会議プランナーとしてのキャリアはあなたに多種多様な事業活動に取り組んでいる間あなたに面白い目的地へ旅行する機会を提供します。あなたは、企業、非営利団体、会議やイベント会社の社内スタッフとして働くことができ、あるいは独立したコンサルタントとしてあなたの取引をプライすることができます。カンファレンスプランナーの仕事の多くは、イベントが計画された後に行われます。組織化と細部へのこだわりは、成功した会議の専門家の重要な特徴です。
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クライアントが詳細なアイデアを持っている場合でも、会議の計画担当者が会議の開発を支援します。最初の計画会議で、計画者はクライアントの目標について話し合います。これらの目標には、利益の創出、会員勧誘と会員維持の利益の創出、あるいは活発な会員または主要な業界専門家にスピーチの機会を提供することなどが含まれます。計画チームは、最も出席者を引き付ける可能性のある場所、最適な日程、会議のテーマ、過去のイベント履歴、議題、および物流のニーズについて話し合います。
予算編成
最初の会議の後、会議の計画者が詳細な収入と経費の予測を含む予算の最初のドラフトを作成します。クライアントが予算を承認すると、計画担当者は、会場およびベンダーとサプライヤの交渉と予約を進めます。宿泊料金、ケータリング料金、視聴覚価格、その他の費用について交渉することは、会議プランナーの重要な責任です。最良の取引を見つけてこれらのコストを削減する能力は、多くの会議の専門家にとって重要なセールスポイントです。場合によっては、計画者はクライアントの代わりに契約に署名することを許可されます。それ以外の場合は、プランナーがクライアントのレビューと署名のためにそれらを準備します。
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契約が成立すると、プランナーは会議に関連する多くの詳細を管理します。これには、マーケティング、登録、バッジの作成、スピーカールームの予約、広告の販売、ブースとスポンサーシップ、飲食の手配、子供と配偶者の活動の作成、ゴルフやテニスのトーナメントなどの外部イベントの開催が含まれます。この作業はかなりの監視と追跡を必要とし、詳細作業は会議プランナーの主な責任です。たとえば、バッジを注文し忘れた場合、会議全体が破損する可能性があります。
実行
イベント中、会議の計画担当者は現場にいることが多く、現場のスタッフと会うために早く現れます。プランナーは、セミナー室のセットアップ、展示会ブースのエリア、登録デスク、および食事のエリアを監視し、会場へのすべての出荷を記録します。会議の計画担当者は、問題が発生した場合に備えて、いつでも利用できるようにしておく必要があります。経験豊富なプランナーは、問題が発生した場合に備えて常にバックアップ計画を用意しています。クライアントが出席者の数によって飲食代を支払っている場合、計画者は各イベントでケータリングマネージャに出席番号を確認します。
ファローアップ
イベントの後、計画者は会議中に起こったことをすべて確認し、会議後の報告書を作成します。計画担当者はすべての契約をレビューおよび承認し、出席者を調査して結果をまとめ、まだ収集されていないブース、広告、スポンサーシップ、または登録の請求書を送信します。重要なことに、プランナーはクライアントと会い、イベントの評価について話し合います。
