管理アシスタントのジョブの説明を書く方法

管理アシスタントの職務内容は、担当する人や組織のニーズに合わせて調整する必要があります。特にそれは合法的な契約と見なすことができるので、彼らはいくつかの慎重な思考と計画を立てるべきです。適切な説明は、管理アシスタントが作業するための詳細な作業リストとベンチマークを示します。

仕事の基本的なカテゴリーを概説してください。これには、役職（VPの管理アシスタント）、部署、直属の上司、監督の全般的な分野、タスク、雇用条件、資格を含める必要があります。

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従業員が誰を支援するのかを明確にします。これにより、将来的に起こり得るオフィスの競合を防ぐことができます。このアシスタントが役職を果たしている場合は、それを明確にしてください。このアシスタントが完全に1人のエグゼクティブの裁量で雇われるならば、書面にしてください。指揮命令系統と適切な報告構造も示す。

主要タスクを定義します。「すべての必要なタスク」などの職務内容説明のための、怠惰で包括的なフレーズには注意してください。具体的に。管理アシスタントは、旅行の予約、宿泊の予約、口述、会議の議事録の作成、カレンダーのスケジュールの管理、ファイルシステムの編成、または他のアシスタントスタッフの監督を行いますか。それぞれの箇条書きがアクション動詞で始まる箇条書きリストに含める（維持、ソート、監視、作成、定義、思い出させるなど）。

優れたパフォーマンスのために必要な特性を定義してください。これらは可能な限り具体的であるべきです。たとえば、コンピュータリテラシーではなく、Word、Excel、およびPhotoshopの専門知識を求めてください。

適切なレベルの教育と経験を確立する。これは必要とされる特定の義務に基づくべきです。いくつかの行政助手のポジションでは、高校の卒業証書以外の何も要求されていません。ただし、経営学の大学学位またはその他の公式秘書研修が望まれる場合があります。上級管理アシスタントにとっては、事前の経験が必須です。