「ファイル」を宛先とした職場のコミュニケーションは、雇用記録のプロセスと構造、さらにはビジネス文書の基本フォーマットを遵守しなければなりません。ファイルメモは、人員配置の変更や雇用の決定などの行動を文書化することを目的としています。また、人事活動や職場調査に関連する事実や状況を保存します。
宛先
あなたのメモはファイルを文書化することを意図していますが、それでも通信のコピーを直接受け取るべき受取人がいるかもしれません。たとえば、昇進への配慮についての従業員のファイルを文書化している場合は、現在の上司と報告先の上司を新しい役割に含めることができます。さらに、メモのコピーを従業員に渡します。
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機密情報に関する職場メモは、知っておく必要がある人だけに宛てたものでなければならず、HRや従業員の上司の間で議論してはならない情報が含まれている場合は、メモに明確に「機密」とマークします。場合によっては、機微な事項についてのメモを従業員のファイルに入れてはいけません。たとえば、セクシャルハラスメントなどの職場での調査の場合、ファイルへのメモは従業員の人事ファイルではなく調査ファイルに入ります。調査目的で提出するメモは機密扱いのままで、人事スタッフ、会社の幹部や所有者、または弁護士など、知っておく必要のあるスタッフだけがアクセスできます。
メモの内容
このメモが進行中の通信の一部でない限り、あなたは状況を説明するか、あなたの文書化の理由を説明する必要があるかもしれません。それが捜査以外の人事問題であるならば、従業員の名前、部署、地位と雇用の長さでメモを始めてください。たとえば、従業員の異動依頼を要約している場合、最初の段落には、その従業員の役職、転勤を依頼した役職や部署などの関連情報を含める必要があります。メモには、転送要求が許可されたのか、検討されたのか、拒否されたのかについての詳細も含まれます。
配布とアーカイブ
従業員のファイルに書き込む場合は、配布リストの一部として、メモのコピーをHR一般連絡文書ファイルに入れる必要があります。さらに、メモが職場での機密調査の一部でない限り、従業員はコピーを受け取り、従業員情報に内密な他の関係者も同様に受け取ります。その場合は、HRと調査に携わっているスタッフだけがメモにアクセスできます。メモを含むファイルがアーカイブに送信されると、人事部は部署の一般連絡文書ファイルにあるメモのコピーを保持します。
