電話は、診療所にとって重要なコミュニケーション手段です。このため、多くの医師は、勤務時間外に電話応答サービスを使用して、1日24時間、週7日、電話で回答しています。効率的で効果的な電話手順は、専門的な方法で患者とスタッフのニーズを満たすでしょう。
着信通話の処理
患者からどのような情報が必要かを知っています。電話に出るときは、発信者に注意を向けてください。はっきりとゆっくり話してください。会話しながらメモを録音します。発呼者に彼の名前を述べさせる。会話中に発信者を名前で指定します。多くの電話は予約をする必要がある患者になるでしょうが、看護師や医師からの医療アドバイスを必要とする人もいます。コールバックが必要な場合は、その人の名前と電話番号を記録してください。彼に彼の名前を綴るように頼みなさい。彼の要求に応えるために彼の記録にアクセスする場合は、生年月日などの識別情報を求めてください。これにより、患者名と生年月日の両方が一致する必要があるため、正しいレコードが確実に参照されます。電話の内容についてはっきりとした簡潔なメモを取ってください。時間、日付、イニシャルを書き留めてください。患者がいつ折り返し電話を受けることができるかについての指示を患者に与える。あなたが話すように微笑みます。笑顔はあなたがどのように聞こえるかに影響します。電話をかける前に、電話をかけてきた相手の質問すべてに答えたかどうかを確認してください。
処方箋詰め替えのリクエストの処理
患者が処方箋の補充を要求するとき、あなたは以下の情報を必要とします：患者名と電話番号、薬の名前、患者がそれを飲んでいた時間の長さ、症状、薬局名と薬局の電話番号。あなたがリフィルが注文されたことを確認するために折り返し電話をかけることになっているかどうか患者に知らせてください。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた医師と話をする患者の要求を処理する
あなたの医者は電話で彼の即時の存在を必要とする緊急事態を構成するものを決定します。一般に、医師は他の医師やその家族のメンバー以外からは電話に出ません。緊急電話を除く他のすべての電話は、その日のうちに、またはその日の終わりに、都合の良いときに返送されます。医者が電話をかけることを患者に確実にし、それが可能であるならば、一日のおよその時間を提供しなさい。
その他の電話番号
電話に答えている間、飲んだり、食べたり、ガムをかんだりしないでください。 3番目の呼び出し音で電話に出ます。スラングや専門外の言葉やフレーズを使用しないでください。発信者を保留にする前に必ず尋ねてください。 30秒以内に発信者に確認してください。必要ならば、あなたが数分以内に患者に電話をかけることができるかどうか尋ねます。一度に複数の通話を保留にしないでください。常にあなたがプロの環境にいることを忘れないでください。
大規模な小児科診療所では、電話をかけた人が言葉を発する前に、その電話の事業名を明記し、「保留してください」と言って電話に普通に答えました。この非専門的な態度は刺激的でした。診療中の医師の1人が電話をかけ、患者の両親と同じ治療を受けたときに、治療は中止されました。彼はすぐに彼らの電話応答プロトコルを修正しました。
