私は最後のコラムで新しいAmazon Kindle eBookリーダーについて書き、次のように述べました。
$config[code] not found「私たちは皆、「ペーパーレスオフィス」の予言が実現するのを心配して待っていましたが、この約束はこれまで以上にわかりにくい妄想のようです。」
しかし、おそらくペーパーレスオフィスが見えています。はい、ペーパーレスオフィスはまだ夢であると言い続けている人たちの話を聞きました。しかし、私はここでの鍵は自分自身が紙を取り除くことの進歩を目指し、それに向かって取り組むことであり、その究極の目標を達成することにおける完全性ではないと思います。適切なデータ管理システムは、紙の実用性と新しい情報や技術のスピードを組み合わせることができます。
起業家や中小企業のオーナーとして、私たちは紙の生産、整理、回収に時間と費用がかかるだけなので、使用する紙の量を減らしたいと考えています。そうすることはあなたの会社に多くのお金を節約し、あなたが同様により多くのお金を稼ぐのを助けることができます。
現在の情報の急増に伴い、 私たちは、今日の世界のスピードで自分自身や他の人が情報を利用できるようにする必要があります。
あなたのビジネスで紙とファイルがどのように扱われているかを見てみましょう。
あなたが私のような人であれば、私はあなたが見つけたものがあなたを幸せにすることはできないことを示唆するほど大胆に思うでしょう。
あなたは世界で最も組織化されたオフィスを持っているかもしれませんが、それでもあなたの記録管理を体系化しそしてこの組織化の方法を維持するのにかかる時間は実際のドルに変換します - 研究開発とマーケティングに費やすことができる時間。
あなたはすべてがどこにあるのかを正確に知ることができるように物事をきちんと積み重ねて、ファイリングの「パイル」システムを採用していますか？これが引き起こす物理的な乱雑さ、そして、少なくとも何かを忘れていないことを確実にするために、これらの山を「通過」する必要性を常に感じているために感じる罪悪感について考えてみてください。
紙のファイルがあなたのオフィスを埋めているのであれば、「ペーパーレス化」が良い選択肢かもしれません。しかし、ペーパーレス化がビジネスにとってどのような意味を持つのでしょうか。 それはそれをする決断をすることであり、引き返すことではありません。 それは、それらすべてのファイルをコンピュータにスキャンさせ、スタッフにデジタルファイルを使用させることを意味します。
今では、あるアソシエートから別のアソシエートへ、またはあなたのビジネスからクライアントまたはパースペクティブクライアントへ出荷されなければならなかったそれらの論文は、それらが必要とされるところはどこでも見ることができます。あなたの会社は、生産性と効率性だけで何時間もの節約と無限の費用を節約できます。
現実には、あなたのオフィスは常に紙を使用します。 「ペーパーレス」という用語は、到達するには高すぎる標準です。読むために物を印刷する必要がある人もいます。あなたは持ち歩くために物を印刷し、他の人に見せるでしょう。すべてのプレゼンテーションをPowerPointに合わせて調整できるわけではありません。あなたはそれらのプリンタを取り除くことはありません。
しかし、ファイルをコンピュータにスキャンしてコンピュータ上に新しいファイルを作成するときに、ファイリングキャビネット、または少なくともそれらのいくつかを取り除くことになり、それらのファイルを常に整理する必要があります。
ペーパーレスになるとき考慮すべき4つのことがあります。
1. ファイルをスキャンするときは、専用のドキュメントスキャナが不可欠です。
2. ファイルを保存するとき、最も広く一般的に受け入れられている方法は、PDF形式またはポータブルドキュメント形式です。これは安定した形式であり、ファイルを紙面と同じ外観に保ちます。それはオンラインで読むことも印刷することもでき、ほとんどスペースを取らず、そしてアドビから入手可能なソフトウェアを用いて容易に作成することができる。
3. ファイルをデジタル化する場合は、新しい「ファイルキャビネット」を収納するためのハードドライブと、優れたデータバックアップシステムが必要になります。技術専門家は、2つのポータブルハードドライブを持つことをお勧めします。毎週バックアップを取り、銀行の預金箱などのオフサイトの場所にバックアップを取ります。
4. あなたのコンピュータがローカルエリアネットワーク（LAN）に接続されていない場合は、誰もがファイルにアクセスできるようにそれらを接続する必要があります。ワイヤレスネットワークをセットアップするには、1台のコンピュータあたり約25〜50ドル、「ハブ」または4台のコンピュータ用のセントラルルーターに75〜100ドルかかります。
ほとんどの人はデジタルファイルを見てそれらを維持するのに問題がありません。あなたとあなたの従業員が困っているのは、新しい記録管理と情報管理システムに慣れることです。 みんなを乗船させる ファイルプロトコルに関して。ディレクトリはどのようにラベル付けされるべきですか？ファイルはどのように命名されるべきですか？ 誰もが同じ標準を使用することが不可欠です。 それらが何であるかを決めて、みんなのためにコピーを印刷してください。会社のネットワークでコピーを利用できるようにします。
ペーパーレス化は選択の問題です。それは意識的なライフスタイルとワークスタイルの決定です。それは、完全にコミットされたとき、あなたの生産性、効率、そして有効性を向上させ、そして私たち一人一人が生み出す廃棄物の量を減らすことができるというものです。
ペーパーレスにするという決断をしましたか。
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