ビジネスでは、実際の問題に対する解決策を提示するためにプロポーザルを書くことがしばしば必要とされます。 「ビジネスコミュニケーション：プロセスと製品」という本の中で、Mary Guffeyは、「提案は問題解決、サービス提供、機器販売のための説得力のある提案である」と述べています。その基本部分まで文書化することで、プロセスが大幅に簡素化され、提案が好意的な回答で満たされる可能性が高まります。
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あなたの聴衆を知ってください。提案を読んで指揮命令の連鎖を構成する個人を特定するために調査を行います。これは、言語がどれだけ専門的であるべきか、用語を定義するのに用語集が必要かどうか、トーン、そして問題についての背景情報をどれだけ含める必要があるかを決定します。
問題を解決するための以前の試みとそれらの努力の欠点を特定するために研究を行う。材料費と人件費を調べ、提案されたソリューションを実装するすべての段階を完了するのに最初から最後までかかる時間を決定します。
序論を使用して、問題とその重要性を特定してください。検証可能な金銭の損失、時間、または顧客など、問題が存在するという証拠を提供します。なぜ問題を解決するための対策を講じる必要があるのか説明してください。あなたの解決策を簡単に概説し、そしてあなたの研究に基づいて、あなたの提案された解決策がうまくいくという証拠を提供しなさい。
その原因や問題を解決するための以前の試みなど、本文の段落の問題についての背景を説明します。代替解決策、図表作成またはグラフ作成情報を確認します。 Robert Adler氏とJeanne Elmhorst氏によると、「職場でのコミュニケーション：ビジネスと職業の原則」の編集者は、比較分析は、「提唱しているアイデアと競合するアイデアを観客が検討しているときに特に役立ちます」。
供給理由は問題を解決する必要があり、あなたの解決策とその利点を提案します。推奨される製品またはサービスの説明と、それがどのように問題を解決するかについての詳細を含めます。プロジェクトの各段階の期限を概説するスケジュールを含めます。
現在費やされているコストを報告し、あなたのソリューションがどのようにお金を節約するかを指摘してください。 X.J Kennedyらによる著書「The Bedford Guide for College Writers」の中で、プロポーザルの作家は、「リソース - お金、人、スキル、材料 - そして解決策を実行するのに必要な時間の見積もり」とアドバイスされています。
最終的な推奨事項と、組織の目標に関連して行動を起こさないことによる潜在的な影響をまとめます。 「Handbook of Technical Writing」の編集者であるGerald Alfred et al。は、この結論を利用して、「競合するアイデアよりも、ソリューション、製品、またはサービスの利点を強調することで、説得力のある提案を再販する」と提案します。
