なくとも1週間の通知が望ましいです。職場のカレンダーソフトウェアを使用して、会議の予定をすべての招待者に送信します。多くのプログラムでは、会議の数分前または数日前に招待者に警告するか、必要に応じて警告をカスタマイズします。
