多くの企業では、人事部が各従業員の過去と現在のすべての人事記録を処理しています。これらの記録は伝統的に紙の上に保管されていたため、保管、記録の場所を特定する能力、および寿命に問題が生じていました。コンピュータ化された人事システムに切り替えると、これらの問題のいくつかを解決するのに役立ちます。
スペース
紙の記録を保存することは多くのスペースを取ります。会社の従業員数が多いほど、特に会社が過去の従業員のレコードを保持している場合は、すべてのレコードを保存するために必要なスペースが増えます。コンピュータ化されたシステムは、会社が紙の文書をデジタル形式に転送することを可能にし、それはコンピュータのためのスペースを占めるだけである。ほとんどのコンピュータには、必要なすべての従業員レコードを保存するための十分なハードドライブ容量があります。その場合、会社は、以前の保管スペースを他のオフィスや他の種類の保管用の紙の記録に自由に使用できます。
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紙の記録は、たとえどれほどうまく提出されたとしても、それぞれの特定の情報を探すのに数分かかることがあります。正しい従業員のファイルを見つける必要があります。ファイルがアルファベット順に並んでいれば、通常は簡単ですが、ファイリングキャビネットの数に応じて時間がかかることがあります。それでも、必要な特定の文書を探す必要があります。特に従業員のファイルが厚い場合は時間がかかります。ただし、人事システムがコンピュータに保存されている場合は、コンピュータの検索機能を使用して、探している情報を検索するのはほんの数秒です。雇用主は複数のコンピュータから、そして複数の都市にあるオフィスでさえもファイルを見ることができます。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた時間
紙のファイル内の特定の文書を検索するときの時間を節約することに加えて、雇用主は他の方法で時間を節約することができます。雇用主が懲戒処分や業績評価のために誰かの紙のファイルを要求した場合、彼女は誰かがそのファイルを見つけて彼女に配達するのを待つ必要があります。システムがコンピュータ化されるとき、彼女は待つ必要なしに彼女のコンピュータ上の情報を単に調べることができます。書類の整理もより迅速に行われ、提出にかかる時間を節約できます。
統計
雇用主は時々彼らの従業員と会社のニーズを評価するために統計を当てにします。人事記録がコンピュータ化されると、雇用主はコンピュータに出力レベル、欠勤、離職率などの特定の統計を収集して会社を改善する方法を見つけるように指示することができます。これらの統計は雇用主に豊富な重要な情報を与えることができます。上級管理職がこれらの統計を要求した場合、コンピュータは情報を編集することを容易にし、統計をより良く説明するためにグラフを素早く作成することができます。
傾向
一部の従業員は、潜在的な問題について雇用主を突き止めることができる仕事習慣の傾向を示しています。たとえば、従業員は、同じ週の同じ週に数週間に1回病気で電話をかける習慣があるかもしれません。週末を延長するために月曜日または金曜日を選択する従業員もいれば、週の真ん中の日を使用してより慎重なルートを選択する従業員もいます。コンピュータ化された人事システムは、雇用者が紙の記録や記憶に頼るよりも簡単にこのような傾向を識別するのを助けます。
