企業の議事録の書き方

会社の議事録は、会社の会議の公式文書として機能します。議事録および委員会の議事進行の客観的な要約を適切に記録した議事録に提示しながら、規制上の義務および受託者の義務の遵守の証拠として役立ちます。

基本的な詳細を最初に記入

最初の段落に重要な事実を記録する。いつ、どこで会議が開催されたか、会議の開催期間、定足数の有無を確認します。理事会メンバーと取締役から始めて、すべての参加者を識別します。欠席があるかどうかを示します。スタッフメンバーまたはゲストの名前を別の行に書き留めます。また、そのイベントが定例会議か特別会議かを述べてください。

$config[code] not found

主なアクションを特定する

最後の会議の議事録の承認から始めて、各運動につき1つの段落を当てる。誰がその申立てをしたのか、そしてその結果を明らかにしましょう。しかし、その申立てをした人の名前を心配する必要はありません。投票がロールコールの場合は、各自の名前を記入してください。動きを一語ずつ記録するようにしてください。

先端

誰が申し立てをしたのかわからない場合は、尋ねることを恐れないでください。しかし、あなたが特定の点を理解していないなら、あなたのstenoパッドの上でそれを強調するか、またはあなたのラップトップの上の大まかなメモ - あなたは後でそれについて会長に尋ねることができます。

要点をまとめる

長い議論をまとめる。理事会メンバーがどのように問題を決定するかは、彼らがそれについてコンセンサスを得るために使用した方法よりも関連性があります。規制上または受託者としての義務で特定の情報を記録する必要がある場合は、プロポーザルの長所と短所に関する議論など、特定の投票に影響を与えた要因のみを記録します。

先端

メモを記録しやすくするために、可能な限りキーワードを使用してください。あなたがそれを使用している場合は、あなたのステノパッドの左側にキーワードを書いてください。右側の各キーワードについてメモを取ります。

異議および棄権を記録する

反対意見や棄権などの出来事を特定する 理事会のメンバーまたは取締役がそれらの見解を記録に記載したい場合、または手続き上の規則で要求されている場合。たとえば、実際の、または認識されている利益相反のために、メンバーが問題に投票できない場合があります。その場合、あなたは「理事会メンバーXはMotion Yについて議論したり投票したりすることを免除されました」と書くでしょう。

先端

役員会が電話をかける場合は、役員会のための詳細なメモを取ることを避けます。参加者、日付、時刻、開催地、期間をメモしてください。

あなたの仕事を見直す

議事録の校正と修正できれば会議の後、議長が検討するためにそれらを送信します。あなたの作品の正確さを危うくするかもしれないので、大きな編集を奨励しないでください。理事会が承認した後、議事録に署名して日付を記入してください。それらを委員会報告書、通信文書、および書面による報告書のすべてのオリジナルの署名入りコピーに添付してください。公式コピーを組織の議事録に記入してください。