マニラフォルダーとファイリングキャビネットは、重要な文書の完全な記録を保管し整理するのに必要ではありません。より多くの企業や官公庁がより環境にやさしいペーパーレスビジネスに移行し、電子版のハードコピーを避けようとしているため、紙は電子的に提出された後、または完全に削除された後で細断処理されます。電子事務処理によって保管の必要性が減るため、コストが削減され、時間が節約され、環境に利益がもたらされます。最小限のハードウェアとソフトウェアの投資で、文書のスキャン、コピー、ファイリングが簡単です。スキャナーは、オンライン、オフィス用品店、さらには百貨店でも販売されており、手頃な価格です。印刷、ファックス、スキャン、コピーの機能を兼ね備えたマシンもあります。
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付属のUSBコネクタケーブルを使用してスキャナをコンピュータに接続します。インストールCDを使用するか、製造元のWebサイトにアクセスして、ドライバをインストールします。
ガラス製ベッドフレームの上に文書印刷面を下にして置きます。
ガラス製ベッドフレームのインジケータマークに従って端を揃えます。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたふたを閉じて「スキャン」または「スタート」ボタンを押して、一度に1ページずつスキャンします。文書はデジタルファイルに変換されます。 1インチあたりのドット数（DPI）が大きいほど、スキャンした文書の細部が細かくなります。ただし、詳細が増えるとファイルが大きくなり、ダウンロードに時間がかかります。
文書のコピー
ガラス製コピー機の上に文書のハードコピーを置きます。
「コピー」または「スタート」ボタンを押してください。
電子文書を右クリックして「コピー」を選択します。
電子文書を同じフォルダ、既存のフォルダ、または新しいフォルダにコピーします。
書類の提出
星が付いたフォルダのように見えるマイコンピュータメニューの右上にあるアイコンをクリックします。これで新しいフォルダが開きます。
格納する文書の種類に応じて適切なフォルダ名を付けます。
フォルダの上でマウスの左ボタンを押したまま、フォルダ内に矢印を移動してマウスの左ボタンを放して、ファイルを新しいフォルダにドラッグします。
先端
不要なファイルを保管しないでください。最も効率的なファイリングのためにファイルとフォルダを命名するための一貫した方法を使用してください。関連文書をまとめてください。進行中の作業と完了した作業を別々にします。フォルダをいっぱいにしないでください。代わりに、大きなファイルを細かく正確に名前が付けられたサブフォルダに分割します。
