中小企業がWebアプリケーションをどのように使用するか - そして何を探すべきか

「20年前、あなたが中小企業を設立していたとき、あなたはパーソナルコンピュータか小さなサーバーを買いに行かなければなりませんでした…そしてあなたはITプロフェッショナルを持っていなければなりませんでした。

中小企業が今するべき正しいことは、人々のデスクトップ上やスマートフォン上にあるもの以外のコンピュータを持っていないこと、そしてすべてをクラウドで行うことです。 …コンポーネントは、電子メールシステム、カレンダーシステム、セールスフォースオートメーションシステム、そしてそれから、彼らのビジネスが何であれ、垂直的なものになるでしょう。」

これらのコメントは、過去10年間に、中小企業が経験してきた根本的な変化を捉えています。ますます、私たちの中小企業は私たちのコンピューティングニーズを「クラウドコンピューティング」モデルに移行させています。 Schmidtが示唆しているように、すべての中小企業がローカルサーバーを排除して完全にクラウドにあるソフトウェアを使用することは不可能だと思うが、1つ明確なことがあります。

今日では、電子メールやカレンダーアプリケーションを「クラウドで」入手できるだけでなく、他にも多数のビジネスアプリケーションを見つけることができます。

• 文書作成、スプレッドシートおよびプレゼンテーション
• 人事および給与計算アプリケーション
• 在庫管理
• 経理
• 請求書発行アプリケーション
• Eメールマーケティングサービス
• プロジェクト管理アプリ
• CRMソフトウェア
• ヘルプデスク
• そしてもっと

実際、The Small Business Webは、中小企業向けの約200のアプリケーションのディレクトリに26の異なるカテゴリのWebベースのソフトウェアアプリケーションをリストしています。

クラウドコンピューティングの利点

クラウドコンピューティングの成長は、中小企業にとって明確な前向きなものです。

通常、多額のソフトウェアライセンスという形での大きな前払い費用はありません。代わりにあなたははるかに小さい毎月のサービス料を払います。これにより、コストを分散させ、キャッシュフローを軽減することができます。

また、自分のコンピュータにソフトウェアをロードして保守することの複雑さと費用も軽減されます。必要なのは、エンドユーザーがインターネット接続とWebブラウザを使ってアプリケーションにアクセスするためのコンピュータだけです。また、ソフトウェアを内部で保守する必要がないので、少人数のITスタッフで作業を進めることができます（または、社内のITを使用せずに作業を進めることもできます）。

クラウドアプリケーションを選択する際に考慮すべき点

しかし、より多くのソフトウェアがクラウドに移行するにつれて、特定の考慮事項がより重要になります。 Webベースのソフトウェアアプリケーションを選択する際に考慮すべき3つのことがあります。

（1）ソフトウェアアプリは他のソフトウェアや他のアプリと統合できますか？ - ほとんどのアプリは狭い範囲の機能を実行する傾向があります。ビジネス全体を自動化したり、プロセスをエンドツーエンドで自動化しようとしている場合は、おそらく、さまざまなプロバイダからの複数のソフトウェアアプリケーションをまとめる必要があります。 オンラインソフトウェアサービスが相互運用できない場合は、スプレッドシートを介して、または同じ情報を複数のシステムにキー入力することによって、あなたとあなたのスタッフが手作業でデータをあるシステムから別のシステムに移動させることになります。あるいは、異なるパッケージを相互運用できるようにするために、ソフトウェア開発のための費用を支払う必要があります。

Small Business Webは、この問題のいくつかを解決するのに役立ちます。そのディレクトリ内で、どのソフトウェアアプリが他のソフトウェアアプリと統合されているかを示します。また、公開されているAPIがあるかどうかも示します。つまり、あるアプリケーションから別のアプリケーションにデータを移動したり、2つのソフトウェアパッケージを統合したりするためにソフトウェアをコーディングする必要がある場合は、作業は簡単、安価、高速になります。

（2）私たちのデータはどれほど安全になりますか？ - Webベースのソフトウェアサービスでは、アプリケーションで使用されるデータは「クラウド内」のどこかにあるサーバーに保存されます。つまり、データは別の会社の手に渡ることになります。データを安全かつ非公開に保つために何をするかを会社に問い合わせます。

それは尋ねるべき重要な質問ですが、あなたが確かめることができる答えを得るのは難しいです。自分自身を満足させる1つの方法は、会社を含むセキュリティ侵害の公開報告があるかどうかをGoogleで検索することです。また、ソフトウェアプロバイダの規模も考慮してください。大企業は監査と保険の要件を抱えているため、プロセスを評価し、データ侵害に対する保護策を講じる必要があります。小規模なプロバイダやスタートアップは、データを扱うためのより緩やかな（または存在しない）ポリシーや手順を持っているかもしれません。

（3）ベンダは長期にわたって存在し続け、アプリのサポートと強化を続けますか？ これはどんなソフトウェアでも求めることが重要ですが、会社があなたの機密データを持っているときそれは新しい意味を帯びます。ビジネスの中断を経験しないように、ソフトウェアとの継続性をある程度保証する必要があります。ベンダーの実績を見てください。ベンダーはどのくらいの期間使用されていますか？製品フォーラムや顧客フォーラムがある場合、未解決の苦情がたくさんありますか？継続的な機能強化の証拠はありますか？後で有効にするのは難しい場合があるため、コミットする前に調査してください。