ほとんどの中小企業の所有者がおそらく忘れておきたいと思う責任があります。しかし、誰かが単独の所有者以上のものを経営することは絶対に必要です。これはあなたの従業員に記録を残すあなたの責任です。これはビジネスを運営する上で最もエキサイティングな部分ではないかもしれませんが、それは重要です。
従業員レコード保存要件
連邦政府、州政府、地方自治体はすべて、従業員と企業の両方を保護するための雇用およびその他の人事部門に関する正確な文書を維持することに関して、さまざまな要件を抱えています。企業として、これらの記録を手元に保管しておかないと、自分自身を守るための事務処理をせずに、不正な解雇訴訟や同様の影響を受ける可能性があります。社員の記録を管理する上でビジネスが満たすべき要件のいくつかを次に示します。
$config[code] not found1年間レコードを雇い続ける
新しい職に採用する場合、障害を持つアメリカ人法およびタイトルVIIのような連邦法では、採用プロセスにおいて差別的でないことが求められます。そのため、仕事を受けなかった当事者のいずれかが訴訟を起こすことにした場合に備えて、仕事が完了してから少なくとも1年間は、採用プロセスからのすべての申請書、履歴書、およびその他の文書を保管する必要があります。
給与記録を3年間保持する
給与記録は、従業員が勤務時間に対して公平に報酬を支払われるようにするため、およびあなたのビジネスが時間外労働および最低賃金の要件を確実に満たすために不可欠です。法律では、3年間、免除対象外の従業員のためにこれらの記録を手元に保管することが義務付けられています。ただし、残業代金の支払いが未払いであると感じた場合は、訴訟を起こすこともできます。ですから、解約後最大5年間それらを手元に置いておくことは有益です。
終了後1年間はI-9フォームを保管する
企業が従業員が米国での仕事に適格であることを証明したことを証明するためには、I-9フォームが必要です。法律により、従業員を雇用してから3年間、または従業員が解雇されてから1年間、どちらか遅い日に、これらの用紙を保管することが義務付けられています。また、これらのフォームを他の人事記録とは別に保存する必要があります。
終了後5年間は別紙の書類を保管する
あなたが不当な解雇の問題に直面した場合には、解雇または分離に関連する事務処理を維持することも重要です。従業員が退職した後3年間は辞任状を残し、面接の事務処理を終了し、5年間の分離の事務処理を行います。
終了後3年間はFMLAに報告を残す
家族医療休暇法は、医療上の問題や家族の問題が発生した場合に適格な従業員が仕事を保護されている場所で無給休暇を取得できるようにするための法律です。従業員がFMLA休暇申請を提出した場合、その従業員が休暇を許可されているかどうかにかかわらず、その従業員があなたのビジネスとやりとりをしてから少なくとも3年間はその情報を記録に残してください。
6年間退職給付書を保存する
従業員に退職給付を提供する場合、従業員退職所得保障法に基づき、従業員が退職した後または解雇された後も少なくとも6年間はその情報を手元に保管する必要があります。さらに、裁判所は、補償が不十分であることを証明する従業員の責任ではなく、従業員が訴えた場合に十分な補償および利益を提供したことを証明することが会社の責任であると判断しました。
薬物検査記録を5年間保管する
場合によっては、経歴の確認や薬物検査の情報が他の採用情報の標準に該当する可能性があります。ただし、仕事が交通に関連している場合は、運輸省の安全規制の一環として、5年間行われた薬物検査の記録を保持する必要があります。
4年間の従業員税記録の保存
従業員に関連する税金に関しては、監査の場合にはIRSは記録を4年間手元に保存することを推奨します。これには、すべての賃金、年金の支払い、チップ情報、W-2とW-4の用紙、およびその他の関連情報が含まれています。
従業員の健康と安全に関する記録を5年間保管する
労働安全衛生法では、職場で発生した従業員の怪我や病気の記録を、簡単な説明とその他の関連情報とともに記録して保管することが義務付けられています。これは、従業員に安全な職場環境を提供し、問題が適切に処理されるようにするためです。
失業保険情報を最大7年間保存する
失業保険の記録要件は州によって異なります。ただし、場合によっては、それらの記録を4〜7年間保存することが必要になることがあります。具体的には、Washington D.C.は、企業にこれらの記録を7年間保存することを要求しています。
最大5年間契約を守る
独立した請負業者または第三者と仕事をする場合は、州の記録保持要件を満たす必要があるかもしれません。バージニア州では、契約締結後5年間、企業は契約を手元に保持する必要があります。また、他の州でも3年から4年の間に同様の要件があります。
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