一般事務管理業務

事務管理職員が事務職員を支援します。彼らは記録とファイリングシステムを維持し、しばしばデータ入力を担当します。顧客や在庫のデータベースを維持し、郵送用の連絡文書を作成し、正しい部門にメールを読んで転送します。オフィス管理者の全体的な目標は、上司の仕事を容易にすることです。

データベース管理

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事務管理職員は通常、データベースを構築することは期待されていませんが、詳細を入力し、ある時点で特定の基準を満たすレコードを呼び出すことができるようにする必要があります。彼らはまた、データベース情報に基づいてレポートを作成しなければなりません。これらの報告は通常、上級職員に渡されるか、会議で提示されます。

対応の準備

木星イメージ/ピックスランド/ゲッティイメージズ

対応は、すべての顧客を対象とした個別の手紙またはニュースレターの場合があります。事務管理職員は、メモやお知らせを作成して全職員に送付する必要があります。事務管理職員は、電子メールによる問い合わせに対処し、どちらかの回答が適切な部署に電子メールを送ることを期待されています。

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スケジュール管理

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予約の予約、会議の計画、およびスケジュールのスタッフへの通知は、伝統的にすべての予約を中央の日記に書き留めて、毎週または毎日の更新をスタッフに送信することを意味していました。現在、ほとんどのスケジューリングは、Outlook、iCal、Eudoraなどのデータ管理プログラムを使用して電子的に行われています。これにより、事務管理スタッフは複数のカレンダーを電子的に更新して公開することができます。これにより、他のスタッフがカレンダーを同時に確認し、必要に応じて調整を加えることができます。