最初の連絡からグループがホテルを離れるまでの間、大規模な会議施設のミーティングプランナーがクライアントのイベントを担当します。プランナーは、会議やホテルの部屋の予約から、食事や備品のセットアップまで、すべてを処理します。大規模施設では、すべてが異なる専門分野を持ち、グループのイベントに一緒に取り組む何人かのミーティングプランナーがいるかもしれません。これらの異なる分野の例としては、予約、飲食、広報などがあります。
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この役割では、ミーティングプランナーは、宿泊施設および会議施設から一般の人々までの代表としての役割を果たします。プランナーの仕事は、施設が良い評判を得ていることを確認し、クライアントの予約を取り入れるのを助けることです。ミーティングプランナーは、施設のサービスの概要を説明したパンフレットを作成し、イベントプランニングサービスに関するEメールまたは電話でのお問い合わせに回答し、現在の会議施設および使用するサービスに関する情報をホテルのウェブサイトで提供します。この役割では、計画担当者が施設のイベント企画部門のマルチメディア広告のコンテンツを作成します。計画担当者はまた、新規事業および継続事業を奨励するために、事業や大会に手を差し伸べる必要があります。
予約と登録
主に予約と登録で作業する場合、会議プランナーは出席者のためにホテルとボールルームの予約をする際にクライアントを支援します。グループの大きさや現場での活動の種類に応じて、会議の計画担当者は、会議センターのどの会議室がクライアントのニーズに最も合うかを提案します。プランナーはまた、クライアントの参加者のためにホテルの部屋のグループを予約し、必要なオーバーフロー宿泊を支援します。ミーティングプランナーのこの役割の一部には、グループ割引率の交渉や、旅行の手配の支援などがあります。会議の計画担当者は、出席者のためのオンサイト登録も支援します。
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どの大会でも飲食サービスが必要です。幸いなことに、顧客にとっては、オンサイトミーティングプランナーは簡単にこの問題を解決します。ミーティングプランナーは、予想される出席者数に必要な食料量をクライアントが把握するのに役立ちます。この一部は、食事が座りがちなディナーまたはビュッフェスタイルで提供されるべきかどうか、そしてどんな飲み物が提供されるべきであるかを決定するのを助けています。ミーティングプランナーは、各食事のメニューをクライアントと話し合い、クライアントの予算またはパッケージの取引を立てるのに役立ちます。
技術的な義務
大規模な宿泊施設でのミーティングプランナーの仕事には、さまざまな技術的側面があります。この役割の技術的な財務的側面の1つは、クライアントが予算を作成し、施設のすべてのサービスにどのように支払われるのかを決定するのを支援することです。ミーティングプランナーは、クライアントのイベント全体をまとめ、クライアントがどの会議室がいつ利用可能であるかを確実に把握し、イベントスケジュールを作成します。プランナーはまた、顧客が必要とするあらゆるオーディオビジュアル機器または他の特殊な機器を探し出し、レンタルし、そしてセットアップする責任を負う。会議の計画者はまた、クライアントの要求に応じて娯楽を見つけて手配することができる。
