会議はビジネスの柱であり、意思決定と行動を促します。最も生産的な会議では、他の重要な議題から時間を取らずに行動項目を管理します。アクションが適切に管理されていないと、完了できなかったり、意図した目標を達成できなかったり、組織に価値をもたらさなかったりするタスクについて話し合うために貴重な時間が無駄になる可能性があります。会議の議事録で行動項目を正確に把握することから、行動項目を効果的に終結まで管理することから始まります。
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タスクを明確に定義し、誤解の余地がないようにします。会議の出席者が確実に同意し、何が予想されるのかを理解するために文書化されているので、その行動をもう一度説明します。会議に出席している人に行動を割り当て、その人に口頭で責任を認めさせる。問題が提起されたときに存在していなかった誰かに割り当てられた不十分に述べられた行動項目は無期限に開いたままになる可能性があります。
録音
会議の記録には標準化された形式を使用します。セクションは特に行動項目リスト用に配置されています。フォーマットの一貫性を保つことで、効率的なフォローアップを可能にするために問題が適切に取り込まれるようにすることができます。何をしなければならないか、問題が発生したことを確認する責任がある人、問題が発生した日付、またはアクションが割り当てられた日付、およびアクションが完了する予定の日付を記録します。タスクごとに、主所有者とバックアップ担当者を割り当てます。バックアップは、主所有者の共同作業者として機能し、必要に応じてタスクをサポートできます。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた配布中
議事録を配布するのに長すぎないようにしてください。会議中に誰かが電子メモを取った場合、議事録は会議が終了したらすぐに、またはその後間もなく配布の準備ができます。時間がかかると、出席者は即時性を失う可能性があります。会議中に発行されたアクションよりも新しいアクションの割り当てが優先されることがあります。
追跡
アクション項目リストを使用して、識別された期日に基づいて割り当てを追跡します。会議が定期的に予定されているシリーズの一部だった場合は、次の会議を開いて行動を確認してください。進行状況を報告するために必要なプレゼンテーション資料を準備できるように、出席者に事前に通知します。会議が独自のセッションまたは独立したセッションであった場合は、行動の所有者と個別に、または新しい会議でフォローアップして、行動を追跡して終了することに集中しました。
視認性
期日を逃したり、報告された行動が期待に添えない場合は、これらの事実をチームメンバーに見えるようにします。何が遅延の原因となったのか、なぜアクションが不十分と見なされたのか、そして軌道に戻るために何をしなければならないのかを明確に説明したコメントを含む、アクション項目リストを再配布します。障害を取り除くために管理支援が必要な場合は、管理チームの適切なメンバーと時間をスケジュールして、問題とチームの推奨する解決策の両方について簡潔にまとめてください。
閉鎖
アクションが完了したら、issueがクローズされた日付を識別することによってアクション項目リストを更新します。リストがチームメンバーに再配布されるので、彼らはどのアクションがいつクローズされたかを見ることができます。全員が閉じたアイテムを見終わったら、それらをリストから削除します。非公開アイテムは、チームのニーズまたは管理者の期待に応じて、アーカイブまたは削除できます。
