Microsoft TeamsはOffice 365内のコミュニケーションツールで、中小企業に従業員とのコミュニケーションおよびコラボレーションのための直接的な方法を提供します。 Microsoft Teamsを使用したことのない人にとっては、それを最大限に活用するために、専門家からいくつかの有益なヒントや洞察を得るのに役立ちます。
マイクロソフトチームのヒント
Simona Millhamは、マイクロソフト認定トレーナーであり、IT学習プラットフォームCBT Nuggetsのトレーナーです。彼女は、Small Business Trendsとの電子メールインタビューで、中小企業向けのMicrosoft Teamsを最大限に活用するための貴重なヒントをいくつか共有しました。
$config[code] not found電子メール通信を最小限に抑える
Microsoft Teamsの最大の利点の1つは、シャッフルで迷子になりがちな長いEメールチェーンに頼るのではなく、企業がすべてのコミュニケーションを1か所にまとめて管理できることです。そのため、Microsoftチームを最大限に活用する場合は、内部通信のために電子メールを送信するのではなく、代わりに使用してください。
ミルハム氏は、次のように述べています。「誰かが比較的簡単な質問をしてチームに電子メールを送信し、全員がそれに回答すると、非常に多くの電子メールが生成されます。会話がチームの中心にあるため、スレッドが一目でわかり、必要に応じて迅速に対応できます。」
新しいチームメンバーとの会話の共有
Microsoftチームは、新入社員の採用を容易にすることもできます。新規採用したり、既存のチームメンバーを新しいプロジェクトに追加したりするときは、多数のEメールを転送したり面倒な文書を配ったりするのではなく、そのスレッドまたはプロジェクトからの会話を共有できます。
少数のグループに固執する
マイクロソフトチームでは、組織内のさまざまなグループを指定して、関連するチームメンバーと会話を続けることができます。ただし、考えられるすべての従業員の組み合わせに対して、すぐにグループを作成するのではありません。誰が最も頻繁にプロジェクトに協力するかを検討し、たくさんの選択肢で全員を圧倒しないように理にかなったグループだけを作成します。あとでいつでも追加できます。
各グループに目標を設定する
どのグループから始めようと決心していないのであれば、各グループで何を達成したいのかを検討してください。たとえば、トップレベルの管理だけを目的としたグループが必要な場合があります。これは、大きな戦略的決定を下す際に使用するグループです。しかし、ITサポートやソーシャルメディアマーケティングなどの特定の目的にのみグループを使用することもできます。
必要に応じてグループを追加する
そこから、特定のプロジェクトが要求したときにいつでもグループを追加できます。通常一緒に仕事をしない複数の部署の人たちが関わる特別なクライアントプロジェクトがあるとしましょう。そのような場合のためだけにグループを作成して、これらのワーカーがより一般的なスレッドでコミュニケーションをとる必要がないようにします。
電話会議を設定する
Microsoft Teamsは音声会議機能も提供しているため、特定のグループ内または1人または2人のチームメンバーだけで音声会議を開催できます。これは、特にリモートで作業するチームメンバーがいる場合に特に便利な機能です。また、新しいゲストアクセス機能を介して外部のクライアントと通信するためにそれを使用することもできます。
コミュニケーション戦略を立てる
もちろん、Microsoft Teamsは、チャットや音声通話などの通信機能を提供する唯一のMicrosoft製品ではありません。しかし、Millhamは、利用可能なすべてのオプションを使用することに追いついてはいけないと警告しています。代わりに、コミュニケーションのためにMicrosoft Teamsを使用する状況と他のプラットフォームの状況を概説する具体的な計画を作成します。
ミルハム氏は、次のように述べています。「最大の課題の1つは、ビジネスユーザーがWHENを使用するためのMicrosoft Office 365ツールを理解するのを支援することです。 Teams、Yammer、およびSkype for Businessの機能は重複しているため、ユーザーを混乱させることになります。また、ガイダンスなしでデフォルトの設定に戻ってしまう可能性があります。そのため、ビジネスでは、どのツールが組織のさまざまな部分に最も適しているかを検討し、さまざまなユーザーグループでパイロットを実行してから、エンドユーザーにガイダンスと認識を提供するまでに時間がかかることです。」
テストコミュニケーション戦略
Millham氏が述べたように、組織内のさまざまなコミュニケーション戦略を実際に試して、自分の特定のチームにとって最適なものを確認することが有益な場合があります。たとえば、ほとんどのクライアントが既にSkype IDを持っていて、Microsoft Teamsでゲストアクセスにサインアップしたくない場合は、クライアント通話にSkypeを使用するのが理にかなっていると思うかもしれません。しかし、簡単にするために、チーム内のすべての内部呼び出しを保持することを選択できます。あなたの計画を彼らのニーズに合わせて最適化できるように、ただ従業員の意見を受け入れてください。
新機能で最新のものに
Microsoft Teamsは絶えず変化し、新しい機能を追加して、チームに利益をもたらしたり、プラットフォームの使用方法を変えたりする可能性があります。たとえば、マイクロソフトは現在Skype for Business機能をチームに統合する過程にあります。 Millhamは、変更や新機能に関する詳細情報および更新情報については、Microsoft Teamsのドキュメントおよび実用的なガイダンスをチェックすることをお勧めします。
従業員を訓練する
従業員がマイクロソフトチームを最大限に活用する方法を理解していることを確認することも重要です。そしてその目的のために利用可能なたくさんのリソースがあります。 CBTナゲットは、マイクロソフトチームのトレーニングに1つの選択肢を提供します。
Millham氏は、次のように述べています。「中小企業の所有者のために、それはチームを展開し、ユーザー採用を奨励するときに考慮すべきリソースの概要を含みます。従業員向けには、チャンネル、会話、会議、ファイル共有、Wikiなどの使用方法について説明しています。」
画像：マイクロソフト
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